Проблемы отбора на госхранение и перспективы
пополнения Архивного фонда Удмуртской Республики
документами по личному составу

Документы, о которых идет речь, в различных нормативных и методических источниках, носят разные названия: документы по личному составу, историко-биографическая или социально-правовая документация. Разумеется, каждое из этих определений имеет некоторые отличия, но, в целом, это одна и та же большая группа документов, содержащая информацию, не менее ценную, чем управленческая документация, а подчас и решающую для судеб граждан.

Проблема определения научной ценности и обеспечения сохранности этой категории документов не нова, она изучается на протяжении ряда лет, а в настоящее время приобретает особую актуальность, во-первых, в связи с истечением срока хранения (75 лет) значительной части документов по личному составу; во-вторых, в связи с ростом интереса общества именно к этой категории документов. Это подтверждается практикой работы читального зала Центрального государственного архива УР. Анализ тематики исследований в читальном зале за 1999-2001 годы показал, что 30% пользователей занимались генеалогическими, историко-биографическими или социальными исследованиями. Цели использования документов разнообразны: составление родословных, создание музейных экспозиций, Удмуртской энциклопедии, справочников «Кто есть кто?», написание диссертаций и т.д.

Итак, научно-историческая значимость документов по личному составу неоспорима. Это массовый исторический источник для изучения различных проблем отечественной истории, а также краеведческих и генеалогических изысканий. Тем не менее, в последние годы имеются факты утраты документов по личному составу на стадии их ведомственного хранения. На государственное хранение в Центральный государственный архив УР, Архивный отдел документов по личному составу Администрации г.Ижевска, секторы документов по личному составу архивных отделов районных, городских администраций поступают «случайные» документы по личному составу в результате приватизации или ликвидации предприятий и организаций. В условиях отсутствия единых нормативов и принципов комплектования государственных и муниципальных архивов историко-биографической документацией каждый республиканский (областной) архив решает эту проблему по-своему.

Устанавливать для всех документов по личному составу или для всех личных дел срок хранения «постоянно» нецелесообразно, т.к. они различаются по своей информационной насыщенности, правовой значимости, не всегда удовлетворительно оформлены и т.д. Историческим источником может стать только часть из них, но какая? 3-5%, как это принято у социологов? Но от какого массива: от определенного вида документов или 3-5%  личных дел по каждой ведомственной системе? Установление срока хранения «постоянно» в Перечне типовых управленческих документов...» (М., 2000) только для личных дел руководителей кажется не совсем этичным. К тому же, в дальнейшем эти личные дела не дадут полной картины при проведении любых научных исследований по этим источникам.

Архивные учреждения Удмуртской Республики начали работу по отбору и переводу документов по личному составу на постоянное хранение в 1997 году в соответствии с методикой, разработанной сотрудниками Центрального госархива УР. Был проведен анализ документов по личному составу, отложившихся на государственном и ведомственном хранении, в целях определения их ценности и выработки критериев отбора на постоянное хранение. Основной принцип разработки критериев – практическая и историческая значимость для республики учреждения-фондообразователя, степень значимости личности. Кроме этого, применяются следующие критерии отбора: вид документа и его содержание (основные или второстепенные документы по личному составу), время образования документа, степень сохранности фонда, полнота информации, физическое состояние документов, юридическая достоверность. Полная информация о содержании предлагаемой нами методики отбора и перевода на постоянное хранение документов по личному составу опубликована в журнале «Отечественные архивы» (1997, № 5).

В текущем году подводятся промежуточные итоги это работы. На сегодняшний день в 17 архивах УР составлены и утверждены ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР списки организаций – источников комплектования, рекомендованных для массового перевода на постоянное хранение документов по личному составу и личных дел, находящихся на ведомственном хранении. Всего в списки включено 154 организации, что составляет 12% от общего количества организаций, числящихся в списке № 1 источников комплектования государственных и муниципальных архивов УР. Отбирались организации, предприятия из разных отраслей народного хозяйства, охватывающие большое количество людей с разными условиями труда, оплаты труда, уровнем квалификации, образования и т.д.

Промышленность представлена старейшим предприятием – АООТ «Ижмаш» и его предшественниками – Ижевскими оружейным и сталеделательным заводами, Сарапульскими радиозаводом и машиностроительным заводом; система здравоохранения – Республиканскими онкологическим и туберкулезным диспансерами, управлениями здравоохранения гг. Ижевска и Сарапула; система культуры – Удмуртским государственным драмтеатром, Государственным русским драмтеатром им.Короленко, Национальным музеем УР, управлением культуры г.Ижевска, отделами культуры некоторых районных администраций. Включены в список некоторые ВУЗы, техникумы, колледжи, нотариальные конторы, организации транспорта, ассоциации крестьянских хозяйств, колхозы, лесхозы и т.д. Оптимальным вариантом считаем отбор на  постоянное хранение документов организаций определенной отрасли на всех уровнях, например: от Министерства народного образования УР до школы.

Видовой состав документов, рекомендованных для перевода на постоянное хранение разнообразен: личные дела, приказы по личному составу, ведомости начисления заработной платы, книги учета трудодней, расчетов с колхозниками, списки воспитанников детских домов, личные дела детей, усыновленных иностранными гражданами, свидетельства о праве наследования, членские книжки, документы об аттестации, контракты, трудовые соглашения и т.д.

В соответствии с принятой методикой полностью оформлен перевод на постоянное  хранение  18.086  дел по 65 организациям за 1884-2001 годы – 11% от общего количества организаций и документов, рекомендованных для отбора на постоянное хранение.

На государственное  хранение документы по личному составу принимаются по истечении 75-летнего срока хранения. В течение 1997-2001 годы принято 9945 ед. хр. документов по личному составу, переведенных на постоянное хранение, от 7 организаций, в т.ч. в ЦГА УР поступили документы по личному составу Ижевского оружейного завода за 1884-1929 годы, аппарата Правительства УР (Совнаркома, Совета Министров УАССР) за 1934-2000 годы, из архива МВД УР приняты личные дела сотрудников органов внутренних дел республики за 1921-1969 годы.

Близки к личным делам по содержащейся в них информации о правовых, трудовых, служебных отношениях отдельных лиц, состоянии их здоровья и других сторонах жизни пенсионные дела. Для организации отбора на постоянное хранение категорий пенсионных дел, имеющих временные сроки хранения (пенсионеры по возрасту, по инвалидности, получатели пенсии по случаю потери кормильца), сотрудниками ЦГА УР в 1998 году подготовлена и согласована с Министерством соцзащиты населения УР «Памятка по отбору пенсионных дел на постоянное хранение».

Кроме того, проводится перевод на постоянное хранение документов по личному составу в фондах учреждений, организаций, находящихся на государственном хранении в республиканских и муниципальных архивах. Поскольку попадают без специального отбора. Всего за указанный период переведено на постоянное хранение 40650 ед. хр. по 123 фондам, что составляет 12% от общего объема документов по личному составу, хранящихся в архивах республики.

Мы ни в коем случае не претендуем на бесспорность предлагаемой методики отбора и перевода на постоянное хранение документов по личному составу. В ходе работы возникает много вопросов и проблем.

Для массового перевода документов по личному составу на постоянное хранение рекомендовано только 12% организаций от общего количества источников комплектования архивов республики. Это мало, следовательно, нужно пополнять этот список, продолжать изучение состава документов по личному составу в ведомствах, а на стадии контроля за организацией документационного обеспечения управления обращать особое внимание на полноту и правильность формирования и оформления документов по личному составу.

С нашей точки зрения, как важный исторический источник, документы по личному составу требуют более полного отражения в «Основных правилах работы государственных архивов РФ» (М., 2002), в частности, порядок их учета. В Паспорте Центрального госархива УР первоначально документы по личному составу, переведенные на постоянное хранение, учитывались в строке 105 «Документы  по личному составу»: указывался общий объем документов по личному составу, а в примечании – количество единиц хранения, переведенных на постоянное хранение («в т.ч. переведенных на постоянное хранение…»).

Нуждается в усовершенствовании нормативно-методическая база и не только в части разработки единых критериев и принципов отбора документов по личному составу на госхранение после истечения 75-летнего срока хранения. Есть путаница со статусом этой категории документов. Так, в проекте Закона «Об архивном деле в РФ», в статье 5 «Состав Архивного фонда РФ» документы по личному составу не значатся. В то же время, в статьях 10, 23 говорится о включении документов по личному составу в состав АФ РФ, в ст.22 «Сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение» документы по личному составу также указаны.

Необходимо решать вопросы по работе с документами по личному составу в общероссийском масштабе, изучить эту проблему, как тему НИР, с привлечением в качестве соисполнителей самого широкого круга региональных архивов.

 Н.Г. Пушкарёва, директор 
Центрального государственного
архива УР