Архивная служба Удмуртской Республики

Архивная служба Удмуртской Республики	Гостевая книга

Программа стажировки сотрудников муниципальных
архивов на базе государственных архивов
Удмуртской Республики*

1. Организация работы по обеспечению сохранности документов

№п/п	Тема занятия	Количество часов стажировки		Ответственный за проведение занятия	Этапы и результат практической работы
№п/п	Тема занятия	одноднев ная	Много дневная.	Ответственный за проведение занятия	Этапы и результат практической работы
1.1	Краткие теоретические сведения: определение понятия «обеспечение сохранности док-тов»; требования к зданиям и помещениям архива; соблюдение температурно-влажностного и светового режимов; расстановка оборудования в архивохранилище и тд.	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, отдел ОСД ЦДНИ УР отдел ОСД
1.2	Практическое освоение методики обеспечения сохранности док-тов
1.2.1	Создание оптимальных условий хранения док-тов. Размещение док-тов в архивохранилище (топографические картотеки, нумерация стеллажей, шкафов, полок и т.п.), оформление ярлыков на первичных средствах хранения док-тов. Готовность архива к возникновению чрезвычайных ситуаций (ЧС).	1 час	0,5 дн	-//-	Проведение экскурсии в архивохранилище. Знакомство с условиями хранения док-тов на различных видах носите. Составление паспорта архивохранилища, карточки пофондового топографического указателя и т.д.
1.2.2	Техническое оформление дел	2 часа	0,5 дн	-//-	Подшивка дел, нумерация листов, оформление внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела.
1.2.3	Контроль наличия и физического состояния док-тов	3 часа	1,5 дн	-//-	Участие в проверке наличия дел, в полистной проверке. Составление листа проверки наличия и состояния док-тов и т.д
1.2.4	Выдача док-тов из архивохранилища	1 час	0,5 дн	-//-	Участие в работе по выемке и вкладке дел. Оформление выдачи док-тов и тд.
1.2.5	Выявление и учет док-тов с повреждениями носителя и текста	2 часа	1,5 дн.	-//-	Участие в целевом выявлении док-тов с повреждениями носителя и текста. Составление листа обнаружения док-тов с повреждениями носителя и текста и т.д.
1.2.6	Улучшение физического состояния док-тов (на примере документов муниципального архива): реставрация архивных док-тов; переплет архивных док-тов; восстановление затухающих текстов; использование современных технологий для страхового копирования и улучшения физического состояния док-тов; дезинфекция док-тов с применением дезинфицирующих средств	4 час	2 дн	ЦГА УР отдел КРИПД	Посещение отдела копирования, реставрации и переплета док-тов.

2. Организация учета документов в архиве

2.1	Краткие теоретические сведения: определение понятий «архивный фонд», «единица хранения», «единица учета»; основные и вспомогательные формы учета (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, опись дел, реестр описей, дело фонда) и т.д.	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, гл. хранитель ЦДНИ УР методист, гл. хранитель ГУ «ГАСПД УР» гл. хранитель
2.2	Практическое освоение методики учета док-тов
2.2.1	Порядок учета док-тов (учет поступления, учет выбытия, учет изменений количества док-тов в результате проведения архивных работ) и требования к ведению учетных док-тов	7 час	1,5 дн	ЦГА УР гл. хранитель ЦДНИ УР гл. хранитель ГУ «ГАСПД УР» гл. хранител	Обучение заполнению книги учета поступления и выбытия док-тов, списка фондов, листа фонда, реестра описей, паспорта архива и т.д.
2.2.2	Автоматизированный учет документов АФ УР	7 час.	1,5 дн	-//-	Ввод информации в АБД «Архивныйфонд». Получение нужной информации.

3. Организация работы по комплектованию архива управленческими
документами и упорядочению документов организаций
(на бумажной основе). Организационно-методическое руководство
и контроль за работой архивов организаций.

3.1	Краткие теоретические сведения: определение понятий «комплектование документами», «источники комплектования», «экспертиза ценности док-тов», «номенклатура дел», «архив организации» и т.д.	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, отделы ВА, КЭЦД
3.2	Практическое освоение методики комплектования и экспертизы ценности док-тов
3.2.1	Источники комплектования архива. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива и заключения договоров с негосударственными организациями	7 час	1,5 дн.	ЦГА УР отдел ВА ЦДНИ УР отдел комплектования	Ведение списка источников комплектования. Составление договора, справки о включении и исключении организации из списка источников комплектования
3.2.2	Учет работы с архивами организаций	7 час	1,5 дн	-//-	Ведение контрольно-наблюдате льных дел. Заполнение журнала учета работы с архивами организаций
3.2.3	Упорядочение док-тов организаций
3.2.3.1	Экспертиза ценности док-тов. Формирование дел.	5 час	1,5 дн	ЦГА УР отдел КЭЦД	Приобретение навыков работы с перечнями док-тов, номенклатурами дел. Отбор док-тов пост. и временного хранения. Формирование дел и т.д.
3.2.3.1.1	Фондирование док-тов	7 час	1,5 дн	-//-	Определение фондовой принадлежности док-тов, хронологических границ и крайних дат док-тов фонда. Создание ОАФ.
3.2.3.2	Техническое оформление дел	2 часа	0,5 дн	-//-
3.2.3.3	Оформление результатов экспертизы ценности док-тов – описание архивных док-тов и НСА к док-там архива	7 час.	1,5 дн.	-//-	Оформление описи. Составление титульного листа, акта об уничтожении док-тов, справок об утрате док-тов.
3.2.4.	Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией док-тов в делопроизводстве.
3.2.4.1	Методическое руководство: оказание методической помощи по организации док-тов в делопроизводстве; оказание методической помощи в составлении нормативно-методических док-тов по работе архива и ведению делопроизводства и т.д.	7 час	1,5 дн.	ЦГА УР отдел ВА ЦДНИ УР отдел комплектования	Разработка положения об ЭК, положения об архиве, инструкции по делопр-ству, номенклатур дел и т.д.
3.2.4.2	Подготовка (проведение проверки наличия и физического состояния дел перед передачей на постоянное хранение) и передача док-тов постоянного хранения в архив	7 час	1,5 дн	-//-	Составление акта проверки наличия и состояния дел, акта необнаруженных дел, акта приема-передачи док-тов на хранение и др.
3.2.4.3	Контроль за работой архивов организаций и организацией док-тов в делопроизводстве	7 час	1,5 дн	-//-	Выход в организацию. Составление справок проверок, заключений.

4. Организация работы по созданию и совершенствованию
научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива
(на бумажной основе). Описание архивных документов.

4.1	Краткие теоретические положения, состав НСА к док-там архива и методика его создания (опись, предисловие, указатель, каталог, картотека)	1час	0,5дн	ЦГА УР методист, отдел НСА ЦДНИ УР методист
4.2	Практическое освоение методики описания док-тов
4.2.1.	Фондирование док-тов в архиве при проведении переработки описей: создание архивного фонда; создание объединенного архивного фонда; создание архивной коллекции	7 час	1,5 дн	ЦГА УР отдел НСА ЦДНИ УР отдел НСА
4.2.2	Переработка описей: проведение экспертизы ценности док-тов; уточнение фондовой принадлежности; уточнение заголовков дел; уточнение датировки дел; систематизация док-тов; составление описей и НСА к ним – см. п.п. 4.2.4, 4.2.5	7 час	1,5 дн	-//-	Составление карточной описи, архивной описи, переводных таблиц, акта описания док-тов, переработки описей.
4.2.3	Усовершенствование описей: уточнение заголовков дел; составление справочного аппарата к описи; составление описей и НСА к ним – см. п.п. 4.2.4, 4.2.5	3 час	1 дн.	-//-	Редактирование заголовков дел. Оформление новых обложек дел. Составление описи дел, указателей к описи.
4.2.4	Составление описи (при первичном описании документов). Основные этапы	ЦГА УР 7 час ЦДНИ УР 7час.	ЦГА УР 1,5 дн ЦДНИ УР 4,5дн.	-//-	Составление карточной описи, архивных описей док-тов постоянного хранения по фонду
4.2.5	Методика составления предисловия к описям фонда, объединенного архивного фонда, архивной коллекции ЦГА УР	ЦГА УР 7 час. ЦДНИ УР 7 час	ЦГА УР 1,5 дн. ЦДНИ УР 4,5 дн	-//-	Составление предисловия к фонду, объединенному фонду, коллекции
4.2.6	Создание указателей к описям фонда (фондов): предметно-тематический (тематический); именной; географический	ЦГА УР 7 час. ЦДНИ УР 7час	ЦГА УР 1,5 дн. ЦДНИ УР 2,5дн.	-//-	Составление указателей к описям.
4.2.7	Создание и ведение систематических и тематических каталогов, картотек	ЦГА УР 7 час ЦДНИ УР 7час.	ЦГА УР 1,5 дн ЦДНИ УР 2,5дн	-//-	Составление карточек. Индексация
4.2.8	Использование автоматизированных технологий при создании НСА	ЦГА УР 7 час ЦДНИ УР 7час.	ЦГА УР 1,5 дн. ЦДНИ УР 2,5дн.	ЦГА УР отделы НСА, ИПС ЦДНИ УР отделы НСА,ИПС	Ввод информации в БД, поиск необходимой информации

5. Использование документов архива

5.1	Краткая характеристика направлений и форм использования: правовые основы использования архивной документной информации; формы использования док-тов; обеспечение доступа пользователей к информации; предоставление док-тов пользователям для исследований в читальном зале; работа читального зала; организация работы со СМИ; порядок исполнения запросов социально-правового характера; знакомство с БД	1 час.	0,5 дн	ЦГА УР отдел информации и публикации док-тов ЦДНИ УР отдел информации и публикации док-тов ГУ «ГАСПД УР» отдел ИПС и справочной работы
5.2	Практика использования док-тов
5.2.1	Исполнение запросов социально-правового характера (прием запроса, исполнение запроса): о трудовом стаже граждан; о льготном стаже граждан; о заработной плате и других выплатах гражданам; о награждении граждан; о рождении, браке, смерти граждан	7 час	1,5 дн.	ЦГА УР отдел информации и публикации док-тов ГУ «ГАСПД УР» отдел ИПС и справочной работы	Регистрация запроса. Исполнение запроса. Оформление ответа на запрос. Составление архивной справки. Оформление отрицательного ответа, рекомендательного и сопроводительного письма, ответа на непрофильный запрос.
5.2.2	Исполнение тематических запросов: прием запроса; исполнение запроса	7 час.	1,5 дн.	ЦГА УР отдел информации и публикации док-тов ЦДНИ УР отдел информации и публикации док-тов
5.2.3	Организация работы архива по приему пользователей	7 час	1,5 дн	-//-	Оформление пропуска для работы в читальном зале, личных дел пользователей. Заполнение журнала регистрации пользователей и их личных дел, карточки учета пользователей и т.д.
5.2.4	Экспонирование док-тов на выставках. Требования к экспонированию подлинных док-тов.	7 час. 7 час.	1,5 дн. 4,5 дн	ЦГА УР отдел информации и публикации док-тов ЦДНИ УР зам. директора по основной деятельности	Составление тематико-экспозиционного плана, текстов к док-там.
5.2.5	Организация лекций, экскурсий	ЦДНИ УР 7час. ЦГА УР 7 час	ЦДНИ УР 2,5дн. ЦГА УР 1,5 дн.	-//-	Участие в экскурсии, лекции, разработка плана экскурсии (лекции)
5.2.6	Подготовка статей для периодической печати, теле- радиосюжетов	7час -//-	1,5 дн 4,5 дн	ЦГА УР Отдел информации и публикации док-тов ЦДНИ УР зам.директора по основной деятельности	Выявление сведений, написание статьи, теле- радиосюжета

6. Организация работы с научно-технической документацией (НТД)

6.1	Краткие теоретические сведения: определение понятия «комплектование архива научно-технической документацией»; виды НТД; комплектование НТД; источники комплектования НТД;	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, отдел ВА
6.2	Практическое освоение методики работы с НТД
6.2.1	Порядок составления и ведения списка источников комплектования НТД архива	7 час	1,5 дн	ЦГА УР отдел ВА	Составление списка источников комплектования.
6.2.2	Составление «Перечня проектов, проблем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение»	.7 час	1,5 дн	-//-	Составление перечня.
6.2.3	Порядок проведения экспертизы ценности НТД: экспертиза ценности док-тов; фондирование НТД; формирование дел; техническое оформление дел; составление описей и НСА к ним	7 час	1,5 дн	отделы ВА, ОСД	Приобретение навыков работы с перечнями док-тов. Определение фондовой принадлежности. Формирование дел.
6.2.4	Подготовка (проведение проверки наличия и физического состояния дел перед передачей на постоянное хранение) и передача НТД на постоянное хранение в архив	7 час	1,5 дн	отделы ВА, ОСД	Составление акта проверки наличия и состояния док-тов, акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акта приема-передачи док-нтов на хранение.
6.2.5	Учет и обеспечение сохранности НТД в архивах	7 час.	1,5 дн	отделы ВА, ОСД, гл. хранитель
6.2.6	Организация контроля за обеспечением сохранности НТД в специализированных архивах	7 час.	1,5 дн	отдел ВА

7. Организация работы с аудиовизуальными документами

7 .1	Краткие теоретические сведения: работа с источниками комплектования (физические и юридические лица); инициативное документирование; экспертиза ценности и описание аудиовизуальных док-тов и т.д.	1 час	0,5 дн	ЦДНИ УР методист, отдел аудиовизуальной документации
7.2	Практические навыки в работе с аудиовизуальными док-тами
7.2 .1	Комплектование
7.2 .1.1	Работа с источниками комплектования - физическими и юридическими лицами, в деятельности которых образуется аудиовизуальная документация	7 час.	2,5дн	ЦДНИ УР отдел аудиовизуальной документации
7.2 .1.2	Инициативное документирование	7 час.	1,5 дн	-//-	Выход на мероприятие, проведение съемки в помещении и на улице (фото, видео)
7.2 .2	Экспертиза ценности аудиовизуальных док-тов и их описание (опись, каталог)	7 час.	4,5 дн	ЦДНИ УР отделы аудиовизуальной документации,НСА
7.2 .3	Учет и обеспечение сохранности аудиовизуальных док-тов	7 час	2,5дн	ЦДНИ УР гл.хранитель, отдел ОСД	Простановка архивных шифров на фотовидеодокументах, внесение сведений в учетные док-ты и т.д.

8. Организация работы с электронными документами (ЭД)

8.1	раткие теоретические сведения: определение понятия «электронный док-умент»; комплектование ЭД, в т.ч. оцифрование документов в архиве; экспертиза ценности ЭД; описание ЭД; НСА описи; обеспечение сохранности ЭД	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, отдел ВА
8.2	Практическое освоение методики работы с электронными док-тами
8.2.1	Упорядочение ЭД: экспертиза ценности документов; оцифрование ЭД; техническое оформление единицы хранения; описание и составление НСА к описи (аудиовизуальных док-тов в электронном виде, док-тов на бумажной основе в электронном виде)	7 час.	1,5 дн	ЦГА УР отдел ВА	Техническое оформление единиц учета и ед. хр. Оцифрование док-тов. Составление описи ЭД, НСА к описи.
8.2.2	Подготовка (проведение проверки наличия и физического состояния дел перед передачей на постоянное хранение) и передача ЭД постоянного хранения в архив	7 час.	1,5 дн	отделы ВА, ОСД
8.2.3	Учет и обеспечение сохранности ЭД	7 час.	1,5 дн	отделы ВА, ОСД, гл. хранитель

9. Организация работы с документами личного происхождения

9.1	Краткие теоретические сведения: комплектование док-тами личного происхождения (ведение списков физических лиц-источников комплектования, потенциальных источников комплектования архива и т.д.	1 час	0,5 дн	ЦГА УР методист, отдел НСА ЦДНИ УР методист,
9.2	Практическое освоение методики работы с док-тами личного происхождения.
9.2.1	Комплектование док-тами личного происхождения (ведение списков физических лиц, работа с фондодержателем, оформление приема док-тов в архив (договор, акт, расписка, заявление, сдаточная опись и др.)	7 час 7 час	1,5 дн 2,5 дн	ЦГА УР отдел НСА ЦДНИ УР отдел комплектования	Составление сдаточной описи, договора, акта и др.
9.2.2	Экспертиза ценности, фондирование и описание док-тов личного происхождения	7 час 7 час	1,5 дн 4.5 дн	ЦГА УР отдел НСА ЦДНИ УР методист, отдел НСА	Формирование док-тов в дела.
9.2.3	Обеспечение физической сохранности и безопасности информации док-тов личного происхождения	7 час	1,5 дн	ЦГА УР отдел ОСД ЦДНИ УР отдел ОСД

10. Организация работы с документами по личному составу

10.1	Краткие теоретические сведения: действующие нормативно-правовые акты по обеспечению сохранности док-тов по личному составу; понятие «документ по личному составу»; состав док-тов и т.д.	1 час	1,5 дн	ГУ «ГАСПД УР» Зам. директора
10.2	Практические навыки по упорядочению док-тов по личному составу организаций (в т.ч. находящихся в стадии ликвидации) в работе по упорядочению док-тов
10.2.1	Упорядочение док-тов по личному составу: экспертиза ценности док-тов, формирование дел; техническое оформление дел; описание дел и составление НСА к описи (титульный лист к описи, предисловие к описи, итоговая запись); выделение к уничтожению док-тов по личному составу, не подлежащих хранению	2 час 1 час 1,5 час 0,5 час	1,5 дн. 0,5 дн. 1 дн. 0,5 дн.	ГУ «ГАСПД УР» отдел комплектования и ОСД
10.2.2	Работа с организациями, находящимися в стадии ликвидации 1 час 2 дн. -//-	1 час	2 дн	-//-

З.Г.Кулигина, зам. начальника
отдела ОСД-методист ЦГА УР