Гостевая книга

Обзор работы ЭПМК Комитета по делам архивов
 при Правительстве Удмуртской Республики
за 2004 год

В 2004 г. проведено 11 заседаний экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР. На заседаниях ЭПМК рассмотрено 195 вопросов, в т.ч. 44 вопроса по рассмотрению описей дел, номенклатур дел, положений об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкций по организации делопроизводства.

В 2004 г. проводилась работа по уточнению списков организаций – источников комплектования архивных отделов администраций городов и районов. На заседаниях ЭПМК рассмотрены списки организаций – источников комплектования, списки физических лиц, списки потенциальных источников комплектования 30 муниципальных архивов. Прошли согласование списки источников комплектования НТД, аудиовизуальных документов, физических лиц ЦГА УР, ЦДНИ УР, список организаций источников комплектования ЦДНИ УР. Согласованы списки для перевода документов по личному составу на постоянное хранение ЦДНИ УР и архивного отдела администрации г. Глазова, источников комплектования архива ОАО «Ижнефтемаш», документы постоянного хранения которых в дальнейшем поступят на государственное хранение в ЦГА УР.

В отчетном году в источники комплектования государственных и муниципальных архивов включено 87 организаций, исключено из источников комплектования в связи с ликвидацией или реорганизацией – 123 организации. На 01.01.2005 в сводном списке организаций – источников комплектования Удмуртской Республики состоит 2587 организации различных форм собственности.

Рассмотрена 21 методическая разработка (согласовано -18), в т.ч. Сборник образцов архивных справок социально-правового характера и ответов на запросы граждан по документам ГУ «ГАСПД УР»; Примерная номенклатура дел образовательного учреждения г. Ижевска, Перечень проектов НТД ОАО «Ижевский подшипниковый завод» за 1978-1998 гг., по которому НТД подлежит передаче на госхранение. Две внеплановые методические разработки, подготовленные организациями, возвращены на доработку.

Рассмотрено 6 вопросов об утрате и неисправимых повреждениях документов в организациях, в т.ч. по личному составу Республиканского Совета «ОСВОД», сгоревших при пожаре здания. 

На заседании ЭПМК рассмотрен 21 методический и организационный вопрос: о передаче на государственное хранение документов ликвидируемых федеральных учреждений ветеринарии в УР (письмо Главного управления ветеринарии УР № 01-16/363 от 18.05.2004); о фондировании документов организаций, меняющих одну государственную форму собственности (федеральную, республиканскую, муниципальную) на другую государственную форму собственности; о продлении сроков ведомственного хранения документов ФГУП «Ижевский механический завод», ГУ по газификации и эксплуатации газового хозяйства УР «Удмуртгаз»; о фондировании документов первичных партийных организаций Ижевского горкома КП РСФСР и дальнейшем фондировании документов первичных партийных организаций в ЦДНИ УР и др. 

На заседаниях ЭПМК рассмотрено, согласовано и утверждено описей дел:

– управленческой документации 50274 ед. хр.

– по личному составу – 163402 ед. хр.

– НТД – 1998 ед. хр.

– фотодокументов – 4612 ед. хр. 

– фонодокументов – 20 ед. хр.

– видеодокументов – 78 ед. хр.

– номенклатур дел – 640

– инструкций по делопроизводству – 60

– положений об ЭК, ЦЭК, ведомственных архивах – 134.

Возвращено на доработку 185 описей дел, номенклатур дел, положений об ЭК, ЦЭК, архиве, инструкций по организации делопроизводства. Более всего возвращено на доработку материалов архивным отделам администраций Сюмсинского, Дёбесского, Малопургинского, Красногорского районов. 

Основные причины возврата материалов с ЭПМК повторяются. При составлении описей дел не всегда учитывается смена форм собственности, что ведёт к нарушению фондирования. Отмечаются существенные недостатки в составлениях историй фондообразователей и историй фондов. Не всегда правильно оформляется титульный лист, не указываются изменения в названии фондообразователя, не составляется дополнительный титульный лист, где необходимо перечислить названия всех предшественников с указанием крайних дат их деятельности и подчиненности. Имеют место случаи представления на рассмотрение ЭПМК недоработанных и однажды уже возвращенных на исправление описей дел, номенклатур дел, инструкций по организации делопроизводства.

Материалы на рассмотрение ЭПМК Комитета в течение года представляются в соответствии с регламентом работы ЭПМК. Сведения о рассмотренных материалах на заседаниях ЭПМК Комитета заносятся в базу данных усовершенствованного программного комплекса «ЭПМК».

Е.А. Белова, секретарь ЭПМК
Комитета по делам архивов при
Правительстве УР