В коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

В 2000 году проведено 5 заседаний коллегии Комитета по делам архивов, на которых рассмотрено 15 вопросов.

На первом расширенном заседании коллегии, состоявшемся 17 февраля 2000 года с участием руководителей и специалистов республиканских архивных учреждений, представителей органов государственной власти и местного самоуправления, организаций-источников комплектования Архивного фонда УР были рассмотрены итоги работы архивных учреждений Удмуртии за 1999 год и Основные направления развития архивного дела в республике на 2000 год.

Коллегия отметила, что главное внимание деятельности архивных учреждений Удмуртской Республики уделялось исполнению действующего законодательства в области архивного дела, реализации отраслевого раздела "Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 1998-2000 гг." и среднесрочных программ развития архивного дела муниципальных образованиях. Была разработана концепция государственной политики Удмуртской Республики в области архивного дела до 2003 года. В целях совершенствования нормативно-правовой базы деятельности муниципальных архивов органами местного самоуправления принято в отчетном году 62 постановления и распоряжения. Кроме этого различные аспекты организации архивного дела обсуждались на коллегиях администраций районов.

Активно решались вопросы повышения уровня безопасности республиканских архивных учреждений, улучшения условий хранения документов и укрепления материально-технической базы муниципальных архивов. В целях контроля над состоянием сохранности архивных документов было проведено более 850 проверок организаций различных отраслевых систем. Отмечено, что обеспечение сохранности документов на стадии их ведомственного хранения несколько улучшилось.

Коллегия отметила, что в целом по республике перевыполнены количественные плановые показатели 1999 года по основным направлениям деятельности архивных учреждений Удмуртии. В государственные и муниципальные архивы поступили значительные комплексы документации на постоянное хранение. Значительно превышены объемы работ по усовершенствованию и переработке описей, реставрации, переплету и картонирования дел, созданию страхового фонда особо ценных документов. Произошли качественные изменения в процессе внедрения автоматизированных архивных технологий в практику работы архивных учреждений. Объем информации в тематических базах данных увеличился в 5 раз. Активно проходила выставочная и публикационная деятельность, использование архивных документов в телерадиопередачах. Архивными учреждениями республики в 1999 году исполнено около 12,4 тыс. запросов организаций и граждан.

В месте с тем, коллегия отметила, что уровень бюджетного финансирования не позволил реализовать комплекс мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда УР. Затянулась работа по приведению на должный уровень нормативно-методической базы деятельности ведомственных архивов и делопроизводственных служб. Не решены проблемы государственного учета, сохранности и своевременной передачи документов государственной части Архивного фонда УР в организациях, сменивших форму собственности.

Коллегия решила одобрить Основные направления развития архивного дела в Удмуртской Республике на 2000 год, а также принять к сведению итоги работы за 1999 год, и обратить внимание руководителей государственных и муниципальных архивов на имеющиеся недостатки в работе.

27 июня 2000 года коллегией рассмотрены итоги проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях Министерства сельского хозяйства и продовольствия УР, предприятиях агропромышленного комплекса УР.

Коллегией отмечено, что определенная роль в координации работы по отбору на госхранение документов Архивного фонда принадлежит Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства сельского хозяйства и продовольствия. Активизировалась работа территориальных управлений сельского хозяйства по организации архивного дела в подведомственных организациях. Во многих организациях созданы ЭК, имеются согласованные с ЭПМК номенклатуры дел, конкретные инструкции по ведению делопроизводства, в основном на хорошем уровне организовано оформление и хранение кадровой документации. На должном уровне поставлена работа ведомственного хранения документов в "Удмуртпродконтракте", ГП "Удмуртские семена", на Сарапульской кондитерской фабрике.

Вместе с тем, коллегия обратила внимание на ряд недостатков. Министерство сельского хозяйства и продовольствия не осуществляет должный контроль над работой архивных и делопроизводственных служб в подведомственных организациях и предприятиях. Более трети учреждений не имеют помещений под архивы. В объединенном ведомственном архиве выявлены серьезные нарушения правил государственного учета и хранения документов. Имеются факты утраты и гибели документов в результате нарушения норм обеспечения сохранности документов и противопожарной безопасности.

Коллегия рекомендовала Министерству сельского хозяйства и продовольствия УР принять меры по осуществлению постоянного контроля над работой делопроизводственных служб сельскохозяйственных организаций и предприятий. Укрепить их материально-техническую базу и кадровый состав. Архивным учреждениям оказать методическую и практическую помощь в оптимизации работы объединенного ведомственного архива Министерства сельского хозяйства и продовольствия УР.

На этом же заседании коллегии при обсуждении хода работы по рассекречиванию архивных документов в госархивах республики было отмечено, что в общий оборот введен значительный комплекс документов, однако имеется ряд недостатков. Снижены темпы планового рассекречивания документов, особенно документов созданных до 1942 года и документов первичных организаций.

Коллегия предложила ЦДНИ УР активизировать работу по плановому рассекречиванию документов, предусмотреть ликвидацию отставания в плане работы на 2001-2002 годы.

Заслушав информацию о состоянии работы по повышению деловой квалификации сотрудников архивных учреждений Удмуртской Республики и мерах по ее совершенствованию в соответствии с решением коллегии Росархива от 29 сентября 1999 года "Об организации работы архивных учреждений Российской Федерации по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров", коллегия решила организовать с 2000-2001 учебного года постоянно действующий семинар для сотрудников Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, ЦГА УР, ЦДНИ УР, продолжить практику проведения занятий и семинаров по повышению квалификации. Рекомендовать сотрудникам, имеющим среднее и непрофильное образование, продолжить обучение в Уральской академии госслужбы при Президенте Российской Федерации, Московском историко-архивном институте РГГУ, исторических факультетах Уральского и Удмуртского государственных университетов, использовать возможности Отраслевого центра повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления ВНИИДАД.

Также коллегия решила представить справочник-указатель "Православные храмы Удмуртии" на соискание Государственной премии Удмуртской Республики за 2000 год, а книгу А.В. Новикова "Золотой ларец" - на соискание премии Правительства Удмуртской Республики в отрасли социальной сферы за 2000 год.

Итоги работы архивных учреждений Удмуртии за I полугодие 2000 года были подведены на заседании коллегии, которое состоялось 18 июля 2000 года.

Коллегия отметила, что при реализации отраслевых разделов "Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 1998-2001 гг." и "Программы деятельности Правительства Удмуртской Республики на 1999-2003 гг." проделана определенная работа по выполнению основных мероприятий и количественных показателей архивного дела, запланированных на I полугодие 2000 года. Была отмечена положительная работа ЦГА УР, ЦДНИ УР, архивных отделов администраций городов Глазова и Ижевска, а также Алнашского, Воткинского, Глазовского и ряда других районов. Вместе с тем, коллегия отметила, что не удалось реализовать полный комплекс мер по повышению уровня безопасности документов Архивного фонда УР, реконструкции зданий архивов и их техническому оснащению. Не выдерживались сроки проведения проверок наличия дел, не выполнены плановые показатели по приему документов на госхранение, сдерживались темпы внедрения автоматизированных архивных технологий. Коллегия обратила внимание руководителей архивных учреждений на необходимость устранения имеющихся недостатков. Обратить особое внимание на выполнение постановления Правительства УР от 17.04.2000 г. № 349 "О мерах по сохранению, повышению уровня безопасности и улучшению использования документов Архивного фонда УР".

Четвертое заседание коллегии состоялось 7 сентября 2000 года. На нем была заслушана информация об итогах комплексных проверок работы архивных отделов администраций Каракулинского и Дебесского районов. Рассмотрев итоги проверок в Каракулинском районе, коллегия отметила серьезные недостатки в работе муниципального архива. Не созданы условия для сохранности документов, серьезную тревогу вызывает состояние учета архивных документов. Не на должном уровне находиться научно-справочный аппарат к документам, работа с источниками комплектования. Перестали приниматься на хранение документы по личному составу. Слабо ведется использование документов. Недостатки в работе выявлены и в архивном отделе Администрации Дебесского района. С нарушением ведутся учетные документы, практикуется выдача дел во временное пользование по устной договоренности. Недостаточно проводится работа с организациями, включенными в источники комплектования после 1995 года. Не предусмотрены мероприятия в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Коллегия рекомендовала Администрации Каракулинского района изыскать возможности для улучшения условий хранения документов, укрепить кадровый состав архивного отдела. Архивному отделу Каракулинского района разработать "Программу развития архивного дела в Каракулинском районе до 2003 года", внедрить "Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ", устранить выявленные недостатки в работе. Администрации Дебесского района было рекомендовано оснастить архивный отдел компьютерной техникой. Отделу по делам архивов привести свою работу в соответствие с "Правилами работы государственных районных и городских архивов".

23 ноября 2000 года на заседании коллегии была заслушана информация о состоянии сохранности и делопроизводства в учреждениях Министерства финансов Удмуртской Республики.

Коллегия отметила, что организация документационного обеспечения управления в основном отвечает нормативным требованиям, утверждены и согласованы нормативно-методические документы, регламентирующие работу делопроизводственной службы и архива. Заметную роль стала играть Центральная экспертная комиссия, для обеспечения сохранности документов выделено новое помещение архива. В финансовых управлениях, отделах администраций городов и районов грубых нарушений правил хранения, и утраты документов обнаружено не было. Однако коллегия отметила, что имеются ряд недостатков в состоянии сохранности документов и организации делопроизводства. В большинстве финансовых управлениях и отделах администраций нет отдельных помещений под ведомственные архивы, делопроизводство в ряде районов ведется с нарушением правил, нарушаются сроки передачи документов в городские и районные архивы.

Отметив организационную работу, проделанную Министерством финансов Удмуртской Республики в области архивного дела, коллегия рекомендовала активизировать работу ЦЭК, осуществить комплекс необходимых мероприятий по устранению выявленных недостатков, провести проверку наличия дел в ведомственных архивах. Комитету по делам архивов до 1 января 2001 года разработать примерную номенклатуру дел финансовых управлений, отделов администраций городов и районов. Архивным учреждениям республики оказать методическую и практическую помощь в подготовке конкретных номенклатур дел, упорядочении и описании образующихся документов и организации их учета в ведомственных архивах. На этом же заседании коллегии обсуждались итоги контрольных проверок работы архивных отделов администраций Малопургинского, Сарапульского, Увинского районов по реализации законодательства в области архивного дела и исполнению решений коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

Коллегия отметила, что, несмотря на осуществление, архивными отделами ряда мер по устранению ранее выявленных недостатков развития архивного дела, по некоторым направлениям они продолжают сохраняться. Коллегия рекомендовала администрациям Малопургинского, Сарапульского и Увинского районов принять меры по исполнению постановления Правительства Удмуртской Республики от 17 апреля 2000 года №394 "О мерах по сохранению, повышению уровня безопасности и улучшению использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики". Архивным отделам администраций данных районов принять меры к устранению отмеченных недостатков. Приложить все усилия по обеспечению сохранности и учету документов государственной части Архивного фонда, хранящихся в негосударственных организациях.

Также рассматривался вопрос о состоянии охранной и пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики. Было отмечено, что помещения ЦГА УР, ЦДНИ УР отвечают основным существующим требованиям. Архивные отделы размещены в приспособленных помещениях, в основном административных зданий. В ряде отделов проведен капитальный ремонт. Архивохранилища полностью или частично оснащены пожарно-охранной сигнализацией, предусмотрены меры по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций. администрациями районов изданы распорядительные документы по вопросам обеспечения сохранности документов в чрезвычайных ситуациях. Вместе с тем, коллегия отметила, что не все администрации районов и их архивные отделы в полной мере выполняют мероприятия в данном направлении, существуют нерешенные вопросы и в госархивах республики. Коллегия предложила архивным учреждениям привести состояние охранной и пожарной безопасности на должный уровень, устранить отмеченные недостатки.

На заседании коллегии также была заслушана информация об исполнении приказа Росархива от 14.04.2000 г. №5/409-Тр "О хищении документов в РГАЛИ" и о соблюдении нормативных требований в части контроля над сохранностью документов в ЦГА УР и ЦДНИ УР. Коллегия рекомендовала руководителям госархивов республики усилить контроль над выполнением нормативных требований и обеспечением сохранности документов на стадии их использования, обеспечить сейфовое хранение уникальных документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Архивным отделам администраций городов и районов обратить внимание на строгое соблюдение нормативных требований по обеспечению сохранности на всех стадиях работы с документами.

Обсудив вопрос об участии во Всероссийском конкурсе на лучшие журналистские произведения военно-патриотической тематики, коллегия решила направить для участия в конкурсе следующие работы: телепередача о работе тружеников тыла в 1941-1945 гг. из телевизионного цикла "На пути к Республике", радиопередачу "Военные будни "Гвардейцев тыла". Архивные документы свидетельствуют", статью "Чайковский, музыка, война...".

С.В. Чучалов, ведущий специалист контрольно-инспекционного отдела Комитета по делам архивов при Правительстве УР