Научно-практическая
конференция "Архивный фонд
Удмуртской Республики: итоги и
перспективы развития, изучения и
публикации документов"
27
ноября 2003 года с. Завьялово
С.В.
Чучалов - кандидат
исторических наук,
главный специалист контрольно-
инспекционного отдела Комитета по делам
архивов при
Правительстве
Удмуртской Республики
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ: ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ РЕШЕНИЯ
Вопрос пропаганды и использования документального наследия, хранящегося сейчас в государственных и муниципальных архивах Удмуртии, всегда был очень важен для архивистов. Дело здесь не только в выполнении плановых показателей, но и в осознании того, что архивы являются одним из важных элементов системы, которую мы называем "информационное общество".
Несмотря на все успехи, достигнутые в работе по использованию документов Архивного фонда УР, о которых можно говорить достаточно долго, приходится констатировать, что использование документов в муниципальных архивах зачастую не является приоритетной задачей, да и строится оно подчас на инициативе самих архивистов. При весьма интенсивной работе муниципальных архивов по популяризации историко-краеведческих знаний круг потребителей этой информации остается неизменным и не выходит за рамки одного района или города.
Не секрет, что интенсификация и повышение эффективности использования архивных документов - это результат не только создания и развития научно-справочного аппарата (НСА) к ним, отвечающего современным требованиям, но и решения вопросов комплектования и экспертизы ценности документов, принимаемых на государственное хранение.
Говоря о популяризации документов в любом регионе, можно условно выделить три уровня их использования потребителем. Первый уровень – поиск информации социально-правового характера. Второй уровень – использование документов для описания региональной истории (событий, явлений). Третий уровень – привлечение документов отдельного архива как составляющей части для описания сущности явлений в масштабах всего государства. И если на первом уровне архивы справляются блестяще, то на втором и третьем у архивов, особенно муниципальных, возникают проблемы.
Если отойти от конкретной технологии работы, с которой все архивисты знакомы, то имеется множество вопросов, обсуждающихся в среде архивистов, и на которые пока нет определенного и четкого ответа. Не хотелось бы потрясать основы архивоведения, но поскольку эти вопросы обсуждаются в литературе, поэтому я позволю себе их озвучить.
Первый вопрос связан с комплектованием архива. В литературе обсуждается вопрос, стоит ли пересматривать подход к комплектованию как к "использованию на перспективу" или взять за основу критерий отбора на хранение документов, отражающих все аспекты жизни данной конкретной эпохи. Думается, смысл от решения этого вопроса должен быть, поскольку для любого историка важен полный круг источников по тому или иному вопросу. Для архивиста же главное отследить, описать и сохранить документ, а полнота информации по проблеме в принципе вторична. Мне приходилось слышать от муниципальных архивистов, что у них нет интересных документов, писать статьи не о чем. Но жизнь на месте не стояла, сколько интересных событий происходило и в советские времена, и после, а после тем более. Отсюда опять возникает вопрос о том, насколько полно отражаются исторические события в документах, имеющихся на государственном хранении в тех же муниципальных архивах.
В литературе встречается мнение о том, что имеющийся подход "от источника комплектования к историческому событию", нужно дополнить встречным движением "от конкретных исторических событий к источникам комплектования". Предлагается, определив процессы, характерные для данного региона и в целом России, осуществлять поиск документов, как в источниках комплектования, так и в негосударственных структурах, не являющихся источниками комплектования (документы, выполненные для государственных нужд, по государственным контрактам). Следует активно использовать инициативное документирование, но здесь должны помочь историки, которые бы определили, каких сведений им не хватает. Возможно, следует подумать о том, что необходимы выборки отдельных видов документов. Кому могло показаться интересным домашнее видео "новых русских"? Сейчас мы можем говорить о том, что это один из источников по изучению периода первоначального накопления капитала в постсоветской России.
Второй вопрос касается экспертизы ценности документов, которая наиболее важна, поскольку она решает, какие документы будут храниться вечно, а какие нет. Здесь тоже есть вопросы. Соответствует ли критерий отбора по "происхождению документа" современным реалиям и не лучше ли основывать экспертизу документов на критерии "содержание"? Как быть с повторяющейся информацией, почему в архивах мало документов по социальной истории, негосударственной информации? Все эти вопросы требуют решения на российском уровне.
Информация, хранящаяся в архивах, должна быть доступна, и в поиске необходимого документа важную роль играет научно-справочный аппарат. К сожалению, приходится говорить о том, что полнота и уровень описания архивных документов в муниципальных архивах не достаточен. Большинство исследователей не имеют возможности добраться до районного архива, кроме того, они плохо осведомлены о составе его фондов. Для этого архивы шире могли бы использовать и создавать вторичные информационные ресурсы (путеводители, справочники, тематические обзоры, электронные базы данных) в стандартизированной форме, доступные через Интернет, с возможностью поиска по этим ресурсам информации в целом. Полезна была бы интерактивная связь с потребителями информации, доставка копий документов (возможно, платная). Но все это требует решения вопросов финансирования, авторского и смежных прав, разрешения вопросов понимания информации как имущества и др. Должны быть созданы единые правила работы архивов в этом направлении. Другая проблема связана с документами в электронном виде (имеются в ввиду переведенные в электронный формат). Любой потребитель может сделать сколько угодно копий, равнозначных с оригиналом документа, и распоряжаться ими по своему усмотрению. Как быть с правами архивов в этом случае? Архивы не хотят отдавать прерогативу в распоряжении документами. Все это приводит к косвенному, но ограничению распространения информации через Интернет.
Таким образом, без решения этих и других вопросов (определения критериев и технологии отбора документов, создания общеотраслевых баз данных, совершенствования нормативно-методической базы использования документов, правового регулирования доступа к документам) мы не сможем говорить о том, что использование и популяризация документов Архивного фонда УР происходят в полном объеме и удовлетворяют потребности потребителей информации.
Возникает вопрос, а что можно сделать сейчас для более полного использования документов Архивного фонда УР?
1. Стоит подумать о создании в муниципальных архивах обязательного состава научно-справочного аппарата. Сейчас совместно с Комитетом по делам архивов муниципальными архивистами готовится к выходу краткий справочник по фондам муниципальных архивов, который даст возможность познакомить заинтересованных лиц с составом фондов, хранящихся в этих архивах. В будущем, возможно, есть необходимость подготовки справочников по фондам конкретного архива, благо БД «Архивный фонд», заполняемая в районных и городских архивах, может этому помочь. Стоит подумать о возможности публикации научно-справочного аппарата к документам муниципальных архивов в сети Интернет, как это делают государственные архивы.
2. Поскольку практически все муниципальные архивы в недалеком прошлом являлись архивами с переменным составом документов, при подготовке выставок, публикаций необходимо шире использовать фонды других архивов, т.е. осуществлять кооперацию. Возможно координировать эти вопросы при планировании работы.
3. Необходимо скорейшее внедрение модемной связи и сети Интернет в работу муниципальных архивов, что позволило бы сделать муниципальные архивы гораздо доступнее для потребителей информации.
4. Думается, что архивисты вправе ожидать от историков определения приоритетных направлений их исследований и на этой основе строить свою работу, научную, по поиску соответствующих документов и использованию современных методов доведения ее до потребителя. В полном объеме должно проявиться сотрудничество ученых и архивистов в использовании документов при подготовке курсовых и дипломных работ студентами – историками, и не только.
5. Нужно продолжать активное сотрудничество с краеведами, членами Российского общества историков-архивистов по сбору документов, в которых хорошо отражается социальная история конкретного региона, и их использованию.
6. Встречая иной раз оправдания о том, что трудно сотрудничать с редакциями средств массовой информации, хочется порекомендовать использовать Интернет для размещения публикаций и других материалов. Используя его возможности, можно проводить Интернет - выставки.
И в заключение необходимо посоветовать налаживать и поддерживать хорошие отношения с руководителями редакций газет, журналов, радио и телевидения, музеев и библиотек.
