| Архивная
служба Удмуртской Республики |
|
|
|
|
СТАТЬИ. СООБЩЕНИЯ
Деятельность архивных учреждений Удмуртской Республики по обеспечению сохранности документов в связи с ликвидацией, реорганизацией государственных учреждений, банкротством промышленных предприятий и прекращением работы негосударственных организаций складывается из решения организационных, нормативно-методических вопросов, контроля за своевременной передачей документов на дальнейшее хранение и оказания при необходимости практической помощи. Различные аспекты данной проблемы неоднократно обсуждались на коллегии, экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве УР, дирекции Центрального государственного архива УР, проводились встречи с представителями Министерства имущественных отношений УР, Территориального органа Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству в УР, Российской саморегулируемой организации профессиональных арбитражных управляющих. В качестве заинтересованных лиц в таких встречах участвовали представители Отделения Пенсионного фонда РФ по УР. В результате, архивная служба добилась реальных результатов. В основном, налажена необходимая координация этой работы со всеми ведомствами, занятыми в процессе ликвидации или реорганизации со сменой формы собственности учреждений и предприятий. Министерство имущественных отношений УР, Управление имущественных отношений администрации г.Ижевска заблаговременно извещают архивные учреждения о прекращении деятельности республиканских или муниципальных организаций: представляют их списки или просят направить сотрудника для работы в комиссии по ликвидации. Большинство из этих организаций никогда не были источниками комплектования архивов, не имеют документов постоянного срока хранения. Однако сотрудники архивов принимают самое деятельное участие в работе ликвидационных комиссий с момента их формирования, что даёт возможность предусмотреть в смете расходов средства на мероприятия по передаче документов на хранение, дают консультации по упорядочению документов. При составлении годовых планов ЦГА УР сотрудникам отдела ведомственных архивов отводится бюджет времени для оказания практической помощи ликвидирующимся организациям – источникам комплектования, т.к. в процессе научно-технической обработки при отсутствии штатных работников, зачастую, самим приходится проводить экспертизу ценности документов. Четкая схема работы, к сожалению, дает сбой на муниципальном уровне, в случаях, когда речь идет о ликвидации небольших организаций, с негосударственной формой собственности, которые, как правило, существуют недолго и закрываются, не имея правопреемников. Инспекции по налогам и сборам, которым переданы функции по государственной регистрации юридических лиц, в т.ч. и так называемых организаций «нового типа», не учитывают вопросы обеспечения документов при их ликвидации, т.к. Законом РФ «О государственной регистрации юридических лиц» обязательная передача документов на госхранение не предусмотрена. В данном случае предотвратить утрату документов помогает только неистощимый энтузиазм и изобретательность муниципальных архивистов. В целях оказания методической помощи, с учетом «Положения о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства», утвержденного приказом Росархива № 85 от 12.11.2001, сотрудниками ЦГА УР в 2002 г. подготовлена «Памятка об организации подготовки и передачи на хранение документов ликвидированных учреждений, организаций, предприятий Удмуртской Республики», закрепившая порядок действий в отношении документов ликвидируемых организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Памятка была согласована с Министерством имущественных отношений УР и Территориальным органом Федеральной службы России по финансовому оздоровлению и банкротству в УР. Именно это обстоятельство не позволило сломать устоявшуюся схему работы, когда неожиданно были отменены упоминавшиеся выше приказ Росархива и Положение. Основные положения нашей Памятки до сих пор используют в работе конкурсные управляющие и председатели ликвидационных комиссий. Хотелось бы верить, что Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)», проект которого мы недавно получили, будет принят в самое ближайшее время. Процесс банкротства затронул и крупные промышленные предприятия республики. В основном, это касается отдельных производств или цехов в прошлом, ныне – дочерних организаций. Основные вопросы взаимодействия архивов промышленных предприятий с документами их ликвидирующихся дочерних организаций: оказание консультационной помощи, осуществление контроля за сохранностью, порядок приема-передачи, учёта и использования документов дочерних организаций в архиве промышленного предприятия изложены в «Рекомендациях по организации работы архивов промышленных предприятий с дочерними организациями в области архивного дела и делопроизводства», разработанных сотрудниками Центрального госархива УР в 2003 г. В настоящий момент документы обанкротившихся дочерних организаций, а там количество дел исчисляется сотнями тысяч, передаются, в соответствии с договором между дочерней и головной организацией, по акту в архив головной организации. Такова практика работы ОАО «Ижевский радиозавод», ОАО «Ижевский мотозавод «Аксион-Холдинг» и др. промышленных предприятий г. Ижевска. Подготовку к передаче на госхранение документов ликвидированных организаций – источников комплектования Центрального государственного архива УР осуществляет, в основном, отдел комплектования и экспертизы ценности документов, работающий на договорной основе. Отдел находится в штате архива и состоит из 13 человек. Реже ликвидируемые структуры организуют упорядочение документов самостоятельно под контролем сотрудников отдела ведомственных архивов – кураторов. Конкурсные управляющие иногда привлекают частных лиц, из числа бывших архивных работников – пенсионеров. За последние 4 года отдел комплектования и экспертизы ценности документов ЦГА УР провел научно-техническую обработку документов 18 ликвидированных организаций. Упорядочены свыше 6 тыс. дел с управленческой документацией, 3,5 тыс. ед.хр. научно-технических документов, более 5 тыс. дел по личному составу, в т.ч. Управления строительства № 17 Спецстроя России и его подведомственных организаций, Миграционной службы УР, специализированного государственного предприятия – объединения «Удмуртнефть». Упорядочен большой объём документов Правительства УР, в связи с ликвидацией в 2000 г. его аппарата без правопреемника и созданием Администрации Президента и Правительства УР. Работа на договорной основе в ликвидируемых организациях не всегда экономически выгодна архивной службе, т.к. выполнение договорных обязательств в ряде случаев осложняется выявлением в ведомственных архивах дополнительных объемов неупорядоченных дел, не предусмотренных сметой расходов ликвидационной комиссии, приходится ограничиваться суммой, указанной в договорах. Были случаи, когда с архивом расплачивались мебелью, копировальной техникой, спецодеждой. В настоящее время сотрудники отдела ведомственных архивов ЦГА УР работают в 6 ликвидационных комиссиях, ведется упорядочение документов отделом комплектования и экспертизы ценности документов в 4 организациях, ликвидируемых в соответствии с Указом Президента УР № 78 от 14.04.2004 «О формировании исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики». Поскольку ликвидационные комиссии работают в максимально сжатые сроки, архиву пришлось даже отказаться от взятых на себя ранее договорных обязательств по упорядочению документов в трех плановых организациях. Согласование и утверждение описей дел ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования муниципальных архивов осуществляется, как правило, ЦЭК администраций или руководителями архивных отделов. В государственные архивы документы принимаются только после рассмотрения описей ЭПМК Комитета по делам архивов. Самой больной проблемой в работе с ликвидируемыми организациями является определение места дальнейшего хранения документов, особенно по личному составу, а также документов временного хранения, сроки хранения которых еще не истекли. С учетом дефицита свободных площадей в республиканских и муниципальных архивах, один из путей решения проблемы дальнейшего хранения документов – передача всего комплекса документов ликвидирующейся организации конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии руководителю вновь образующейся структуры по акту на ответственное хранение до истечения законодательно установленных сроков ведомственного хранения. Такая практика есть. Надо сказать, у нас не было больших проблем в таких случаях с отделением ПФ РФ и УР. Удалось убедить их принимать архивные справки по документам ликвидированных организаций от организаций, созданных на их основе, ссылаясь на «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2003). Однако необработанность законодательной и нормативно-методической основы работы с документами ликвидированных структур приводит к тому, что часто даже в случаях, когда организация, после списания долгов далеко не бедная, продолжает работать почти в прежнем режиме, финансовые издержки по хранению и использованию ее документов ложатся на плечи государственных и муниципальных архивов. В период с 2000 г. по 2003 г. архивными учреждениями республики были приняты на хранение от ликвидированных организаций около 88 тыс. дел по личному составу, в т.ч. наиболее крупные комплексы документов поступили от признанных банкротами завода радиотехнического оборудования (20 тыс. дел) в Архивный отдел Администрации г.Воткинска, Управлений строительства №17 и №18 (11,5 тыс. дел), ОАО «Завод «Ижлесмаш» (5,5 тыс. дел), ликвидированного Аппарата Правительства УР (4,5 тыс. дел) – в Центральный государственный архив УР. Кроме того, ЦГА УР принял свыше 6 тыс. ед.хр. управленческой документации от указанных ликвидированных организаций и более 3 тыс. на депозитарное хранение от ликвидированных коммерческих банков. Необходимо скорейшее решение вопросов хранения документов федеральной собственности, конкретизация законодательно-нормативной базы на федеральном уровне по этой проблеме. Неправильно хранить эти документы только за счёт республиканского и местного бюджета. Федеральные ведомства без согласования с архивной службой направляют своим ликвидирующимся подведомственным структурам указания о передаче документов в региональные архивы. Так было с упомянутыми выше строительными трестами Спецстроя России. Свежий пример – письмо Министерства сельского хозяйства РФ №13-8-14/90 от 06.05.2004 «О порядке сдачи документов в архив при ликвидации федеральных государственных учреждений ветеринарии». Процедура банкротства – это естественное явление в условиях экономических реформ и развития рыночных отношений. Следовательно, архивы стабильно будут комплектоваться документами организаций, признанных несостоятельными, в т.ч. и документами по личному составу. А это, в свою очередь, влечет за собой рост количества обращений граждан по вопросам защиты их социальных прав. Это стандартная проблема для всех архивов, штатная численность которых останется прежней, как это указано в «Концепции развития архивного дела в РФ в условиях глобализации и становления информационного общества (2006-2010 гг.)». В этих непростых условиях весьма проблематично решение задачи сокращения сроков исполнения запросов социально-правового характера, поставленной в Концепции, в целом, очень продуманном и, несомненно, своевременном документе. Одним архивистам эту задачу не решить. Наряду с поиском новых форм и методов работы по комплектованию и использованию архивных документов, необходима модернизация материально-технической базы архивов и, в первую очередь, совершенствование федерального законодательства в сфере обеспечения сохранности документов для защиты социально-правовых интересов граждан. Н.Г. Пушкарева, директор |
