Еще несколько лет назад единственным
направлением работы нашего архива в
области использования документов по
личному составу являлось исполнение
запросов граждан социально-правового
характера. В последнее время с изменением
приоритетов в исторической науке
повышается роль документов историко-биографического
характера, в их числе и документов по
личному составу, в научно-исторических
исследованиях, проведении
генеалогических изысканий.
Анализ тематики исследований в читальном
зале ЦГА УР за 1992-1999 годы показал, что треть
пользователей занималась историей
населенных пунктов, отдельных предприятий,
организаций, восстановлением родословий.
Им предоставлялись ранее
малоиспользуемые документы: от
метрических книг, формулярных списков до
личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты.
Учитывая важность историко-биографических
документов, как исторического источника
для составления родословий, изучения
истории края архив принимает все меры к
пополнению данной категории документов. В
ЦГА УР на хранение приняты в полном объеме
переписные листы сплошной и выборочной
Всесоюзной переписи населения 1989 года по
Удмуртской Республике, которые по
указанию ЦСУ СССР должны были быть
уничтожены.
Архивный фонд Госкомитета УР по
управлению госимуществом представлен
списками граждан УР, имеющих право на
получение приватизационных чеков, за 1992-1994
годы в объеме 1447 ед. хр. В них содержатся
анкетные данные на каждого жителя
республики, его адрес, состав семьи.
В
настоящее время идет работа по приему на
госхранение записей актов гражданского
состояния от Комитета по делам ЗАГС при
Правительстве УР за 1918-1924 годы, что в
будущем обеспечит историко-биографические
и генеалогические исследования
источниками первостепенного значения.
В
связи с истечением сроков ведомственного
хранения (75 лет) значительных по объему
комплексов документов архивисты Удмуртии
начали работу по переводу документов по
личному составу на постоянное хранение.
На
протяжении многих лет продолжается
дискуссия: стоит или нет проводить такую
работу. Одни считают, что эта категория
документов несет только справочную
функцию, что это однородный, стандартный
источник и хранение его бесперспективно в
плане использования. Другие предлагают
выборочный подход к отбору документов,
учитывать только служебное положение лица,
характер заслуг, исторический период и т.д.
Мы считаем, что работа по переводу
документов по личному составу на
постоянное хранение позволит пополнить
архивные фонды новыми документальными
источниками массового характера.
В 1996
году в ЦГА УР были разработаны «Методические
рекомендации по отбору и переводу на
постоянное хранение документов по личному
составу учреждений, организаций и
предприятий», отработаны критерии отбора
документов. Опыт работы освещался в 5
номере журнала «Отечественные архивы» за
1997 год, поэтому подробно останавливаться
на методике этой работы не буду.
В
список организаций, документы которых
переводятся на постоянное хранение,
включаются учреждения, предприятия из
разных отраслей народного хозяйства,
охватывающие большое количество людей с
разными условиями труда, формой оплаты,
уровнем образования, занимаемыми
должностями и т.д.
В
соответствии с «Методикой…» были приняты
документы по личному составу Ижевского
машиностроительного завода, одного из
старейших заводов Удмуртии, за 1884-1929 годы.
Это приказы по личному составу,
регистрационные листки, алфавитные книги,
личные карточки, трудовые книжки. Из них,
кроме данных о приеме и увольнении рабочих,
можно почерпнуть сведения о численности
рабочих, о развитии производства, о
появлении новых профессий, научной
организации труда. К этим документам часто
обращаются жители города – представители
рабочих династий, интересующихся историей
своих предков, информация уже
использовалась для написания книги по
истории завода.
Из
ведомственного архива МВД УР были приняты
на госхранение личные дела уволенных
сотрудников за 1921-1969 годы в количестве 4053
ед. хр. Если учесть, что документов по
основной деятельности Министерства
внутренних дел Удмуртии на хранении в
нашем архиве не имеется, то личные дела
сотрудников этого ведомства представляют
определенный интерес. Они дадут
возможность получить исследователям
объективную картину социального состава
работников, сведения о кадровой политике,
механизме ее проведения, о репрессиях 30-х
– 50-х годов, позволят проследить судьбы
конкретных людей. К фонду, в первую очередь,
обращаются сотрудники министерства для
создания своего музея, комнат боевой славы
в городских и районных отделениях. При
подготовке к празднованию 75-летия
архивной службы Удмуртии мы обращались к
личным делам ее руководителей, т.к. архивы
в свое время входили в структуру МВД.
Комплектуясь историко-биографическими
документами, архив работает на будущие
исследования социологического, социально-экономического
и генеалогического характера, а в том, что
количество этих исследований будет
увеличиваться мы убедились, когда провели
в 1999 году «круглый стол» на тему «Генеалогия:
взгляд сквозь годы». Девизом заседания
стали слова русского историка Н.М.
Карамзина: «История предков всегда
любопытна для того, кто достоин иметь
Отечество». В работе «круглого стола»
приняли участие студенты УдГУ, учащиеся
школ г. Ижевска, граждане, интересующиеся
своей родословной. О методике составления
родословий различных социальных групп
населения, о схеме генеалогического древа
рассказала Т.Ю. Силуянова, председатель
правления Пермского центра
восстановления фамильных родословий. Ее
выступление вызвало живой интерес
участников заседания. Сотрудники
подготовили «Обзор архивных фондов ЦГА УР,
содержащих генеалогическую информацию», в
котором была дана подробная
характеристика отдельных историко-биографических
источников: метрических книг, брачных
обысков, клировых ведомостей, формулярных
списков и т.д.
Своим
опытом по составлению родословных
поделились с молодежью завсегдатаи
читального зала архива: краеведы Логинов В.С.,
Темников Н.П., Митрохин В.П. Они
продемонстрировали схемы своих
родословий, рукописи книг по истории семей.
Документы по личному составу
использовались нами в экспозициях
выставок, при подготовке сборников
документов, теле-, радиопередач, написании
статей.
На
выставках «Ижевск и ижевчане» (посвященный
240-летию г. Ижевска), «Луппов П.И. – первый
историк удмуртского народа», «Купечество
и предпринимательство Сарапульского и
Глазовского уездов Вятской губернии», «Мы
признали за благо произвести первую
всеобщую перепись населения Империи» были
представлены личные дела, анкеты,
заявления, формулярные (послужные) списки,
приказы, актовые записи о рождении и
смерти. Одни выставки экспонировались в
музеях, библиотеках на научно-практических
конференциях, другие – в читальном зале
ЦГА УР.
В
связи с избранием первого Президента
Удмуртской Республики в 2000 году был
составлен справочник «Руководители
Правительства Удмуртской Республики», в
который вошли фотографии и биографические
справки на председателей Правительства
Удмуртии за период с 1921 по 2000 годы. При его
подготовке были использованы личные дела,
хранящиеся не только в ЦГА УР, ЦДНИ УР, но и
в архиве Правительства УР.
В
сборник документов «Я – удмурт»,
посвященный 100-летию удмуртского поэта и
общественного деятеля К. Герда, вошел ряд
документов по личному составу. Сборник
подготовлен сотрудниками ЦГА и ЦДНИ УР при
финансовой поддержке «Института Открытое
общество» в электронном виде и размещен в
сети «Интернет».
В
условиях проведения экономических реформ,
вследствие которых многие предприятия и
организации реорганизуются,
приватизируются, ликвидируются часто без
правопреемника остро встают вопросы
приема на хранение документов, в т.ч. и по
личному составу, образовавшихся в их
деятельности. На 1 января 2001 года в ЦГА УР
на хранении находилось свыше 94 тыс.
документов по личному составу, их
количество постоянно увеличивается, т.к. в
Республике нет специального архива для их
хранения.
Большой комплекс документов по личному
составу несет ряд проблем, связанных с
увеличением количества запросов
социально-правового характера. За
последние три года нами исполнено 9594
запроса. Работой по исполнению запросов
социально-правового характера занимаются
три сотрудника отдела информации и
публикации документов.
С
целью повышения эффективности работы по
исполнению запросов в архиве
разрабатывается АБД о документах по
личному составу. В поиске информации
помогают АБД: «Справочник о документах по
личному составу, хранящихся в
республиканских, городских и районных
архивах Удмуртской Республики», «Местонахождение
документов по личному составу в
ведомственных архивах», «Картотека личных
дел сотрудников строительных трестов 18 и 51»,
«Сведения о населенных пунктах по
приходам церквей Удмуртии и наличие в ЦГА
УР метрических книг».
Учитывая увеличение запросов, связанных с
награждением граждан орденами и медалями
созданы АБД «Алфавитный указатель фамилий
граждан, отмеченных званиями и знаками
отличия» по нескольким заводам г. Ижевска.
Заполняются БД «Предметно-тематический
межфондовый указатель к документам по
награждению граждан знаками отличия», «Список
лиц, награжденных медалью «За доблестный
труд в Великой Отечественной войне 1941-1945
гг.».
Рост
количества социально-правовых запросов не
единственная сложность, возникают
трудности при выдаче документов по
личному составу в читальный зал, т.к. в них
могут содержаться сведения
конфиденциального характера. Разрешение
на выдачу дел по личному составу дается
директором архива.
Документы предоставляются в читальный зал
гражданам, на которых они заведены, или их
наследникам. В этом случае граждане пишут
личное заявление. Исследователи, научные
интересы которых требуют изучения
документов по личному составу,
допускаются к работе с документами только
по письму направляющей их организации, где
указывается тема и цель исследования и
обосновывается необходимость работы с
документами по личному составу.
Исследователь предупреждается о
необходимости соблюдения тайны личной
жизни граждан и использования полученной
информации в обобщенном и исключающем
идентификацию виде.
К
сожалению, проследить, как в дальнейшем
будет использована полученная информация
не представляется возможным. Очень жаль,
что «Правила работы пользователей в
читальных залах государственных архивов
РФ» (1998 год) не предусматривают взятие
какой-либо подписки или обязательства с
пользователей о соблюдении установленных
требований, как это установлено, например,
«Регламентом доступа к материалам
прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных
дел» (1993 год).
Единственным выходом из этой ситуации
может быть только конвертирование листов
в делах, содержащих конфиденциальную
информацию, но и это не дает 100% гарантию
нераспространения такой информации.
Итак,
всё вышесказанное еще раз подтверждает
настойчивую необходимость в организации
постоянного хранения документов по
личному составу и активного их
использования.
И.Н.Зайцева, начальник отдела
информации
и публикации документов ЦГА УР
