Гостевая книга

Обзор работы ЭПМК Комитета за 2006 г.

В 2006 г. проведено 11 заседаний Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов. На заседаниях ЭПМК рассмотрено 225 вопросов, в т.ч. 44 традиционных, что на 78 вопросов больше чем в 2005 г.

ЭПМК согласовано: 11 методических пособий, в том числе 4 примерных номенклатуры дел (для государственного лечебно-профилактического учреждения УР, районной (городской) прокуратуры, государственного, муниципального музея УР, отделений Управления Федерального казначейства по УР); примерная инструкция по делопроизводству в органах по делам молодёжи городов, районов УР, Сборник образцов титульных листов архивных описей дел, Программа стажировки сотрудников муниципальных архивов на базе государственных архивов, Памятки и методические рекомендации по ведению учётных документов в архивах организаций, по созданию электронных копий описей дел в ЦГА УР, по организации работы с общественными объединениями, Регламент работы ЭПМК Комитета. Рассмотрено 17 организационных вопросов: о контроле за исполнением ранее принятых решений ЭПМК, о порядке представления на рассмотрение ЭПМК актов о необнаружении дел в архивах организаций, о порядке включения организаций в списки источников комплектования архивов и исключения из списков и др.; 10 вопросов - о фондировании документов, об установлении номеров описей дел по личному составу, о реорганизации организаций; 8 вопросов - об установлении сроков хранения дел, крайних дат функционирования организаций, о порядке передачи дел на постоянное хранение; 3 вопроса об утрате документов в организациях.

В списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включено 40 организаций, в т.ч. 15 организаций - в источники комплектования ЦГА УР, 2 организации - в источники комплектования ЦДНИ УР, 23 организации - в источники комплектования муниципальных архивов (в основном, это вновь образованные муниципальные образования). Исключено из списка организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов 95 организаций, в т.ч. 6 организаций – из источников комплектования ЦГА УР, 1 организация - из источников комплектования ЦДНИ УР, 88 организаций – из источников комплектования муниципальных архивов.

На заседаниях ЭПМК рассмотрено, согласовано и утверждено: 

- описей управленческих документов – 58,706 тыс.ед.хр.

- описей дел по личному составу – 105,955 тыс.ед.хр.

- описей НТД – 1,273 тыс.ед.хр.

- описей фото – 4,329 тыс.ед.хр.

- описей фонодокументов – 47 ед.хр.

- описей видеодокументов – 97 ед.хр.

- описей МЧД – 41 ед.хр.

- инструкций по делопроизводству – 123

- Положений об ЭК – 177

- Положений об архиве - 184

- номенклатур дел - 648.

В 2006 г. на контроль поставлено 9 вопросов.

Качественные материалы представлялись ЦГА УР, ЦДНИ УР, ГУ «ГАСПД УР», архивными отделами администраций МО Камбарского, Киясовского, Юкаменского районов, архивным отделом документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации г. Ижевска. 

В отчётном году возвращено на доработку 142 документа (описи дел, номенклатуры дел, положения об ЭК, архивах организаций). Больше всего документов возвращено для доработки архивному отделу Администрации МО «Граховский район» (в основном, положения об ЭК и архивах организаций). Недоработанный материал на рассмотрение ЭПМК Комитета поступал от архивных отделов администраций МО Шарканского, Дебёсского, Ярского и некоторых других районов. Основные причины возврата материала с ЭПМК повторяются. При составлении описей дел не всегда учитывается смена формы собственности организаций, что ведёт к нарушению фондирования. Отмечаются существенные недостатки в составлении предисловий к описям. Не всегда правильно оформляются титульные листы, не указываются изменения в названии фондообразователей, не составляются дополнительные титульные листы с перечислением названий организаций – предшественников с указанием крайних дат их деятельности и подчинённости. Большинством муниципальных архивов нарушается порядок представления справок о включении организаций в списки источников комплектования и исключении их из списка источников комплектования. 

Материалы на рассмотрение ЭПМК Комитета, в основном, представляются в соответствии с Регламентом работы комиссии, однако, практика выполнения годового плана по утверждению документов на ЭПМК в ноябре-декабре сохраняется. 

Сведения о рассмотренных на заседаниях ЭПМК материалах заносятся в базу данных программного комплекса «ЭПМК».

В.Д. Опарина, секретарь ЭПМК
Комитета по делам архивов при
Правительстве УР