Архивная служба
Удмуртской Республики
|
Особенности
справочной работы по исполнению
запросов
По состоянию на 01.11.2001 года от граждан и учреждений поступило 3374 заявления на исполнение социально-правовых запросов, 3054 из них исполнены. Остальные находятся в работе или ждут своей очереди. Качественный состав поступающих запросов примерно таков: 70 -75 % от общего количества составляют запросы о заработной плате для пересчета или первичного начисления пенсии по возрасту или по инвалидности: 25 - 30 % - заявки о подтверждении стажа работы в связи с утратой трудовой книжки или недостатками в ее оформлении. Прием запросов граждан производится по следующей схеме. Все сведения в лист заявления заносятся только с паспорта и трудовой книжки, чтобы исключить ошибки в датах и написании имен и фамилий. Иногда (утрата документов, удаленность места проживания и т.п.) на заявлении ставится пометка «со слов». Так как мы имеем дело с пожилыми людьми, каждому из них выдается так называемый «сигнальный лист» с номером запроса, предполагаемой датой готовности справки и телефоном архива. После окончания приема все поступившие запросы фондируются. Срок исполнения - 1 месяц с момента поступления, если фонд обработан и документы сданы в полном объеме. На срок исполнения влияют степень сохранности поступающих документов, а также реставрационные и переплетные работы. При необходимости архивисты работают и по необработанным фондам, хотя понятно, что трудовые затраты при этом неизмеримо больше. От 2 до 5 дней исполняются срочные платные запросы в случае, когда речь идет о первичном начислении пенсии, а заявитель обратился в архив слишком поздно по объективным причинам. Срочно исполняются запросы инвалидов 1-й группы, участников Великой Отечественной войны, войн в Афганистане, в Чечне, о работе и заработной плате покойных в связи с начислением пенсии детям или для компенсации родственникам на погребение. Основная масса исполненных запросов отправляется заявителям почтой. · Информационный бюллетень № 6 2002 г. Комитета по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области. При увеличении потока обращений (при изменениях в пенсионном законодательстве и т.п.) к исполнению запросов привлекаются работники других отделов архива. Но не на всех можно рассчитывать в равной степени. У кого-то опыта больше, у кого-то меньше, по некоторым фондам справки бывают редко, поэтому нет возможности всем в равной мере изучить фонд, бывают просто сложные документы. К тому же наши работники сами занимаются выемкой и подкладкой дел, необходимых при исполнении запросов, количество которых колеблется от 2 до 60. И это в том случае, если в трудовой книжке все указано правильно. Но так случается далеко не всегда. В частности, исполнение запросов по фонду № 25 (ОАО «Нижегородский завод «Керамик») требует не только умственных, но и больших физических усилий. Если указано наименование цеха, то нет никакой гарантии, что фамилия работника будет найдена там. Иногда не совпадают данные трудовой книжки и учетной карточки формы Т-2. При исполнении запросов о заработной плате по фонду № 33 (ОАО «Нижегородский завод «Орбита») приходится поднимать до 60 дел. Учитывая формат и вес (до 3 кг), высоту стеллажа (2,5 м), с которого их приходится доставать, можно представить, какой это труд (архивисты, в основном, женщины). Исполнение основной массы запросов (о заработной плате для перерасчета или начисления пенсии) не вызывает проблем. Труднее приходится с запросами о заработной плате работавших по совместительству, т. к. здесь невозможно указать точно временные границы, потому что они не фиксируются в трудовых книжках. Более творческая работа - запросы о подтверждении стажа в связи с утратой трудовой книжки. Если приходит заявитель с хорошей памятью, проблем практически нет. В противном случае работа архивиста при исполнении подобного запроса сродни работе детектива и психолога. Другой вид запроса - подтверждение стажа работы с вредными условиями труда для начисления льготной пенсии. Здесь наши возможности сильно ограничены. Чаще всего, кроме точного наименования должности, согласно спискам 1 и 2 необходимы данные и штатного расписания, и табеля учета рабочего времени, которые в фондах архива отсутствуют. Но в некоторых случаях мы все же помогаем заявителю. Например, необходимо подтвердить работу в должности каменщика в составе бригады. Иногда удается это сделать, используя косвенные сведения. В частности, помогают приказы о премировании, где бывают списки бригад с указанием должностей и фамилий бригадиров. Встречаются приказы о взысканиях, в которых обязательно указывается, из какой бригады провинившийся. При оформлении архивных справок по каждому из фондов необходимо знать ряд особенностей. Если предприятие за время своего существования имело несколько переименований, то все они указываются в архивной справке. При необходимости выдается полная историческая справка на отдельном бланке, заверенная подписью руководителя архива и гербовой печатью. Архивные данные заявителя (Ф. И. О.) должны точно соответствовать паспортным данным, в противном случае указываются дополнительные сведения для идентификации личности (год рождения, табельный номер), которые необходимы при невозможности указать полностью имя и отчество, если у заявителя распространенная фамилия (Смирнов, Кузнецов). Существуют также особенности оформления архивных справок о заработной плате женщин, у которых были перерывы в работе (административные отпуска) в связи с рождением детей. В таком случае приводится текст приказа о предоставлении административного отпуска по уходу за ребенком и дается заработная плата за 60 месяцев (полных 5 лет), исключая период административного отпуска. Если нет возможности привести текст такого приказа (срок хранения 5 лет), мы пользуемся данными из карточки формы Т-2 о предоставлении административных отпусков. Но некоторые инспектора управлений социальной защиты населения (УСЗН) районных администраций недовольны сокращенными данными и требуют развернутых формулировок со словами: «в связи с рождением ребенка» или «по уходу за ребенком». Поэтому мы сразу же рекомендуем заявительницам по возможности не брать на перерасчет те годы, где могли быть такие перерывы. На наш взгляд, УСЗН довольно часто предъявляют необоснованные претензии не только к архивным справкам (например, требуют всегда указывать полностью имя и отчество работавшего), но и к документам граждан при оформлении пенсии. По нашим наблюдениям, УСЗН очень поздно начинают рассматривать документы для начисления пенсии. Случается, что за день или два до срока начисления пенсии по возрасту инспектор вдруг замечает, что не хватает номера или даты приказа в трудовой книжке, или его начинает смущать дата, не совсем четко проставленная в свое время кадровиком. Кандидат в пенсионеры идет в архив, просит срочную справку, причем не в течение 2-5 дней, как это предусмотрено приказом, а сию минуту. И это не единичные случаи. Оформление внеочередных справок сбивает с ритма работу всей справочной группы, из-за этого откладывается исполнение очередных запросов. Необходимо учитывать особенности оформления справок о заработной плате после 1991 года. С 1992 года в них указываются суммы отчислений в пенсионный фонд. Если данные отсутствуют или закодированы, в справке это отмечается. Нами были подготовлены образцы различных видов ответов архивных справок, которыми пользуются исполнители. Несмотря на множество проблем, работа по исполнению запросов граждан идет успешно. Все сотрудники выполняют ее добросовестно, старательно и ответственно. Обоснованных жалоб со стороны заявителей до сих пор не поступало. Инспектора УСЗН, проверяющие регулярно нашу работу, нареканий в адрес архива не высказывали. И для нас, архивистов, самая большая радость, когда очередной пенсионер сообщает, что его пенсия стала выше после перерасчета по выданной нами архивной справке. Ведь именно для этого мы работаем и стараемся преодолевать все трудности и неудобства.
И.А.
Бурова, зам. начальника
|
