Внедрение в практику работы муниципальных архивов Удмуртской Республики "Рекомендаций по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (М., 1999 г.)

Работа по оптимизации состава источников формирования Архивного фонда традиционно считается одним из приоритетных направлений деятельности архивных учреждений. Особую актуальность она приобрела в последнее десятилетие, учитывая масштабы социально-экономических изменений в нашей стране, включая региональный и муниципальный уровни. Значительную позитивную роль в научно-методическом обеспечении этой деятельности сыграло в свое время внедрение "Примерного списка учреждений, организаций и предприятий- источников комплектования районных и городских архивов", одобренного ЦЭПК при Росархиве в мае 1995 года. Вскоре после этого Росархивом были подготовлены рекомендации по ведению списков источников комплектования, имевшие ряд существенных недостатков, о которых говорилось, в частности, на совещании-семинаре председателей и секретарей ЭПМК архивных органов Урала в Тюмени в 1997 году.

В основном эти недостатки были устранены в последнем варианте "Рекомендаций...", который мы в настоящее время внедряем. Проект этих "Рекомендаций..." по предложению Росархива в мае 1999 года рассматривался на ЭПМК Комитета по делам архивов при правительстве Удмуртской Республики и в целом был одобрен положительно с некоторыми замечаниями, которые в основном были учтены в окончательном варианте "Рекомендаций...". После получения из Росархива "Рекомендаций...", одобренных ЦЭПК 4 июня 1999 года, вопрос об их внедрении 27 августа 1999 года был рассмотрен нашей экспертно-проверочной методической комиссией, которая рекомендовала государственным и муниципальным архивам Удмуртии провести уточнение и переоформление списков организаций-источников комплектования в соответствии с "Рекомендациями..." по состоянию на 01.01.2000 г., организовать предварительное их рассмотрение центральными экспертными комиссиями городских и районных администраций и, после согласования ЭПМК Комитета, внести на утверждение глав администраций. Такая работа была проведена и практически завершена в первом полугодии 2000 года.

Оформление конкретных списков организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществлялось в соответствии с классификационной схемой, предложенной в "Рекомендациях...", с некоторыми поправками. Так, первые два раздела списков названы соответственно "Представительные органы государственной власти и местного самоуправления УР" и "Исполнительные органы государственной власти и местного самоуправления УР". Приведенные в разделах "Классификационной схемы..." наименования федеральных министерств и ведомств указывались только при наличии в составе источников комплектования конкретного архива подведомственных им учреждений и организаций. После наименования федерального министерства и ведомства указывалось соответствующее республиканское министерство и ведомство. Однако выдержать эту "иерархию" было непросто, учитывая отсутствие в ряде случаев единой "вертикали" государственной власти и унифицированной структуры отраслевых министерств и ведомств, специфику формирования органов местного самоуправления. В сложных случаях понятие отрасли трактовалось, как определенной сферы деятельности, например: "природопользование", и формировались соответствующие разделы и подразделы.

При невозможности исполнения п. 3.1.2 "Рекомендаций..." о включении негосударственных организаций в раздел списка источников комплектования, соответствующий профилю деятельности данных организаций, было рекомендовано ввести дополнительный раздел 22 "Многопрофильные негосударственные организации", где наименования организаций располагать по их видам или в алфавитном порядке названий.

В процессе внедрения "Рекомендаций..." проводилось уточнение состава организаций-источников комплектования муниципальных архивов, включение в их число новых организаций и исключение "утративших историческую и практическую значимость" или не желающих сотрудничать с архивами. К последнему случаю можно отнести городские и районные военкоматы, методы работы, с которыми были практически исчерпаны. В связи с этим хотелось бы сказать, что проблема взаимодействия муниципальных архивов, да и республиканских архивных учреждений, с территориальными органами федеральных структур еще далека от своего разрешения. Не снимает, к сожалению, имеющиеся в данной ситуации нормативно-правовые и организационно-методические противоречия и проект нового федерального закона "О внесении дополнений и изменений в "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах", по которому мы внесли свои замечания и предложения в Росархив.

Наряду с уточнением списков № 1 и списков организаций - потенциальных фондодержателей в муниципальных архивах проводилась работа по расширению состава источников комплектования научно-технической и аудиовизуальной документацией, а также личными фондами. Отметки о наличии НТД и фотофонодокументами делались в соответствующей графе списка № 1, а списки владельцев личных фондов, изъявивших желание передать документы на государственное хранение, и списки потенциальных личных фондодержателей были представлены на рассмотрение ЭПМК практически из всех городов и районов Удмуртии. Следует отметить, что основу таких списков по г. Ижевску составили почетные граждане этого города, документальную коллекцию которых начал формировать муниципальный архивный отдел. Центральным госархивом УР, дополнительно к указанным, в соответствии с "Рекомендациями..." уточнены и представлены на согласование ЭПМК списки организаций - источников комплектования научно-технической и аудиовизуальной документацией. Городские и районные архивы для контроля над сохранностью документов по личному составу имеют также списки или реестры всех организаций, зарегистрированных на территории муниципальных образований.

В настоящее время в Комитете по делам архивов при Правительстве УР завершается работа по составлению уточненного сводного списка организаций - источников формирования Архивного фонда УР. Эта работа проводится на основе компьютерной программы, разработанной в Комитете, и предназначенной для формирования в автоматизированном режиме сводного списка в соответствии с "Рекомендациями..." и другими имеющимися требованиями. Программа предназначена для работы в операционной системе Windows, для сортировки отображаемых данных и поиска информации использованы стандартные меню СУБД "Access". После внесения информации и формирования соответствующей базы данных можно будет при необходимости распечатать сводный список источников комплектования по республике, (мы собираемся это делать ежегодно по состоянию на 1 января), а также списки организаций - источников комплектования каждого государственного и муниципального архива.

Естественно, что уточнение состава источников комплектования процесс постоянный, тем более учитывая недавние и возможные в будущем изменения структуры федеральных и республиканских органов государственной власти и органов местного самоуправления. Соответственно будет меняться и структура списков организаций - источников комплектования, предложенная в "Рекомендациях... ". Вместе с тем, внедрение указанных "Рекомендаций..." позволило нам на современном этапе унифицировать и активизировать работу по оптимизации состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов, что позитивно отразится на качественном составе Архивного фонда Удмуртской Республики.

В.Н. Бобков, зам. председателя Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, председатель ЭПМК.