Об итогах паспортизации архивов учреждений, предприятий, организаций – источников комплектования архивных учреждений Удмуртской  Республики за 2002 год

            В соответствии с действующим законодательством в области архивного дела все виды документации государственной и негосударственной частей Архивного фонда Удмуртской Республики подлежат государственному учету независимо от форм собственности и места их хранения. Порядок государственного учета документов установлен Федеральной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) и определен «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»(М.,1997), утвержденным приказом Росархива и зарегистрированным Министерством юстиции РФ.

            Одна из главных задач «Регламента…» определение основных требований к организации и осуществлению государственного контроля за обеспечением сохранности и учетом документов, составляющих Архивный фонд РФ и находящихся на временном хранении в архивах организаций – источников комплектования(ИК) архивных учреждений.

            Паспортизация архивов учреждений, предприятий, проводимая согласно «Регламенту…» и приказу Комитета по делам архивов при Правительстве УР №11 от 11.09.1997 ежегодно, позволяет архивным учреждениям республики контролировать соблюдение законодательно установленных сроков ведомственного хранения документов, их сохранность, состояние и сроки упорядочения документов в организациях, выявлять наличие новых видов документации на различных носителях, владеть информацией о документах социально-правового характера.

            Сводные, по итогам паспортизации, «Сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования на 01.12.2002» республиканские архивы и архивные отделы администраций муниципальных образований представили в Комитет по делам архивов в указанные сроки. Однако, следует заметить, что не представили пояснительные записки к данной статформе архивные отделы администраций Воткинского, Дебесского, Завьяловского, Увинского, Юкаменского районов, а часть архивных отделов предложили пояснительные записки в чрезвычайно краткой форме, в которых нет необходимых разъяснений (Каракулинский, Кезский, Сюмсинский районы). Наиболее подробные информации дали ЦГА УР, ЦДНИ УР, архивные отделы администраций городов Сарапула, Ижевска, Можги, Алнашского, Балезинского, Кизнерского, Малопургинского, Шарканского, Якшур-Бодьинского районов.

            Сведения о состоянии хранения документов не прислали 9 организаций - ИК ЦДНИ УР: 4 организации передали документы на хранение по 1999 год, 4 организации образованы после 1999 года или не представили информацию.

            Итоги паспортизации ведомственных архивов 2002 года выявили стабильный рост показателя обеспеченности нормативно-методической базы архивов и делопроизводственных служб организаций. Так 96% организаций республики – ИК архивных учреждений имеют согласованные ЭПМК Комитета по делам архивов номенклатуры дел, с уточненными, согласно новому перечню, сроками хранения дел; 88% источников комплектования обеспечены собственными согласованными инструкциями по делопроизводству или используют типовые ведомственные инструкции. Полностью обеспечены уточненными и согласованными номенклатурами дел ИК архивных отделов администраций г.Можги, Воткинского, Глазовского, Завьяловского, Игринского, Камбарского, Малопургинского, Можгинского, Сарапульского, Сюмсинского, Якшур-Бодьинского районов. Отстают по этому показателю  архивные отделы Балезинского, Каракулинского, Ярского районов. Снизился данный показатель в сравнении с 2001 годом  по ИК архивного отдела администрации г.Сарапула, где из 102 организаций имеют согласованные 1 раз в 3 года номенклатуры 59 организаций (58%). Ниже республиканского имеют показатели обеспеченности согласованными инструкциями по делопроизводству источники комплектования ЦГА УР, архивных отделов г.Воткинска, Кезского, Киясовского, Увинского районов, причем недостаточность внимания к разработке инструкций уже отмечалась по итогам паспортизации 1999 года  по ЦГА УР, г.Воткинску, Кезскому и Увинскому районам. 

             В сравнении с 2001 годом увеличилось количество организаций, имеющих отдельное помещение для хранения документов с 1218 до 1241, т.е. 47% организаций обеспечили необходимые условия для сохранности документов Архивного фонда УР. Выше республиканского этот показатель по организациям ЦГА УР, архивных отделов администраций гг.Глазова, Можги, Сарапула, Балезинского, Глазовского, Завьяловского, Игринского, Красногорского, Можгинского, Сюмсинского, Увинского, Якшур-Бодьинского районов. Не имеют отдельных помещений под архивы организации - ИК архивного отдела администрации Кезского района.

Несколько выросло в целом по республике количество штатных работников, ответственных за архив с 186 до 190. В остальных организациях данную работу сотрудники совмещают с основной деятельностью.

На ведомственном хранении находится 282.105 ед.хр. управленческой документации (в т.ч. 17 787 в объединенных ведомственных архивах, 23.021 в негосударственных организациях), 4 665.487 дел по личному составу (в т.ч. 2.830.456 дел в объединенных архивах, 153.683 в негосударственных организациях), 278.334 ед.хр. научно-технической документации, 3.063 ед.хр. кинодокументов (ЦГА УР, Глазовский, Можгинский районы), 5.851 ед.хр. фотодокументов, 13.532 ед.хр. фонодокументов, 1.966 ед.хр. видеодокументов. Практически по всем видам документации наблюдается рост по сравнению с данными паспортизации 2001 года.

Упорядочены, утверждены ЭПМК Комитета по делам архивов описи на 231 475 ед.хр. постоянного хранения (в т.ч. 12 242 дела в объединенных архивах, 17 536 дел в негосударственных организациях), что составляет соответственно 83% от общего количества дел. В сравнении с 2001 годом данный показатель остался на прежнем уровне по всем ИК и вырос по негосударственным организациям и объединенным ведомственным архивам. Полностью упорядочены документы по 1999 год в ИК архивных отделов администраций г.Глазова, Вавожского, Воткинского, Сюмсинского,  Шарканского районов. Ниже республиканского уровня количество описанных дел в ИК ЦГА УР, архивных отделов администраций Балезинского, Дебесского, Селтинского, Якшур-Бодьинского  и некоторых др. районов. Недопустимо низка степень упорядочения документов в Каракулинском(22%) и Ярском(57%) районах.

Увеличилось в целом по республике количество дел, хранящихся в ведомственных архивах сверх законодательно установленных сроков, за счет увеличения данных дел в ИК ЦГА УР, архивных отделов администраций городов Сарапула, Можги, Сарапульского и некоторых др. районов. В то же время проведена положительная работа в снижении этого показателя  архивными отделами администраций г.Воткинска, Алнашского, Камбарского, Кизнерского, Красногорского районов. Не имеют задолженностей организации  гг.Глазова, Ижевска, Вавожского, Воткинского, Дебесского, Завьяловского, Игринского, Кезского, Киясовского, Селтинского, Сюмсинского, Шарканского районов. Следует заметить, что при общем по республике росте количества дел постоянного хранения, образующихся за год в организациях, отмечено снижение данной категории дел в организациях муниципального уровня.

Продолжает расти количество научно-технической документации, находящейся на ведомственном хранении, однако процесс их научно-технической обработки значительно отстает. Особое внимание упорядочению НТД следует обратить в организациях городов Глазова, Ижевска, Можги, Балезинского, Граховского, Игринского, Сюмсинского, Якшур-Бодьинского районов.

Медленными темпами решаются проблемы описания и ввода в научный оборот востребованной аудиовизуальной документации как организациями, специализирующимися в создании данной категории документов, так и производящих ее помимо основной деятельности. Необходимо активизировать работу по научному описанию кино и фонодокументов ГТРК "Удмуртия", документы которой образуют основной массив этих документов по республике. Остаются неописанными значительное количество (250 ед.хр.) фонодокументов в муниципальном телерадиовещании Балезинского района и в организациях Дебесского, Завьяловского, Киясовского, Якшур-Бодьинского районов. Если небольшие темпы описания кинофоновидеодокументов в муниципальных образованиях можно объяснить слабой материально-технической оснащенностью архивных учреждений и организаций, высокой трудозатратностью процесса описания, то не находится объяснений довольно низкому объему описанных фотодокументов. Положительно можно отметить работу в данной области архивных отделов администраций Киясовского, Красногорского районов. Большое количество неописанных фотодокументов остается в ИК ЦГА УР, ЦДНИ УР, архивных отделов администраций г.Ижевска, Якшур-Бодьинского района.

Начальникам архивных отделов необходимо более тщательно, неформально провести анализ итогов паспортизации 2002 года, о ее результатах проинформировать руководителей администраций муниципальных образований, кураторов архивных отделов, организаций – ИК, которым следует сообщить об имеющихся проблемах, нарушениях и недостатках в состоянии сохранности, ведомственном хранении документов, возможные пути их решения. Следует также организовать и провести совещания, семинары, учебы с ответственными за архив по вопросам заполнения паспортов архивов организаций, осуществить выборочные проверки архивов организаций на предмет достоверности и полноты сведений, данных в паспортах.

Ю.С.Краснопёров, начальник
контрольно-инспекционного отдела
Комитета по делам архивов