Гостевая книга

Организация работы с документами личного происхождения 
в государственных и муниципальных архивах
Удмуртской Республики: опыт, итоги, перспективы

Как известно, преемственность поколений, сохранение национальных традиций, исторической памяти невозможны без сохранения личных архивов выдающихся представителей эпохи. Вследствие этого актуальной задачей архивистов является организация передачи на государственное хранение документов личного происхождения.
          Эта работа в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики началась в 60-е гг. XX века. Муниципальные архивы Удмуртии комплектуются документами личного происхождения с начала 80-х гг. Позже всех - в начале 90-х гг. целенаправленно в этот вид деятельности включился другой государственный архив республики - Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики. По состоянию на 1 января 2004 г. Архивный фонд Удмуртской Республики насчитывает более 2 млн. ед. хр., почти 27,5 тыс. ед. хр. (249 фондов) из них составляют документы личного происхождения, причем почти половина документов хранится в муниципальных архивах. Ежегодно в архивы республики поступает около 8 тыс. документов личных фондов.

Разработанные Главархивом СССР, ЦГАЛИ СССР пособия о работе с документами личного происхождения, как известно, в большей степени описывают организацию работы с людьми творческих профессий (литература и искусство). В связи с этим перед удмуртскими архивистами встала задача обобщить опыт работы, особенности комплектования и описания документов личного происхождения на региональном уровне. Так, в 1983 г. специалистами МГА УР была подготовлена Памятка по выявлению, комплектованию и обработке фондов личного происхождения в районных и государственных архивах, в 1996 г. – Памятка об оформлении приема документов личного происхождения в государственную собственность. В 2002 г. сотрудниками ЦДНИ УР разработана Памятка по созданию архивной коллекции документов личного происхождения. В настоящее время в стадии разработки находится Методическое пособие по организации работы с документами личного происхождения в государственных и муниципальных архивах Удмуртии, которое охватит весь спектр деятельности – от комплектования до использования.

Важнейшим условием правильной организации и планирования работы по отбору и приему на госхранение фондов личного происхождения является определение круга лиц, у которых могут оказаться интересующие архивистов документы. Здесь используются личные контакты, переписка, телефонные переговоры, справочная литература, встречи с общественностью, обращения в СМИ. В списке физических лиц – источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики значится 100 человек, более 50 являются потенциальными фондообразователями. Среди них краеведы, журналисты, врачи, учителя, деятели науки и культуры, ветераны войны и труда, партийные и советские работники, государственные и религиозные деятели и др. Убедительным доводом в пользу передачи личных документов в архив являются качественный уровень их научно- технической обработки и обеспечение оптимальных условий хранения. 

Передача документов в архивные учреждения производится по акту, 1 экземпляр сдаточной описи и расписка о приеме документов в государственную собственность вручается владельцу, с которым заключается договор с обозначением условий доступа пользователей к документам. Архивы строго соблюдают условия передачи документов, не допускается разглашение сведений, которые могут причинить моральный ущерб владельцу, его родственникам или третьим лицам. После проведения описания документов владельцу передается их опись. Как правило, в основном все фондоообразователи устанавливают открытый доступ к документам, но в отдельных случаях имеются ограничения.

Стали традиционными творческие встречи с ветеранами Великой Отечественной войны – держателями личных фондов из цикла «Вспоминая былое». На эти встречи приглашаются школьники, студенты, члены республиканской экспедиции «Поиск», с которыми ветераны делятся своими воспоминаниями. Назову темы некоторых из них: «Трагедия плена: очевидцы свидетельствуют» с участием бывших узников концлагерей; «Венгерская осень 1956г.: как это было» с участниками боевых действий в Венгрии; «Война и дети» с тружениками тыла; «И помнит мир спасенный» с участниками боевых действий с Японией в августе – сентябре 1945г. 

Кроме самостоятельных фондов, создаются тематические коллекции документов по истории войны. Эта работа значительно активизировалась в связи с 60-летием Победы над фашизмом. Творческие связи Центра документации новейшей истории УР с Региональной общественной организацией «Союз ветеранов Афганистана», Общественной организацией ветеранов боевых действий органов внутренних дел УР, Фондом инвалидов войны в Афганистане стимулировали создание коллекции документов участников войны в Афганистане, боевых действий в Чеченской Республике, в составе которой почти 500 ед. хр. Это фотографии, наградные документы, письма, благодарности командования, свидетельства о рождении и смерти, воспоминания. К 80-летию государственной архивной службы Удмуртской Республики был организован сбор документов личного происхождения ветеранов архивного дела - Почетных архивистов, бывших руководителей и рядовых работников архивных учреждений. В муниципальном архиве г.Ижевска создается коллекция документов почетных граждан г.Ижевска. 

К 50-летию начала освоения целинных и залежных земель в ЦДНИ УР было организовано заседание круглого стола на тему «Моя целина». Предварительно в газете ветеранов Удмуртии «Долг» была опубликована статья «Целинники, отзовитесь!», с призывом передать на госхранение документы об участии в освоении целинных земель. 34 человека, не только ижевчане, но и жители сельских районов Удмуртии, откликнулись на призыв архивистов. Из этих документов была подготовлена выставка «Молодежь Удмуртии на целине» и электронная мини-выставка документов «Моя целина», они вошли в тематическую коллекцию документов. Все творческие встречи, заседания круглых столов, презентации фиксируются на фотовидеопленку.

В составе практически каждого фонда личного происхождения имеются фотодокументы. Среди частных лиц – держателей фотодокументов личного происхождения – особую группу составляют фотокорреспонденты. Фотодокументы, имеющиеся в их архивах, представляют большую ценность, не только по своему содержанию, но и по художественным особенностям, так как выполнены на высоком профессиональном уровне. Так, например, на госхранение в ЦДНИ УР поступило более 27,5 тыс. негативов и позитивов профессионального фотографа, фотокорреспондента республиканских газет, а ныне главного специалиста Пресс-службы Администрации Президента и Правительства УР Н.А. Глухова. На снимках запечатлены рабочие визиты и официальные встречи руководства республики, государственные праздники, пресс-конференции и совещания, организованные Администрацией Президента и Правительства УР.

В течение ряда лет сотрудники Центра документации осуществляют видеозапись исторических воспоминаний людей из цикла «О времени и о себе». Как правило, у многих интересных, увлеченных своей работой людей, личные архивы бывают очень скудными. Архивистами Удмуртии сделана попытка сохранить воспоминания людей - свидетелей знаменательных событий в истории страны – на видеопленке. Это тоже исторический источник, существенно дополняющий официальные документы, передающий атмосферу времени. Методика работы с авторами воспоминаний разнообразна, многие из них хорошие рассказчики и с ними достаточно определить тему разговора для видеозаписи. В других случаях оговариваются конкретные вопросы беседы.

Значительное внимание уделяется созданию научно-справочного аппарата к документам личного происхождения. В 2002 г. ЦГА УР выпустил в свет Путеводитель по фондам личного происхождения. В Путеводителе даны сведения о 61 личном фонде, список фондов, поступивших в архив и не прошедших научно-техническую обработку, именной и предметно-тематический указатели. Особенностью Путеводителя является то, что указатели, в отличие от традиционных, содержат отсылки не к статьям Путеводителя, а к документам личных фондов. На презентацию Путеводителя были приглашены владельцы личных фондов, вошедших в издание, и потенциальные фондообразователи. Многие из них впоследствии передали на госхранение свои личные архивы.

В 2001 г. подготовлен и издан при поддержке Программы «Культура» Института «Открытое общество» (Фонд Сороса) Путеводитель по фондам Центра документации новейшей истории УР. В нем содержатся сведения о 5 личных фондах и коллекциях документов.

В текущем году издан Краткий справочник о фондах муниципальных архивов Удмуртии. В издании особое внимание уделено личным фондам, даны описания 151 фонда личного происхождения, составлен именной указатель к этим фондам с краткой характеристикой фондообразователей. Электронные версии путеводителей государственных архивов размещены на официальном сайте архивной службы Удмуртской Республики.

Документы личного происхождения активно используются исследователями, архивистами - при подготовке сборников документов. Одной из самых распространенных форм использования документов личных фондов является публикация статей в региональной печати. Обычно поводом для публикации является юбилейная дата фондообразователя. Практикуется подготовка выставок документов конкретного фондообразователя. Стало традицией проводить Презентации личных фондов, как правило, наиболее объемных и информативных.

Анализируя работу архивных учреждений Удмуртской Республики по комплектованию документами личного происхождения, составлению НСА к ним, можно констатировать, что на этом направлении есть определенные наработки и опыт, но архивистам еще много предстоит сделать по отбору, описанию и пополнению Архивного фонда Удмуртской Республики этой категорией документации. Предполагается издание к 2010 г. Путеводителя по личным фондам ЦДНИ УР. В этой связи необходимо ускорить процесс описания личных фондов, ведь ежегодно на госхранение в архив поступает более 5 тыс. документов личного происхождения. Достаточно остро стоит вопрос о конкуренции между самими архивными учреждениями, музеями и библиотеками по сбору документов личного происхождения. В архивные учреждения Удмуртии личные архивы поступают на безвозмездной основе, денежные средства на приобретение уникальных и особо ценных документов не выделяются, тогда как музеи и библиотеки активно практикуют возмездное приобретение личных архивов. Возможно, назрела необходимость координации этой деятельности, как на региональном, так и на межрегиональном уровнях.

Н.В. Василечко, директор
Центра документации
новейшей истории УР