Гостевая книга

ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Из опыта работы Центрального государственного архива 
Удмуртской Республики по повышению квалификации
 архивистов

Качественная и полноценная работа по формированию АФ УР, обеспечению сохранности документов и их использованию требует от архивистов высокого профессионализма, глубоких знаний и широкого кругозора. Сегодня мы должны не только владеть архивной терминологией, но и досконально знать делопроизводство, разбираться в правовых вопросах, ориентироваться в действующем законодательстве, иметь навыки работы на компьютере.

Именно поэтому большое значение в ЦГА УР всегда придавалось вопросам повышения квалификации руководителей архивов и делопроизводственных служб, а также ответственных за архивы организаций - источников комплектования ЦГА УР, поскольку эти работники зачастую не имеют не только специального образования, но даже необходимых навыков и знаний. Для их обучения наш архив использует самые различные формы и методы. Это семинары-совещания, стажировки заведующих архивами и ответственных за архивы, семинары представителей экспертных комиссий организаций - источников комплектования ЦГА УР и т. д. по вопросам делопроизводства и архивного дела. 

В 1970-1980 гг. архив ежегодно проводил курсы повышения квалификации по делопроизводству и архивному делу для работников делопроизводственных служб и ответственных за архивы. Программа курсов предусматривала лекции сотрудников ЦГА УР и практические занятия по делопроизводству и архивному делу. В конце обучения итоговые экзамены принимала комиссия, состоявшая из представителей Архивного управления при Совете Министров УАССР и руководства ЦГА УАССР. В связи с тем, что в начале 1990-х годов данный вид деятельности стал лицензированным, мы отказались от организации и проведения таких курсов. Однако, работа по повышению квалификации работников архивов стала развиваться в других формах.

Так, уже на протяжении нескольких лет, в начале каждого года ЦГА УР организует и проводит семинары-совещания с заведующими архивами и ответственными за архивы организаций - источников комплектования ЦГА УР по вопросам упорядочения документов, составления номенклатуры дел, передачи документов на постоянное хранение. На семинары - совещания, как правило, приглашаются архивные работники организаций, включенных в план работы ЦГА УР по этим направлениям деятельности. На семинарах - совещаниях специалисты ЦГА УР знакомят архивных работников организаций с новыми нормативными документами в области архивного дела и делопроизводства, с порядком представления на рассмотрение ЭПМК Комитета описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архиве, экспертной комиссии и т. д. При этом, программа семинаров - совещаний ежегодно расширяется - кроме традиционных вопросов обсуждаются также проблемы обеспечения сохранности документов в архивах организаций, их учета и использования архивной информации.

Проведение подобных семинаров - совещаний дает свои положительные результаты. Во-первых, устанавливается график представления организациями документов на рассмотрение ЭПМК Комитета. Во-вторых, повышается качество разработки номенклатур дел, проведения экспертизы ценности документов и, как следствие - составления описей дел постоянного срока хранения и по личному составу. По завершению работы семинара-совещания для его участников проводится экскурсия по одному из архивохранилищ ЦГА УР, во время которой особое внимание уделяется обеспечению условий хранения документов и повышению их безопасности.

Еще одной формой работы ЦГА УР по повышению квалификации заведующих архивами и ответственных за архивы стало проведение ежегодной стажировки работников делопроизводственных служб и архивов организаций по теме «Организация работы ведомственного архива». Впервые такая стажировка была проведена в октябре 2002 г. Что-то из предложенного нами прижилось сразу, что-то мы меняли, расширяли, совершенствовали. В итоге, к настоящему времени нами накоплен определенный опыт работы в этом направлении. В основном, на стажировку приглашаются ответственные за архивы, не имеющие опыта работы в архивном деле. Заявки принимаются от всех заинтересованных учреждений и организаций, независимо от отраслевой принадлежности и формы собственности. Обычно набирается группа в составе 10 слушателей.

Программа стажировки разрабатывается ежегодно. Как правило, ее составляет методист ЦГА УР совместно с начальником отдела ведомственных архивов. При этом, учитываются пожелания и рекомендации представителей организаций, присутствовавших на предыдущих стажировках. Программа стажировки рассматривается на заседании методической комиссии и утверждается директором ЦГА УР. Для участников стажировки методистом архива обязательно готовится выставка нормативно-методической литературы, которая всегда вызывает большой интерес. В настоящее время программа стажировки рассчитана на 40 учебных часов. Она включает в себя теоретические и практические занятия. Теоретические занятия проходят в форме лекций, на практических занятиях участники стажировки занимаются разработкой конкретных номенклатур дел своих организаций, проводят экспертизу ценности документов, составляют описи дел, обучаются приемам реставрации документов, исполняют запросы социально-правового характера, получают информацию о различных формах использова¬ния архивных документов. Для участников стажировки обязательно проводится экскурсия в архивохранилище ЦГА УР. Обычно в процессе стажировки проходят оживленные дискуссии её участников по многочисленным вопросам, возникающим у них в процессе работы. В организации и проведении стажировки принимают участие все отделы архива. Занятия проводят начальники отделов ведомственных архивов, комплектования и экспертизы ценности документов, научно-справочного аппарата, обеспечения сохранности документов, информации и публикации документов, информационно - поисковых систем, методист ЦГА УР. По итогам работы слушателям выдаются справки о прохождении стажировки с указанием прослушанных тем.

В апреле 2005 г. в нашем архиве прошли ежегодную стажировку архивные работники из 8 учреждений и организаций. Это представители ОАО «Удмуртэнерго», ОАО «Редуктор», Управления Федеральной антимонопольной службы по УР, Управления Росприроднадзора по УР и др. После проведении стажировки мы получили от них много положительных отзывов и благодарных слов.

Такую форму повышения квалификации заведующих архивами и ответственных за архивы, как проведение ежегодной стажировки, в настоящее время мы считаем наиболее приемлемой и перспективной, так как именно стажировка сочетает в себе разные методы обучения, дает знания основ законодательной и нормативной базы архивного дела Российской Федерации и Удмуртской Республики, позволяет приобрести практический навык в организации работы архивов, а также является прекрасной возможностью для обмена опытом.

В ЦГА УР большое внимание уделяется вопросам повышения квалификации не только работников архивов организаций, но и сотрудников самого архива. В практику работы архива уже давно вошло систематическое проведение различных занятий, семинаров и учеб. Кроме того, широко применяется самостоятельное изучение законодательных и нормативных документов, методических пособий, необходимых в работе. Наиболее остро проблема повышения квалификации стоит в отделе ведомственных архивов, поскольку сотрудники этого отдела чаще других общаются с представителями различных учреждений и организаций. Сказывается также и тот факт, что коллектив отдела за последние два года сменился почти на 80 %. Руководством архива было принято решение о проведении в 2005 г. целого цикла методических учеб для сотрудников отдела ведомственных архивов. Методистом архива совместно с начальником отдела ведомственных архивов был составлен план проведения этих учеб, направленный на углубленное и детальное изучение вопросов по организационно-методическому руководству и контролю за работой архивов организаций – источников комплектования ЦГА УР. Согласно этому плану в течение 2005 г. было проведено 11 занятий с периодичностью - 1 занятие в месяц.

В итоге сотрудниками отдела изучены Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., ГОСТ 6.30-2003, рассмотрены проблемы внедрения в практику работы архивов организаций таких нормативных документов и методических разработок, как «Памятка по отбору, учету и описанию особо ценных документов в архивах организаций», «Методические рекомендации по отбору и переводу на постоянное хранение документов по личному составу учреждений, организаций, предприятий УР, находящихся на государственном и ведомственном хранении» и др. Обсуждались проблемы применения законодательных и нормативных документов в области архивного дела, вопросы учета документов в архиве организации и упорядочения документов, проводились обзоры профессиональных периодических изданий по вопросам архивного дела и делопроизводства. В подготовке и проведении занятий принимали участие все сотрудники отдела ведомственных архивов. Занятия проходили в форме собеседований и семинаров. В качестве примеров приводились конкретные ситуации, возникающие в процессе работы в организациях.

На наш взгляд, проведение такой формы повышения квалификации в отдельно взятом отделе хорошо сказывается на качестве работы и профессиональном уровне сотрудников архива и зарекомендует себя в будущем. В 2006 г. решено продолжить практику проведения таких занятий. Цикл методических учеб запланирован для сотрудников отдела обеспечения сохранности документов ЦГА УР. 

Е.Ю.Дубовцева, начальник отдела 
ведомственных архивов ЦГА УР

З.Г.Кулигина, зам.начальника отдела 
обеспечения сохранности 
документов, методист ЦГА УР