Обеспечение общественных потребностей в
ретроспективной документной информации
является следующей по значимости задачей
государственного архива, стоящей сразу
после обеспечения сохранности архивных
документов. В последние годы привычные
формы использования архивной информации в
Центральном госархиве УР через публикации,
выставки, лекции, выступления в средствах
массовой информации несколько отошли на
второй план. Жизнь заставляет архивистов
сосредоточить значительную часть рабочего
времени, трудозатрат, навыков на
определенной группе документов, которые
сейчас принято называть документами по
социально-правовой защите граждан. Это
достаточно разнообразная по форме и
содержанию группа документов. Сюда входят и
документы по личному составу, отражающие
различные аспекты служебной деятельности
человека, сюда же можно отнести часть
управленческой документации:
законодательные и др. нормативные акты,
устанавливающие правовой статус
организаций, предприятий, общественных
объединений, необходимые для реализации
прав, свобод, обязанностей граждан,
документы, содержащие сведения, которые
могут использоваться для обеспечения льгот
и защиты законных интересов граждан.
Одним
из самых напряженных направлений работы
ЦГА УР остается исполнение социально-правовых
запросов граждан и организаций. В 2001 году
сотрудниками архива было исполнено 3430
таких запросов, а архивных справок выдано
еще больше, т.к. на каждый запрос выдается 2-3
справки. Кроме того, исполнено 187
тематических запросов. Принятие ряда
законодательных и правовых актов повлияло
не только на рост количества обращений в
архивы, но и на появление новых категорий
социально-правовых запросов. В последнее
время преобладающими стали запросы о
подтверждении льготного стажа, размера
заработной платы за 15-20 лет, о награждении
различными ведомственными знаками,
почетными грамотами, присвоении почетных
званий (Победитель соцсоревнования,
Ударник пятилетки, Отличник торговли,
здравоохранения, народного образования и т.д.,
и т.п.) и др. Резко возросло поступление
запросов о пребывании в плену, в
концлагерях, др. местах принудительного
содержания в годы войны, в связи с выплатой
Германией материальных компенсаций этим
категориям граждан. Значительная часть
указанных запросов поступает от органов
государственной власти, суда, прокуратуры.
Сложность исполнения запросов заключается
в отсутствии у заявителей точных сведений и
в необходимости проведения поиска по
нескольким фондам. Управленческая
документация организаций, предприятий
районного звена за 1980-1990-е годы сейчас
хранится в муниципальных архивах. В связи с
этим, большая просьба к сотрудникам
архивных отделов гор(рай)администраций:
прежде чем пересылать запросы в ЦГА УР,
проведите тщательный поиск нужных сведений
по своим документам. Информация о
награждении ведомственными знаками,
Почетными грамотами, присвоении
ведомственных званий может содержаться в
протоколах заседаний коллегиальных
органов, профкомов, завкомов, приказах,
распоряжениях по основной деятельности,
документах о представлении к награждению,
документах о проведении соцсоревнования и
т.д.
Есть
претензии к муниципальным архивам и по
правилам оформления архивных справок: не
всегда после текста справки указывается
основание, в текст справки включаются
сведения об отсутствии документов,
собственные выводы исполнителя по
содержанию документов, что противоречит
правилам. Некоторые архивы, по-прежнему,
практикуют проведение расчетов
среднемесячного заработка заявителя.
Получается, что правила работы у нас одни, а
архивные справки мы выдаем разные!
Заявителям-пенсионерам этого не объяснишь.
Существует письмо Министерства труда и
социального развития РФ от 13.04.2001 № 2783-ЮЛ,
подтверждающее, что "архивные органы
выдают заявителям справки, копии
документов и выписки из них, находящиеся на
хранении в архивах, в строгом соответствии
с содержащимися в них сведениями. При
необходимости проведения перерасчета сумм,
выплачиваемых по временной
нетрудоспособности, а также основным и
дополнительным отпускам, его следует
выполнять организации, в которой работал
обратившийся за пенсией, либо (в случае
ликвидации организации) ее правопреемнику
или вышестоящей организации".
Появление новых категорий запросов
потребовало от сотрудников ЦГА УР
приобретения новых знаний в области
пенсионного законодательства, возросла
ответственность непосредственных
исполнителей, от результатов поиска
которых нередко зависит дальнейшая судьба
человека, тем более, что рост количества
обращений в архив, к сожалению, не влечет за
собой увеличение штатной численности его
сотрудников.
Следует отдать должное старательности,
знаниям и ответственности Т.М. Василькив, С.Н.Некротюк,
М.В. Сабуровой, А.А. Наливиной, которые своим
маленьким коллективом пытаются исполнять
запросы в установленные законодательством
сроки - 30 дней. Безусловно, в самые
напряженные моменты им помогали все
сотрудники отдела информации и публикации
документов, руководимого И.Н. Зайцевой.
Много
времени занимает розыск места хранения
документов по личному составу в
ведомственных архивах при пересылке
поступивших в архив непрофильных запросов,
несмотря на их, сравнительно небольшое
количество: в 2001 году непрофильные запросы
составили 14% от общего количества
поступивших в архив. В этой связи можно
говорить о тревожной ситуации, сложившейся
в республике с обеспечением сохранности
документов по личному составу в ведомствах.
В ходе экономических реформ и приватизации
государственной и муниципальной
собственности, сопровождающейся
реорганизацией и ликвидацией ряда
предприятий, возникает угроза утраты
документов. Руководители многих
организаций полагают, что после
реорганизации они не несут ответственности
за документы своего предшественника. В
уставах некоторых ликвидируемых
организаций имеется запись о необходимости
сдачи документов в случае ликвидации
организации, как юридического лица, в свою
вышестоящую организацию или в архив, правда,
без уточнения - в какой архив.
Можно
привести в пример Управления строительства
№ 17 и № 18. В 2001 году состоялась их
реорганизация. Однако документы о
реорганизации составлены с такими
юридическими тонкостями, что новые
структуры правопреемниками не являются.
Решением Арбитражного суда УР от 07.08.2001
Управление строительства № 18 признано
несостоятельным. Обе организации
настаивают на передаче документов за 1967-2000
годах в архив. Только в ведомственном
архиве УС № 18 на сегодняшний день числится
26.700 ед. хр., из них 24 тыс. – документы по
личному составу. Примерно такое же
количество дел хранится в ведомственном
архиве в УС № 17. Вышестоящая организация
строительных управлений находится в Москве.
Центральный госархив УР принять документы
на госхранение не может по причине
отсутствия площадей. Реконструкция здания
ЦГА УР по ул. Камбарской, 17, по объективным
причинам затягивается. На сегодняшний день
оно не отвечает требованиям к обеспечению
сохранности документов. Здание по ул.
Удмуртской, строительные конструкции
которого рассчитаны на нагрузку в 600 тыс. ед.
хр., уже заполнено. К тому же, здание
находится в неудовлетворительном
техническом состоянии, что подтверждено
результатами обследования, проведенного АО
"Прикампромпроект" в 1998 году, и может
не выдержать дополнительных нагрузок,
рухнет и погребет под обломками и архивные
источники, и самих архивистов. Даже, если
этого не случится, принятые на хранение 40
тыс. ед. хр. по личному составу повлекут за
собой огромный рост количества запросов,
связанных с восстановлением стажа и
начислением пенсий, можно будет смело
прекращать все направления деятельности
архива, кроме справочной работы. ЦГА УР из
научного учреждения, призванного
разрабатывать источниковую базу
удмуртской исторической науки, превратится
в филиал собеса. Выше сказано о
строительных правлениях, но на грани
ликвидации находятся еще несколько крупных
организаций.
Выход
их этой ситуации мы видим один: в республике
нужно создавать специальный архив
документов по личному составу (или
социально-правовой документации). Это
решило бы проблемы с обеспечением
сохранности документов ликвидированных
организаций и проблемы социально-правовой
защиты граждан.
Вторым
важным направлением организации
использования документов архива является
их выдача в читальный зал. В 2001 году в
читальном зале ЦГА УР зарегистрировано 3873
посещения, исследователям было выдано 12375
ед. хр. Тематика обращений к документам
архива весьма многообразна, значительная
часть носит экономико-правовой характер:
подготовка к государственной регистрации,
подтверждение прав собственности на
земельные участки, производственные
помещения, а также – подтверждение льгот и
прав граждан.
Увеличение количества обращений в архив
можно связать и с поступлением на
государственное хранение документов
Совета Министров УР по апрель 1995 года
включительно. Документы этого фонда широко
используются в социально-правовых и
экономико-правовых целях. Работа
пользователей с документами архива
осуществляется в соответствии с
Федеральным законом "Об информации,
информатизации и защите информации" (1995
года) и "Правилами работы пользователей в
читальных залах государственных архивов РФ",
которые закрепили основные принципы,
обязательные для всех архивных учреждений
России. Это – одинаковые и равные права на
доступ к документам для всех пользователей,
возможность получения копий документов по
теме, бесплатный доступ к документам по
теме исследования, право пользователей
обжаловать в установленном
законодательством порядке отказ архива в
допуске к документам. Кроме того, ст.39
Закона УР "Об установлении
административной ответственности за
отдельные виды правонарушений"
предусматривает штраф за необоснованный
отказ в выдаче архивных документов,
необходимых для защиты прав и законных
интересов граждан.
Существенно облегчает работу по исполнению
обращений граждан и организаций наличие
автоматизированных баз данных и
электронных справочников к фондам архива.
Учитывая тематическую направленность
запросов, сотрудники ЦГА УР в первую
очередь ведут научную разработку социально-правовых
документов. В 2001 году завершена работа по
составлению межфондового предметно-тематического
указателя в электронном виде к документам
по награждению граждан знаками отличия за
1943-1986 годы. Указатель охватывает 32 фонда по
11 отраслям народного хозяйства, в т.ч.
строительным организациям, предприятиям
сельского, лесного и водного хозяйства,
планово-статистическим, финансовым и
кредитным учреждениям. Указатель содержит
название и номер фонда, название награды,
дату вручения, информация в нем доведена до
единицы хранения. Для составления
указателя просмотрено 28625 ед. хр. Кроме того,
в прошлом году составлен алфавитный
указатель фамилий лиц, награжденных
ведомственными наградами, к описи фонда
завода "Ижнефтемаш" за 1969-1988 годы,
содержащий 1193 записи (фамилии).
Продолжается заполнение АБД "Списки лиц,
награжденных медалью "За доблестный труд
в Великой Отечественной войне 1941-1945 годы".
В БД уже внесена информация о награжденных
по 9 районам Удмуртии, всего 30527 записей (65 Мб).
В анализе, проведенном Федеральной
архивной службой в 2001 году отмечено, что по
объемам БД архивы Удмуртии держат
первенство в Уральском регионе. Это стало
возможно, в т.ч. и благодаря усидчивости и
золотым рукам наших сотрудников Н.В.
Тойкиной., И.Н. Русских, Ю.В. Федоровой.
Тормозит работу по созданию
автоматизированного НСА к документам
архива традиционно отмечаемый недостаток
компьютерной техники. Компьютеры,
приобретению которых мы так радовались в 1996
году, безнадежно устарели. В настоящий
момент мы располагаем 13 компьютерами, из
них только 5 – современных модификаций, что
при хранящихся в ЦГА УР информационных
ресурсах, безусловно, недостаточно.
Остальные 8 компьютеров: IBM 386, IBM 486, Pentium 100 –
давно уже работают вопреки заложенным их
создателями возможностям и благодаря
стараниям начальника отдела ИПС С.В.
Гаврилова. Сотрудники архива прилагают все
усилия, чтобы выполнить свои должностные
обязанности при имеющейся технике и
мечтают, что когда-нибудь и в главном архиве
Удмуртской Республики будет такое же
оборудование и техника, как в Национальных
архивах Швеции или Канады.
В
заключение, затронутое в данной информации
– это далеко не все аспекты работы с
социально-правовыми документами. Часть
документов по личному составу имеет
бесспорное научно-историческое значение. В
связи с этим одной из задач государственных
архивов является проведение экспертизы
научной ценности этих документов, в т.ч. в
рамках работы по переводу документов по
личному составу на постоянное хранение,
которую ЦГА УР начал еще в 1997 году. В 2002 году
предстоит подвести промежуточные итоги
этой работы, в связи, с чем во все архивы
республики будет выслан вопросник.
Н.Г. Пушкарева, директор
Центрального государственного архива УР
