Экспериментальное внедрение
новых Правил работы государственных архивов  
в ЦДНИ Удмуртской Республики: методика и проблемы

            Выход в свет «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), безусловно, является ярким и долгожданным событием. Появление этого 3-го издания главного нормативно-методического документа, определяющего деятельность учреждений системы Государственной архивной службы России, обозначило как новые перспективы развития архивного дела в стране и регионах, так и проблемы применения Правил в каждом конкретном архиве.

            В соответствии с приказом Росархива от 13.02.2002 года № 16 и приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 13.03.2002 года № 20-п во втором квартале 2002 года в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики (ЦДНИ УР) началось экспериментальное внедрение «Основных правил…» в практику работы.

В мае в Центре документации состоялся 3-х– дневный методический семинар по изучению и обсуждению нового издания свода норм отечественного архивного дела. На семинаре, участниками которого  явились все члены трудового коллектива, начиная с рядовых хранителей, состоялся заинтересованный разговор, оживленный обмен мнениями, обсуждение положений Правил, перспектив их внедрения в практику работы архива, возможных сложностей и трудностей этого процесса. Выступающие на семинаре подвели итоги сравнительного анализа Правил издания 2002 года и Правил издания 1984 года, определили все произведенные изменения и нововведения.

            Результатом явилась разработка Рекомендаций методического семинара, которые были одобрены на заседании экспертно-методической комиссии и утверждены директором Центра. В Рекомендациях семинара констатируется, что в «Основных правилах…» нашли отражение изменения, произошедшие в стране в период с 1983 года, современные тенденции развития архивного дела в Российской Федерации, использован передовой опыт работы государственных архивов, накопленный в последние десятилетия. Правила сохраняют преемственность основных принципов отечественного архивоведения.

            Безусловным достоинством Правил является разработка и выделение в их структуре самостоятельных подразделов об обеспечении информационной безопасности архивов, о профиле архивов, их правовой базе деятельности. К числу нововведений относится включение в Правила норм о выполнении платных работ и услуг, применении информационных технологий в архиве, порядке взаимодействия с негосударственными организациями и физическими лицами. Подробно охарактеризованы вопросы об учете и контроле технического и физико-химического состояния документов, о выявлении уникальных и особо ценных документов, указаны особенности их учета, учета секретных, рассекреченных документов, документов личного происхождения, по личному составу, копий на правах подлинников, документов, принятых на временное и депозитарное хранение, и др. Впервые в нормативном документе подобного уровня регламентируется порядок доступа пользователей к архивным документам, порядок работы по их рассекречиванию, оговаривается ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа.

            Заслуживает одобрения введение новых или уточнение традиционных понятий и терминов, таких как «постоянное (вечное) хранение», «информационная безопасность архивов и документов», «единица учета и единица хранения», «архив организации», определение Архивного фонда РФ как составной части информационных ресурсов государства, государственных архивов как основных хранителей и распорядителей Архивного фонда РФ. Удачна новая трактовка категорирования архивных фондов и целый ряд других положений.

            В то же время понятно, что, как выразился руководитель Росархива Владимир Петрович Козлов в интервью журналу «Отечественные архивы»*, «правила в современных условиях не могут быть идеальным документом». Ряд положений Правил, на наш взгляд, требует дополнений, уточнений, разъяснений, конкретизации. Также необходимо разрешение некоторых спорных вопросов.

            Во-первых, явственно противоречие ряда норм Правил с проектом Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, об определении Архивного фонда РФ, его составных частях и др.). Принятие этого законодательного акта неминуемо повлечет за собой переработку Правил. Желательно  распространение действия новых Правил и на муниципальные архивы, т.к., на наш взгляд, методическое руководство не угрожает  муниципальной собственности. В отличие от Правил, принятых в 1984 году, в новом издании практически не содержатся примеры. Не во всех разделах Правил учтена специфика состава документальных фондов и содержания деятельности региональных центров документации.

            В разделе 2, на наш взгляд, необходимо сохранить понятие классификации документов как научной организации фондов, заменив лишь ее признаки. Следует конкретизировать понятие «нефондовая организация документов», дать определения понятий «собственник документов» и «владелец документов», дополнить подразделы 2.3.2. и 2.3.3. требованиями к составлению названий объединенных архивных фондов и архивных коллекций. В разделе 3. «Организация работы архива» желательно предусмотреть более гибкую систему планирования и применения норм времени (выработки) в архиве, т. к., на наш взгляд, существующая система ведения планово – отчетной документации, нормирование не всегда отвечают современным реалиям и порой являются тормозом в работе. Следующий раздел – «Обеспечение сохранности документов архива» - целесообразно дополнить положениями о требованиях к техническому оформлению дел. В разделе 5. «Учет документов в архиве» необходимо оговорить особенности учета секретных документов бывших партийных архивов, в которых не было  организовано секретное хранение документов, а также особенности учета документов личного происхождения, видеодокументов; уточнить п. 5.5.6. (есть ли необходимость в каждом случае утверждать сдаточные описи на документы личных фондообразователей решениями ЭМК архива или ЭПК архивного органа?). Подраздел 7.5. желательно дополнить пунктом о разработке отраслевых (типовых) программ (таких, как АПК «Архивный фонд»), их внедрении при создании всех видов НСА. Следует также более четко определить порядок внефондовой организации фотодокументов, созданных в результате инициативного документирования, уточнить форму их  описания.

В ряде норм раздела 8. «Использование документов в архиве» не учтены особенности состава документов региональных  центров документации (например, при указании видов документов, на основании которых подтверждается трудовой стаж работников, видов документов ограниченного доступа). На наш взгляд, определенных дополнений требует подраздел «Использование документов архива в средствах массовой информации» (о видах публикаций в периодической печати, о формах и методах работы со СМИ на договорных началах, о защите авторских прав архивистов; об обязательном указании поисковых данных использованных документов во вторых экземплярах статей и др.). В Правилах практически не регламентируется порядок работы научно-справочных библиотек в структуре государственных архивов. Следует уточнить, кто должен заверять копии архивных документов (логичнее заверение копий директором архива, а не исполнителем). В отличие от Правил издания 1984 года в новом нормативном документе не обозначены требования по обеспечению сохранности подлинников документов при экспонировании (а именно, об обязательном экспонировании документов в запирающихся витринах).

            В Рекомендациях семинара приводятся и другие замечания и предложения по доработке «Основных правил…». Следует заметить, что архивисты Центра документации не нашли в этом нормативно-методическом документе ожидаемых ответов на некоторые актуальные вопросы. Например, о работе с машиночитаемыми (электронными) документами, аудиовизуальными документами. Последнее, впрочем, объясняется объективными причинами - не разработанностью данных проблем в теоретическом и практическом плане.

            Все это ставит под сомнение необходимость ускоренного  и поспешного внедрения новых Правил в практику работы Центра документации. Тем не менее, в архиве уже предприняты первые практические шаги по их применению.

            В Рекомендациях методического семинара и в составленном на их основе Плане на 2002-2004 годы предусматривается целый ряд  мероприятий по экспериментальному внедрению «Основных правил…» в ЦДНИ УР. К их числу относятся освоение новых и переработанных форм  документации, необходимой в деятельности государственных архивов, организация теоретической разработки отдельных вопросов применительно к практике работы ЦДНИ УР (таких, как безопасность архивной информации, нефондовая организация документов, дифференцированный подход к описанию документов с учетом отмены деления фондов по категориям, классификация документов в описи, создание страхового фонда и фонда пользования особо ценных документов). Предполагается организация изучения отдельных вопросов на методических семинарах и учебных занятиях в отделах архива (по следующим темам: организация работы с аудиовизуальными документами, организация приема документов от физических и юридических лиц, принципы фондирования документов и их применение в ЦДНИ УР). В План включены и другие мероприятия.

С учетом требований Правил 2002 года специалистами Центра документации разработаны методические пособия по следующим темам: «О создании коллекции информационно – пропагандистских документов избирательных кампаний и референдумов», «Об исполнении запросов социально - правового и биографического характера по документам ЦДНИ УР». В практику работы архива уже внедрены некоторые переработанные формы документов, приведенные в новых Правилах.

            Деятельность в этом направлении продолжается, на основе творческого взаимодействия отделов, заинтересованного и вдумчивого отношения специалистов Центра документации, анализа состояния конкретных участков работы, потребностей и реальных возможностей их совершенствования. 

 Е.М. Ушакова, заместитель
директора ЦДНИ УР

* Отечественные архивы. – 2002. - № 1. – с.6