| Архивная
служба Удмуртской Республики
|
|
||
|
От Вотского (Удмуртского)
бюро Истпарта |
|||
|
|||
|
№ 10 10 декабря 2002г.
Государственное
регулирование архивного
В 2002 г. работа Центра документации новейшей истории УР (ЦДНИ УР) была направлена на выполнение федеральной подпрограммы "Архивы России", практическую реализацию разделов президентской программы "Развитие Удмуртии на 2001-2004 гг." и Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2002 г., исполнение постановлений и поручений Правительства УР, Росархива, Комитета по делам архивов при Правительстве УР. В целях совершенствования нормативно-правовой базы деятельности архивных учреждений сотрудники ЦДНИ УР приняли участие в рецензировании проекта федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", директор ЦДНИ УР приняла участие в подготовке на базе федерального закона проекта республиканского закона "Об архивном деле в УР и Архивном фонде УР". Сотрудниками архива подготовлены предложения по разработке Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда УР, предложения к проекту постановления Правительства УР "Об обязательном республиканском экземпляре аудиовизуальных документов". На заседаниях коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР рассмотрены итоги выполнения постановления Правительства УР от 05.11.2001 № 1129 "О мерах по обеспечению сохранности аудиовизуальной и научно-технической документации, информатизации архивных учреждений УР", проверки работы отдела НСА ЦДНИ УР, ведения БД "Архивный фонд". В 2002 г. продолжилась работа по рассекречиванию документов архива и снятию необоснованных ограничений на их использование. Членами экспертной рабочей группы по рассекречиванию документов ЦДНИ УР в плановом и оперативном порядке просмотрены документы 3 060 дел 21 фондов. Предложено полностью рассекретить 285 дел, частично – 60 дел. Для проведения дополнительной экспертизы отложены документы 421 дела. В остальных делах документы с грифом "Секретно" не обнаружены. В 2002 г. в работе по рассекречиванию документов ЦДНИ УР приняли участие эксперты 15 министерств, ведомств, предприятий и организаций УР. В результате проведения дополнительной экспертизы предложено полностью рассекретить 258 дел, кроме того, экспертами даны заключения о рассекречивании отдельных документов 219 дел. Всего, таким образом, в результате работы по рассекречиванию в плановом и оперативном порядке, по итогам проведения дополнительной экспертизы рабочей группой архива и экспертами предприятий и организаций составлены заключения о полном рассекречивании 543 дел. 11 декабря 2002 г. состоится заседание Республиканской межведомственной экспертной комиссии по рассекречиванию документов КПСС при Председателе Правительства УР, на утверждение которой будут представлены заключения о рассекречивании документов ЦДНИ УР.
Обеспечение
сохранности и государственный
В отчетном году традиционно большое внимание уделялось обеспечению сохранности документов ЦДНИ УР, повышению уровня безопасности архива и установлению оптимального режима хранения документов. В хранилищах ЦДНИ УР поддерживается соответствующий режим хранения документов, температурно-влажностный режим обеспечивается нормальной работой системы кондиционирования воздуха (средняя температура колеблется от 160С до 200С, влажность 45-52 %) […][1] В целях улучшения физического состояния документов: - закартонировано 2 332 дел (в том числе 700 дел сформировано в связки); - переплетено и подшито 2 146 дел (в том числе 1 018 дел отделом копирования, реставрации и переплета ЦГА УР); - наклеено корешков к 16 141 листам документов; - отреставрировано 942 дела, 5 952 листа (в том числе 393 дела, 3 008 листов отделом копирования, реставрации и переплета ЦГА УР) […]
Создание информационно-поисковых систем В целях создания системы автоматизированных архивных технологий в 2002 г. в Центре документации продолжилась работа по вводу новых сведений и изменений в учетную базу данных (БД) "Архивный фонд", в тематические БД "Предметно-тематический указатель к протоколам конференций, пленумов, собраний актива областной партийной организации, заседаний президиума бюро и секретариата Удмуртского рескома КП РСФСР, 1921-1991 гг.", "Персоналии в документах ЦДНИ УР", "Фотокаталог" и во вспомогательные – "Учёт запросов социально-правового характера", "Учёт источников комплектования". В соответствии с письмом Росархива №6/200-К от 18.02.2002 "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд" (3-я расширенная версия)" в ЦДНИ УР проведены работы по конвертированию информационного массива БД "Архивный фонд" (2-я версия) в формат новой версии, изучены "Руководство пользователя" и "Инструкция по вводу данных", проведено занятие с зам. директора-гл. хранителем по работе с данной программой. В БД "Архивный фонд" внесены дополнения, изменения и новые сведения в разделах "Фонд", "Опись", "Движение документов". В результате ввода информации БД содержит сведения по 2 131 фондам и 4 770 описям. В связи с новыми возможностями новой версии АПК "Архивный фонд" в ЦДНИ УР проведены экспериментальные работы по автоматизированному вводу в раздел "Дело" базы данных этой программы следующих описей: ф.16, Удмуртский реском КП РСФСР, оп.1, 2 - 15532 записи; ф.29, Можгинский уком ВКП(б), оп.1, 2, 3 - 556 записей; ф.120, Коллекция фотодокументов, оп.1 (частично) - 1751 запись; ф.135, личный фонд Кулемина И.Г., оп.1 - 477 записей; ф.311, Можгинский райком КПСС, оп.1, 2, 3 - 4455 записей; ф.686, Игринский райком КП РСФСР, оп.1, 2, 3 - 6473 записи. Таким образом, всего в раздел "Дело" внесено 29244 записи. Объем введённой в 2002 г. информации составляет 15,1 Мб (план – 0,1 Мб, учётная БД), полный объем БД составляет 23,4 Мб. Превышение запланированного на год объема по этой БД произошло в связи с конвертацией сформированного информационного массива БД "Архивный фонд" (2-я версия) в формат новой версии внедряемого программного комплекса и экспериментальным автоматизированным вводом большого объема информации (более 5% всего объема хранящихся в ЦДНИ УР дел) в раздел "Дело" данной программы […] Продолжилась работа по внесению сведений в базу данных "Персоналии в документах ЦДНИ УР" - вводилась информация о документах персонального характера и личных делах по учёту кадров следующих фондов: ф.16, Удмуртский реском КП РСФСР - 9551 запись, ф.29, Можгинский уком ВКП(б) - 142 записи, ф.4780, Можгинский горком КП РСФСР - 8418 записей. Внесены сведения по учётным документам номенклатуры Удмуртского рескома КП РСФСР (ф.16) в количестве 19258 записей. Для проверки правильности внесения информационного массива в базу данных проводились работы по автоматическому формированию старых описей и внесению в базу данных необходимых исправлений. Во II квартале 2002 г. программой "Персоналии в документах ЦДНИ УР" в автоматизированном режиме был сформирован раздел описи №3 ф.16 Удмуртского рескома КП РСФСР объемом более 1000 страниц. К описи в автоматизированном режиме были созданы переводные таблицы объемом более 150 страниц. Объем внесенных сведений составил 6,3 Мб (план – 5 Мб, тематическая БД). В БД "Предметно-тематический указатель..." внесены сведения за 1933-1935 гг. объемом 5,45 Мб (план – 2,0 Мб, тематическая БД). Общий объем БД составил 14,5 Мб. Продолжилась работа по вводу сведений в БД АПК "Фотокаталог". Внесены сведения о 1500 ед.хр. коллекции фотодокументов, отсканировано и введены в БД 381 изображений контрольных отпечатков фотодокументов. Объём внесенных сведений составляет 2,73 Мб (план – 0,5 Мб, тематическая БД). Общий объем отсканированных фотодокументов, в количестве 946 файлов, составляет 74,3 Мб. Во вспомогательную БД "Учет запросов социально-правового характера" продолжился ввод сведений о запросах, поступающих в архив на исполнение. Объем введенных сведений составил 0,59 Мб (объем на 2002 г. не планировался, вспомогательная БД). Общий объем БД составляет 1,42 Мб. Продолжился ввод информации об организациях – источниках комплектования ЦДНИ УР в программу "Учет источников комплектования". Объем внесенных сведений в данную вспомогательную БД незначителен. Всего, таким образом, в 2002 г. в БД внесено сведений объёмом 30,17 Мб, в т.ч. в учетные БД – 15,1 Мб (план – 0,1 Мб), в тематические – 14,48 Мб (план – 7,5 Мб), во вспомогательные – 0,59 Мб. В соответствии с техническим заданием на СААТ ЦДНИ УР на 2001-2003 гг. и планом работы на 2002 г. в январе была начата работа по созданию модернизированной базы данных "Учёт запросов социально-правового характера". Изучена структура базы данных предыдущей программы, подготовлена структурная схема базы данных для новой программы. Проведена работа по написанию программного кода и интерфейса программы. Параллельно с подготовкой базы данных происходило изучение сервера баз данных InterBase (Firebird). Для использования информационного массива, накопленного в предыдущей базе данных, написана программа для конвертации и экспорта информации в новую базу. В результате проведённых работ создана программа, позволяющая вносить и изменять сведения о поступивших в архив социально-правовых запросах, имеющая функции автоматической нумерации запросов, проверки внесения необходимых сведений. Программа создает выходные формы (отчёты) в стандартном формате MS Word. База данных создана в соответствии с архитектурой клиент-сервер и позволяет работать с программой в многопользовательском режиме. Кроме того, программа имеет гибкий дружественный интерфейс, созданный для большего удобства работы с приложением. К программе подготовлен комплект документации, включающий в себя руководство пользователя, инструкцию по вводу данных, инструкцию по инсталляции, описание базы данных (метаданные). Создан дистрибутив, предназначенный для установки программы "Учёт запросов социально-правового характера" и SQL-сервера Firebird (Interbase). Комиссией по автоматизированным технологиям Комитета по делам архивов при Правительстве УР разработанная программа была принята в промышленную эксплуатацию ЦДНИ УР и рекомендована для опытной эксплуатации в ЦГА УР и Архивном отделе документов по личному составу Администрации г.Ижевска […] Проведена работа по размещению на сайте Государственной архивной службы УР в сети Интернет (http://) 7 публикаций и 1 подборки документов, подготовленных специалистами ЦДНИ УР, электронного варианта исторической хроники "Удмуртия в зеркале двадцатого столетия", информации о "Путеводителе по фондам ЦДНИ УР" […] В архивные отделы администраций г.Ижевска, Игринского, Селтинского районов и ряд других было передано программное обеспечение, разработанное в ЦДНИ УР, обеспечивающее автоматизацию архивных процессов. В целях создания страхового фонда и фонда пользования фонодокументов (ф.121) выполнены работы по оцифрованию фонодокументов на катушках (5 ед.хр). Общая продолжительность оцифрованного материала (4 ед.хр) составляет 372 минуты. Разница в плановом и фактическом количестве оцифрованных материалов возникла из-за низкого качества носителя ф.121, ед.хр. 4, что не позволило произвести полноценный перевод фонодокументов в цифровой вид.
Совершенствование научно-справочного аппарата
Основным направлением деятельности по созданию и развитию НСА к документам Центра в отчётный период продолжали оставаться научно-техническая переработка и усовершенствование описей фондов партийных и комсомольских организаций. ЭПМК Комитета по делам архивов утверждены описи 6 фондов, прошедших переработку, общим количеством в 34 966 ед.хр. (план – 26 395 ед.хр.) […] При переработке проводились следующие виды работ: составление заголовков, выведение крайних дат, систематизация дел в описях по хронологическому, номинальному и алфавитному признакам. К прошедшим переработку описям составлен необходимый НСА: предисловия, титульные листы, переводные таблицы номеров дел, списки сокращённых слов. Главным результатом работы в 2002 г. является завершение начатой в 1996г. работы по усовершенствованию и частичной переработке описей базового фонда – ф.16 Удмуртского рескома КП РСФСР. В 2002 г. проведено переформирование дел, пересистематизация документов в делах с учётными документами коммунистов, которые ранее не были описаны и использовались в партархиве как материалы справочного характера. Объём обработанных учётных карточек составил 58352 шт. Из них сформировано 312 дел. Данные дела, в соответствии с "Памяткой по описанию документов персонального характера и по личному составу Удмуртского рескома КП РСФСР" (Ижевск, 1998), составили соответствующие разделы описи № 3 документов персонального характера постоянного хранения. Завершается переработка описей фондов парторганизаций городского/районного уровня г. Можги и Можгинского района. Осуществлена переработка и усовершенствование описей ф.4780 Можгинского горкома КП РСФСР общим объёмом 9502 ед.хр. На ЭПМК утверждена оп. № 3, остальные описи данного фонда будут представлены после проведения всех работ по созданию соответствующего НСА в 2003г. По результатам переработки описей фонда Можгинского укома ВКП(б), анализа состава и содержания документов и дел фондов укомов партии и в целях методического обеспечения данной работы были подготовлены и утверждены ЭПМК (протокол № 2 от 15.02.2002) "Методические рекомендации по проведению научно-технической переработки фондов уездных комитетов ВКП(б)". Проведена переработка описей фондов № 23 Селтинского и № 25 Дебёсского укомов ВКП(б) общим объёмом 464 ед.хр. Завершение работ по составлению новых описей и их утверждение на ЭПМК планируется в 2003г. В отчётный период началась переработка описей фондов № 54 Ижевского горкома КП РСФСР и № 92 Удмуртского обкома ВЛКСМ. Обработано соответственно 8206 и 762 ед.хр. Таким образом, всего переработаны описи документов 5 фондов партийных и комсомольских организаций общим объёмом в 10 517 ед.хр. Другим важным направление работы в текущем году явилось научное описание документов личного происхождения, фотодокументов. ЭПМК Комитета по делам архивов утверждены описи 5 фондов личного происхождения (в т.ч. 1 коллекция) общим объёмом 605 ед.хр. […] Начато научное описание документов доктора исторических наук Н.П.Павлова. Экспертизе ценности подвергнуты 335 документов. Всего за год экспертизе ценности подвергнуто 1 446 документов. Продолжилась каталогизация фотодокументов, принятых на госхранение в текущем году. В результате составлено 1 400 карточек систематического, именного и географического каталогов. Организована начатая в конце 2001г. каталогизация документов на бумажной основе по фондам партийных и комсомольских органов. Работа проводилась попутно с переработкой данных фондов. Осуществлялось выявление и описание документов на каталожных карточках. Всего просмотрено по 7-ми фондам (Удмуртского обкома ВЛКСМ, Ижевского горкома КП РСФСР, Можгинских горкома КП РСФСР и парткома, Селтинского и Дебёсского укомов ВКП(б)) 4 187 ед.хр., на них составлено 1 349 карточек систематического каталога […] Директор ЦДНИ УР Н.В.Василечко[2]
|
|||
