Информация о подведении итогов смотра-конкурса архивов промышленных предприятий – источников комплектования Центрального государственного архива Удмуртской Республики на лучшую организацию обеспечения сохранности документов.
12 сентября 2003г. в конференц-зале заводоуправления ОАО «Ижсталь» состоялось совещание по подведению итогов смотра-конкурса архивов промышленных предприятий – источников комплектования Центрального государственного архива УР на лучшую организацию обеспечения сохранности документов, объявленного приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 25 февраля 2003г. №16-П в целях повышения уровня безопасности документов, хранящихся в архивах промышленных предприятий, улучшения работы архивов и повышения профессионального уровня их работников, а также в связи с 80-летием государственной архивной службы Удмуртской Республики.
В работе совещания приняли участие сотрудники Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, Центрального государственного архива УР, Центра документации новейшей истории УР, руководители структурных подразделений промышленных предприятий, отвечающие за документационное обеспечение управления и обеспечение сохранности архивных документов, заведующие архивами промышленных предприятий, представители средств массовой информации.
В соответствии с положением, в смотре-конкурсе участвовали архивы 11 промышленных предприятий, с которыми в настоящее время работает Центральный государственный архив УР. Среди них такие крупные промышленные предприятия республики как ОАО «Ижевский машзавод», ОАО «Ижсталь», ФГУП «Ижевский механический завод», ОАО «Ижевский электромеханический завод «Купол» и др.
Смотр-конкурс проводился с 1 марта по 1 сентября 2003г. в 2 этапа.
В ходе первого этапа архивы промышленных предприятий заполняли анкету о состоянии сохранности, учета и использования документов. Члены конкурсной комиссии – специалисты Комитета по делам архивов при Правительстве УР, Центрального государственного архива УР и Центра документации новейшей истории УР, в целях уточнения информации, содержащейся в анкетах, проводили контрольные проверки обеспечения сохранности документов в архивах предприятий. По итогам каждой проверки была составлена справка о ее результатах.
В ходе второго этапа конкурсная комиссия на основании представленных архивами анкет и результатов проверок на местах составила сводную информацию, в которой сделан анализ состояния обеспечения сохранности документов в архивах промышленных предприятий.
Справки о результатах проверок и сводная информация о состоянии обеспечения сохранности документов направлены руководителям предприятий – участников смотра-конкурса.
По мнению организаторов смотр-конкурс дал несомненно положительные результаты: на ОАО «Ижевский завод нефтяного машиностроения» решен вопрос о выделении нового помещения для размещения архива предприятия, соответствующего требованиям «Основных правил работы архивов организаций» М., 2002; подготовлены номенклатуры дел ОАО «Ижсталь» и ОАО «Ижевский завод нефтяного машиностроения» на 2004г.; разработаны положения об архиве ФГУП «Ижевский механический завод» и ОАО «Ижсталь»; проведена научно-техническая обработка документов ОАО «Ижевский электромеханический завод «Купол» и ОАО «Буммаш».
При подведении итогов смотра-конкурса каждый член конкурсной комиссии оценивал по бальной системе следующие показатели:
- организация работы архивов;
- обеспечение сохранности документов (соответствие зданий и помещений нормативным требованиям, соблюдение температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов хранения документов, а также соблюдение правил их размещение и т.д.);
- порядок приема документов в архив, качество научно-технической обработки документов;
- организация учета документов архива;
- состояние научно-справочного аппарата (наличие и качество описей, исторических справок, картотек);
- организация использования документов (соблюдение порядка и сроков исполнения социально-правовых и тематических запросов);
- организационно-методическая работа с архивами дочерних предприятий.
Несмотря на то, что положением о смотре-конкурсе было предусмотрено три призовых места, конкурсная комиссия решила I место не присуждать, т.к. ни один архив - участник смотра – конкурса не набрал максимально возможного количества баллов и в полной мере не выполняет все требования, предъявляемые «Основными правилами работы архивов организаций» М., 2002 в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики.
Победителем смотра-конкурса признан - архив ОАО «Ижсталь», набравший по итогам смотра – конкурса наибольшее количество баллов и занявший II место (заведующая архивом Поздеева А.В.).
Архив ОАО «Ижсталь» с 1998г. располагается в специально построенном здании, общей площадью 1000 кв. м. В штате архива 5 сотрудников. Оборудованы отдельное помещение для приема посетителей, читальный зал, 4 рабочие комнаты. На хранении здесь находятся более 250 тысяч единиц хранения за 1939 - 1999гг, большая часть из них - это документы по личному составу. Имеются резервные площади для комплектования.
Руководство предприятия уделяет большое внимание развитию материальной базы архива.
III место присуждено архивам ОАО «Ижевский завод пластмасс» (заведующая архивом Пирогова А.И.) и ОАО «Редуктор» (заведующая архивом Серикова А.А.), набравшим одинаковое количество баллов.
Заведующие архивами, занявшие призовые места награждены Почетными грамотами Комитета по делам архивов при Правительстве УР.
Архиву ОАО «Ижсталь» - победителю смотра – конкурса предоставлено право выбрать для работы любую из автоматизированных программ, действующих в Центральном государственном архиве УР.
Победителем в номинации на лучшую организацию учета документов и систему научно-справочного аппарата признан архив ОАО «Ижевский электромеханический завод «Купол» за успешное ведение и развитие автоматизированного научно-справочного аппарата. В архиве активно ведется работа по заполнению автоматизированных баз данных, в которые вносятся сведения о документах по личному составу предприятия.
Заведующая архивом предприятия Соболева Р.У. поощрена благодарностью Центрального государственного архива УР.
Благодарностью Центрального государственного архива УР также отмечено творческое отношение к делу заведующей архивом ОАО «Ижевский подшипниковый завод» Хлобыстовой Н.Н.
После церемонии награждения участники совещания посетили музей и архив ОАО «Ижсталь» - одного из старейших металлургических предприятий Удмуртии и Урала, сфотографировались на память возле копии Царь – пушки, изготовленной мастерами ОАО «Ижсталь» в 2001г. В заключение встречи пожелали друг другу плодотворной работы и сделали один из главных выводов о том, что проведение смотра-конкурса способствовало дальнейшему развитию архивного дела республики, повышению значимости архивов промышленных предприятий и профессиональному росту архивистов.
Л.А. Пучинина
Заместитель
начальника отдела
информационно- поисковых систем
Центрального
государственного архива УР
Участники совещания на территории ОАО « Ижсталь » возле копии Царь – пушки, установленной мастерами предприятия в 2001 г.
