Архивная служба
Удмуртской Республики
|
Организация
контроля за обеспечением сохранности и
отбором
В соответствии с постановлением Правительства УР от 26 сентября 1996 года № 430 «О совершенствовании организации отбора и передачи в состав Архивного фонд Удмуртской Республики научно-технической документации» Комитетом по делам архивов при Правительстве УР, Центральным государственным архивом УР, республиканскими архивными органами и учреждениями в 1999 году были проведены проверки обеспечения сохранности научно-технической документации в организациях и предприятиях - источниках и потенциальных источниках комплектования ЦГА УР, в организациях – источниках комплектования филиала Российского государственного архива научно – технической документации (РГА НТД) в г.Самаре, источниках комплектования научного архива Уральского отделения Российской Академии наук (УрО РАН). Всего было проверено 29 организаций Удмуртской Республики. В проверках принимали участие представители Министерства строительства, архитектуры и жилищной политики УР, Управления ФСБ по Удмуртской Республике.Результаты проверок были рассмотрены на заседании коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР, в решении которой была отмечена, как определенная активизация работы по учету, отбору и передаче в состав республиканского Архивного фонда научно-технической документации организаций и предприятий – источников комплектования архивных учреждений Удмуртской Республики, так и серьезные недостатки, предложены мероприятия для реализации выявленных нарушений. Центральным государственным архивом УР составлен перспективный план по организации работы с научно - технической документацией. Во исполнение решения Межведомственной комиссии по информационной безопасности Совета Безопасности Российской Федерации от 21 ноября 2000 года «О правовом регулировании вопросов сохранности и передачи на государственное хранение аудиовизуальной документации, относящейся к составу Архивного фонда Российской Федерации», поручение Правительства Российской Федерации от 27 июня 2001 года № ВМ-П8-11285 об обеспечении учета, сохранности и передачи на государственное хранение научно-технической документации в 2001 году принято постановление Правительства УР от 05.11.2001 года № 1129 «О мерах по обеспечению сохранности аудиовизуальной и научно-технической документации, информатизации архивных учреждений УР». Во исполнение данного постановления в составе отдела ведомственных архивов Центрального государственного архива УР образован сектор научно - технической документации. В течение 2002 года были проведены контрольные проверки состояния сохранности, государственного учета и отбора на государственное хранение НТД в учреждениях, организациях и предприятиях, являющихся источниками и потенциальными источниками формирования Архивного фонда УР. Были проведены проверки в 212 организациях – источниках формирования Архивного фонда Удмуртской Республики. Проверки проводились республиканскими архивными органами и учреждениями с участием представителей филиала РГА НТД. Результатом совместной работы с представителями филиала РГА НТД явилось заключение договора о сотрудничестве ЦГА УР с филиалом РГА НТД в г.Самаре. Итоги контрольных проверок также были рассмотрены на заседании коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР, куда были приглашены руководители, проверенных организаций и предприятий. Коллегия отметила, что комплекс мер, осуществляемых в последние годы в Удмуртской Республике принес ощутимые положительные результаты. Качественно изменилась ситуация с организацией учета и обеспечения сохранности НТД на муниципальном уровне. В 2000 – 2001 годах на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы республики принято 3800 ед.хр. исторически ценной НТД, проведено упорядочение и описание более 5 000 ед. хр. НТД в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Подготовлено и направлено для исполнения совместное инструктивное письмо Министерства имущественных отношений УР и Комитета по делам архивов при Правительстве УР об учете и обеспечении сохранности документов государственной части Архивного фонда УР, заключено соглашение о сотрудничестве Комитета по делам архивов при Правительстве УР с Министерством природных ресурсов и охраны окружающей среды УР, большая совместная работа проведена архивными учреждениями республики с органами технической инвентаризации по государственному учету и описанию архивов БТИ. Позитивные изменения в обеспечении сохранности НТД отмечены по итогам проверок в ряде научно – исследовательских и проектных организаций, вузов, органов градостроительства и архитектуры, землеустройства, лесного хозяйства, крупных промышленных предприятий различных организационно-правовых форм. Устранены имевшиеся нарушения в обеспечении сохранности документов в технических архивах ОАО «Ижмаш». Проведена экспертиза ценности и составлен перечень научно - технической документации 19 - 20 в.в. Ижевского машиностроительного завода, подлежащей передаче на государственное хранение. Выделены дополнительные помещения для архивов ряда высших учебных заведений, проведено упорядочение и описание научной документации в вузах. В Центральном государственном архиве УР создан сектор НТД. Вместе с тем, несмотря на проводимую работу, многие проблемы остаются не решенными. Имеются трудности в организации учета научно - технической документации, относящейся к государственной части Архивного фонда Удмуртской Республики и Российской Федерации, с передачей документов на постоянное хранение в законодательно установленные сроки. Во многих организациях не составлены перечни и описи НТД, подлежащей передаче на госхранение. При акционировании предприятий и организаций прием – передача по актам документов государственной части Архивного фонда не проводится. Существует угроза сохранности научной документации образующейся в ряде высших учебных заведений. Отчеты по НИР хранятся в неупорядоченном состоянии в рабочих кабинетах, некоторые НИР выполнены на электронных носителях. Существует проблема сохранности результатов исторически ценных НИР, осуществляемых за счет внебюджетного финансирования и грантов. Для устранения выявленных недостатков, в настоящее время проводится определенная работа: n составлен план мероприятий реализации решений коллегии; n проводятся семинары по вопросам отбора и передачи НТД на государственное хранение; n заключаются договоры о сотрудничестве с акционерными обществами; n оказывается методическая помощь в составлении описей и перечней НТД, подлежащих передаче на госхранение; n проводятся контрольные проверки обеспечения сохранности НТД, в том числе организаций - источников комплектования филиала РГА НТД.
Е.Ю.
Дубовцева, начальник
|
