Архивная служба
Удмуртской Республики
|
Роль ЭПМК Комитета
по делам
архивов
Роль экспертно-проверочных комиссий архивных органов субъектов Российской Федерации в процессе формирования Архивного фонда всегда была достаточно велика. Собственно для регулирования этого процесса, придания ему организованного и планового характера, комиссии и были в свое время созданы. Однако в сложнейших условиях последнего десятилетия прошлого века, когда архивистам приходилось работать в отсутствии отработанной и утверждённой методики реагирования на внезапно возникшие новые организационно-методические и практические проблемы формирования Архивного фонда, возрастание роли ЭПК явилось объективной закономерностью, как в нашем регионе, так и в целом по России. Это помогло преодолеть «полосу нового хаоса», создавшего «особо трудное положение в деле формирования Архивного фонда» (Иноземцева З.П. Комплектование и экспертиза ценности документов в свете исторического опыта). Потребовалась определённая реорганизация комиссий, расширение их функций, усиление «научно-методической» составляющей деятельности, что в организационном плане вылилось в преобразование ЭПК в ЭПМК. Мы были одними из «пионеров» этого процесса, удмуртский опыт работы ЭПМК обсуждался на ЗНМС архивных учреждений Урала и совещании – семинаре председателей ЭПК – ЭПМК в г.Тюмени в апреле 1997 года. Это совещание было очень своевременным, позволило «сверить часы» и скоординировать наши усилия по решению общих для всех проблем. Актуальность настоящего совещания также не вызывает сомнений, учитывая, что мы стоим на пороге кардинальных изменений архивного законодательства, которые очень существенно затрагивают комплекс вопросов по формированию Архивного фонда Российской Федерации. Позвольте кратко проинформировать о том, как ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики участвовала в последние годы в процессе формирования республиканского Архивного фонда, какие возникали при этом проблемы, и как мы их пытались решать. Для начала немного статистики, количественно отражающей указанный процесс и роль ЭПМК в нем. За последнее десятилетие (1991-2001 годы) комиссией рассмотрено описей управленческой документации около 500,0 тыс. дел, причем динамика такова, что основной их массив приходится на последнюю пятилетку (около 280,0 тыс. дел), а абсолютный для нас годовой «рекорд» установлен в 2001 году (60,7 тыс. дел). Для сравнения можно сказать, что в 1980-е годы этот показатель составлял 24-25 тыс. дел ежегодно. Ещё более позитивная динамика отмечается также по утверждению описей на НТД (показатели выросли в 5-6 раз) и аудиовизуальную документацию (в 1980-е годы отбор на госхранение практически не производился). Объясняется это, прежде всего, значительным увеличением количества организаций – источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики (с 1431 по состоянию на 01.01.1992 до 2643 по состоянию на 01.01.2002), а также целенаправленной, активной и настойчивой работой с ними Комитета по делам архивов при Правительстве УР, всех республиканских архивных учреждений. Одним из направлений и показателей такой работы является разработка, уточнение и согласование номенклатур дел организаций – источников комплектования. Если учесть, что за последние 5 лет ЭПМК Комитета по делам архивов рассмотрено и согласовано около 3000 номенклатур дел организаций, то это значит существенное превышение предусмотренного правилами пятилетнего цикла согласования номенклатур дел в организациях – источниках комплектования, на что мы идём сознательно, учитывая нестабильность документооборота в большинстве из них. В соответствии с рекомендациями Росархива в 1990-е годы дважды пересматривались и утверждались ЭПМК Комитета по делам архивов списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Имеется (в т.ч. в электронном варианте) и систематически уточняется сводный список организаций – источников формирования Архивного фонда УР. В республиканских архивах, кроме списков № 1, имеются списки потенциальных источников комплектования, списки источников комплектования научно-технической и аудиовизуальной документацией, списки личных фондодержателей. Все изменения в сводном и конкретных списках источников комплектования осуществляются только на основании решений ЭПМК Комитета по делам архивов. Большую роль в оптимизации процесса формирования Архивного фонда УР и отбора документов на госхранение сыграло приведение нормативно-методических документов, регламентирующих работу делопроизводственных служб и ведомственных архивов, в соответствие с действующим законодательством в области архивного дела. Уточнённые Положения о ЦЭК и ЭК, ведомственных архивах, инструкции по ведению делопроизводства практически всех организаций – источников комплектования прошли во второй половине 1990-х годах согласование нашей ЭПМК. После появления новой федеральной «Типовой инструкции» по ведению делопроизводства было издано распоряжение Правительства Удмуртской Республики от 6 апреля 2001 года № 113-р о разработке инструкций по делопроизводству республиканскими органами исполнительной власти, организовано его исполнение. Активное участие в этой работе приняли ЦЭК и ЭК республиканских министерств и ведомств, с которыми в мае прошлого года было проведено координационное совещание. Можно отметить, что с принятием и реализацией действующего республиканского архивного законодательства в середине 1990-х годах работа ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР всё более стала носить межведомственный характер. Ежемесячные заседания на протяжении последних лет включались в план основных мероприятий республиканских министерств и ведомств, формируемый Администрацией Президента и Правительства УР. В случае необходимости принимались совместные и согласованные решения с ЦЭК-ЭК ведомств и организаций (Министерство имущественных отношений УР, Министерство финансов УР, Национальный банк УР, Республиканское Управление Министерства РФ по налогам и сборам, Министерство социальной защиты населения УР, Республиканская избирательная комиссия и др.). Для координации работы муниципальных организаций по экспертизе ценности документов, их описанию, разработке номенклатур дел созданы ЦЭК городских и районных администраций, организовано взаимодействие с ними. Наряду с традиционными вопросами согласования и утверждения номенклатур дел и описей, ежегодно комиссия рассматривала 60-70 методических и практических вопросов экспертизы ценности и отбора документов на госхранение, их фондирования; результаты научно-методических разработок (в т.ч. по участию в подготовке нового «Типового перечня …», более 50 примерных номенклатур дел); вопросы лицензирования, уточнения или изменения сроков ведомственного хранения документов; соблюдения архивного законодательства. Совершенствованию деятельности комиссии во многом способствовало внедрение в практику её работы компьютерных технологий в виде двух версий «Программы автоматизированного ведения учета результатов работы ЭПМК». Значительную роль сыграла комиссия в отборе на госхранение документов по личному составу организаций, в т.ч. ликвидированных. За последние годы ЭПМК более 20 раз рассматривала различные вопросы, касающиеся приёма на госхранение, упорядочения, описания и фондирования документов по личному составу. Пик этой работы пришёлся на 1998 год, когда были согласованы описи 370 тыс. дел по личному составу (в 1992 году этот показатель составил 20,1 тыс. дел). С 1999 года ЭПМК Комитета по делам архивов согласовывает описи дел по личному составу только организаций – источников формирования Архивного фонда УР, а описи дел по личному составу ликвидированных организаций рассматриваются ЦЭК городских и районных администраций. Кроме того, ЭПМК регулярно рассматривает вопросы перевода части документов по личному составу на постоянное хранение. Если говорить об изменениях в составе документов, включенных в описи дел постоянного хранения, представляемых на рассмотрение ЭПМК, то можно отметить некоторое уменьшение планово-отчетной документации, появление новых видов документов по акционированию, аудиту, лицензированию, налогообложению, банкротству, пенсионному обеспечению и др. Особые проблемы возникают с возрастающей долей документов на электронных носителях, которые иногда ещё дублируются в виде распечаток, но добиваться этого всё труднее. В ближайшее время необходимо нормативно–правовое решение этой проблемы на федеральном уровне, также как необходима оперативная научная и практическая проработка проблемы сохранности текстов документов, изготавливаемых средствами компьютерной и множительной техники. Многие документы 1990-х годах, в т.ч. социально-правового характера, невозможно прочесть уже сегодня. Это реальная и серьёзная угроза утраты полноценной документальной базы исследований об одном из самых интересных и сложных исторических периодов отечественной истории, реализации законных прав и интересов граждан. К сожалению, предполагаемые изменения федерального архивного законодательства в виде проекта закона «Об архивном деле в Российской Федерации» не решают всех имеющихся в сфере формирования Архивного фонда проблем, более того, могут появиться новые. В законопроекте не закреплены основные требования к оформлению документов (в настоящее время и ГОСТ не действует), есть терминологические неточности и несоответствия в самих базовых понятиях «документ», «архивный документ», «документ Архивного фонда РФ», «документ по личному составу», «аудиовизуальный документ». Отсутствуют основные понятия «электронный документ» и «телеметрический документ», отнесённые далее в тексте закона к составу Архивного фонда РФ. Сложно пока представить к каким последствиям приведёт предполагаемая законопроектом отмена понятия «государственная часть Архивного фонда РФ" и дробление её на три составляющих: документы федеральной, государственной и муниципальной собственности. При том, что муниципальные архивы формально не будут входить в систему Федеральной архивной службы, предполагалось передать все хранящиеся в них документы (в т.ч. федеральных и республиканских органов управления и организаций) в муниципальную собственность. Хотя представить возможные последствия этого всё-таки можно, если вспомнить пока ещё не завершившуюся эпопею с документами БТИ. Не прояснена до конца и ситуация с нотариальными документами, которые явочным порядком из государственной собственности перетекают в частную. Вчера мы получили по электронной почте уточнённый и доработанный вариант законопроекта. В ст. 8 предлагается разграничение собственности на архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах, осуществлять законодательством субъекта Российской Федерации. Но ведь в муниципальных архивах значительную часть составляют документы территориальных организаций федеральных органов. Как быть с этими документами, и каким образом в дальнейшем будет (и будет ли вообще?) осуществляться отбор документов организаций федерального подчинения и формы собственности на постоянное хранение в муниципальные архивы? Проект закона на эти вопросы не отвечает. Между тем, отраслевые федеральные ведомства, инициируя принятие правовых актов, касающихся государственной части Архивного фонда РФ, по-видимому, не всегда согласовывают их с Росархивом. Так появились в своё время законодательные нормы об обязательном уничтожении вторых экземпляров актовых записей, трехгодичном сроке хранения налоговой документации и др. Только за последний год нам пришлось разбираться с передачей в другие органы и организации, находящихся на ведомственном хранении пенсионных дел и документов реорганизованных налоговых инспекций. Пока возникающие вопросы с документами территориальных органов федеральных ведомств в основном удаётся решать, в т.ч. путём рассмотрения их на ЭПМК. Но проблемы имеются, особенно в части отбора на госхранение НТД и аудио-визуальной документации, осуществлении контроля за состоянием ведомственного хранения документов и делопроизводства. Необходимо, на наш взгляд, вернуться к практике комплексных отраслевых проверок ведомственных архивов и делопроизводственных служб на основе совместных приказов Росархива и соответствующих федеральных органов, а также активизировать процесс подготовки отраслевых перечней документов, принятия ЦЭПК Росархива решений по актуальным проблемам формирования Архивного фонда. Несмотря на имеющиеся по проекту закона «Об архивном деле в Российской Федерации» замечания, которые мы направили в Росархив, в целом это существенное продвижение по пути совершенствования архивного законодательства. Применительно к проблематике сегодняшнего совещания следует с положительной стороны отметить определённую конкретизацию в законопроекте вопросов отнесения документов к составу Архивного фонда РФ, законодательное закрепление функций ЦЭПК Росархива и экспертно-проверочных комиссий региональных органов управления архивным делом. По-видимому, это действительно "закономерно" и ещё раз свидетельствует о роли этих комиссий в процессе формирования Архивного фонда Российской Федерации. В.Н.
Бобков, зам. председателя Комитета |
