Берегите архивные документы

Забота о сохранности архивных документов, отражающих историю города, района, организации является обязанностью каждого работника, имеющего дело с документами. Все больше понимание значимости архивной истории проявляется на федеральном и республиканском: уровнях. Не случайно в архивном законодательстве России, в Законе Удмуртской Республики «Об Архивном фонде Удмуртской Республики и архивах» ответственность за сохранность документов возложена на руководителей организаций и предприятий всех форм собственности.

Рождение будущих архивных богатств происходит в текущем делопроизводстве. От того, насколько четко и грамотно ведется оно в организации или на предприятии, зависит сохранность и наилучшее использование документов в будущем.

Проверяя состояние делопроизводства и сохранность документов в организациях и предприятиях, состоящих на учете архивного отдела Администрации района, и анализируя качество документов при сдаче их на госхранение, специалисты отдела сталкиваются со многими недостатками в делопроизводстве: неправильное оформление дел, не подписанные руководителем приказы, отсутствие даты и печати, несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов. Такие «документы» не имеют юридической силы и впоследствии не могут быть использованы при исполнении запросов организаций и граждан.

Невнимательное отношение к документам управленческого характера, недооценка их значимости в будущем является причиной неполного документирования деятельности предприятий и хозяйств. Так, в последние годы некоторые предприятия сельскохозяйственного производства до минимума снизили количество документов, передаваемых на государственное хранение, отказались от ведения таких дел, как экономический анализ деятельности, учет качества продукции, эпизоотического состояния животных и т.д. Но без этих и других важных документов в будущем невозможно будет получить разносторонние и правдивые данные о развитии хозяйства, результатах его работы, наконец, о культуре производства.

Следует обратить внимание на сохранение документов о достижениях своего предприятия, трудового коллектива, его участия в жизни района, получении наград, дипломов и т.д. К сожалению; во многих организациях не придается должного значения такого рода архивным документам. А как они бывают нужны, когда подходит юбилейная дата, знаменательное событие в жизни предприятия? В прежние годы было хорошей традицией оформлять к памятным датам альбомы, буклеты. К примеру, хранящиеся в районном архиве многочисленные альбомы-эстафеты, фотоальбомы о делах тружеников района за 1967-1989 годы вызывают большой интерес исследователей.

В последнее время часто возникают спорные ситуации по праву владения организациями и предприятиями недвижимостью, строительными объектами. Этого, безусловно, можно было бы избежать, если бы в свое время акты ввода оконченных строительством объектов и другие необходимые документы были правильно оформлены и сохранены. А так как своевременно это сделано не было, то, например, актов ввода в действие многих объектов, построенных ОАО «Чепца» (ранее ПМК-267), не оказалось ни у самих организаций-заказчиков, ни у строителей, не переданы они и в архив. В итоге - длительная волокита, судебные разбирательства.

Особую тревогу вызывает судьба документов по личному составу работников (приказы по приему, перемещению и увольнению, трудовые контракты и договоры, документы по заработной платы - лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и др.), которые образуются в организации и хранятся там -75 лет. Эти документы имеют большую социальную значимость, так как часто используются по запросам граждан, особенно при выходе на пенсию или при ее перерасчете. В таком случае пенсия заявителя напрямую зависит от грамотности и ответственности работника, который оформляет или когда-то оформил эти документы. Поэтому к кадровой и бухгалтерской службам должны предъявляться особые требования. Есть примеры, когда на эти должности назначаются случайные люди, не получившие соответствующей подготовки по работе с документами. К чему это приводит?

В архивный отдел обращается пожилой человек за подтверждением трудового стажа и заработной платы для перерасчета пенсии. При подготовке справки работниками архива выявлено, что в одном документе он назван «Наговицин Виктор Анатольевич», в другом - «Наговицын Виктор А.». Это один и тот же человек или разные? Заявитель расстроен, просит исправить ему букву в фамилии. Но архивные работники это делать не вправе, и придется ему восстанавливать справедливость через суд.

Много примеров различного написания имени (Антонина - Антонида, Валентина -Валинтина, Генриэтта - Генарита), неполного отчества (Алекс., Вл., Ник., С.) и т.д.

При проверке ведения бухгалтерских документов ряда предприятий отмечаются многократные зачеркивания, исправления не только в плановых и отчетных документах, но и в лицевых счетах работников. Все это - свидетельства халатного отношения работников к оформлению документов, а значит и к своим должностным обязанностям.

Важно не только правильно оформить документы, но и сохранить их в течение законодательно установленного времени. Нарушение правил хранения приводит к утрате или гибели ценнейших документов. Вот один из примеров. В связи с банкротством ОАО «Глазовское» в районный архив поступили документы по личному составу за 1962-2000 годы, среди которых хуже всего сохранены лицевые счета за последнее десятилетие. Без предварительного ремонта и реставрации их использование невозможно, а ведь для наведения справок они нужны уже сегодня?

Для обеспечения сохранности документов в организациях и предприятиях должны быть архивохранилища, оборудованные в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. Из 70 организаций, являющихся источниками комплектования районного архива, 45 имеют отдельные помещения для хранения документов, но далеко не все они в полной мере соответствуют требованиям. Если в Глазовском лесхозе, ОАО «Чепца», ОАО «Чура» и ряде других предприятий архивохранилищам можно дать положительную оценку, то в СПК «Слудка», СПК «Коротай» для этого должны быть приняты неотложные меры. В организациях, имеющих небольшие архивы, для хранения документа допустимо исполь­зовать металлические шкафы и сейфы.

Хорошо бы в штат каждой организации, предприятия ввести должность архивиста, для координации работы специалистов по качественной и своевременной обработке документов и передаче их на государственное и ведомственное хранение, составления научно- справочного аппарата к документам, исполнения запросов социально-правового и тематического характера.

Готовится к рассмотрению в Государственной Думе новый закон об Архивном фонде Российской Федерации, а это значит, что будут и другие законодательные и нор­мативные документы, и требования к делопроизводству и сохранности документов еще будут повышены.

Н. П. Титова, начальник 
архивного отдела Администрации
Глазовского района.

            В настоящее время Н.П. Титова, очень много сделавшая для организации и развития архивного дела в Глазовском районе находится на заслуженном отдыхе.