| Архивная служба Удмуртской Республики |
|
|
Роль
автоматизированных систем в развитии
государственного учета документов |
|
В соответствии с "Концепцией информатизации архивного дела России", утвержденной Росархивом в 1995 г., главной целью автоматизации архивных технологий является создание и развитие систем обеспечения сохранности, научно-справочного аппарата и использования документальных материалов. Именно на решение этих задач направлены усилия архивистов Удмуртии. Для обеспечения успешного, результативного внедрения современных информационных технологий в архивные учреждения Удмуртской Республики была проведена большая работа по оборудованию республиканских и муниципальных архивов компьютерной техникой. На начало 2003 года в 31 муниципальном архиве было в наличии 55 вычислительных машин, в республиканских архивах – 44 (28 в Центральном госархиве и 16 в Центре документации новейшей истории), в Комитете по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики – 18. Прошедший, 2002 год, оказался наиболее "урожайным" на компьютеры. За счет целевого финансирования из фонда Президента УР А.А.Волкова, из республиканского бюджета, реализации мероприятий федеральной подпрограммы "Архивы России" было приобретено 40 современных вычислительных машин. Таким образом, можно отметить завершение основного этапа компьютеризации архивных учреждений и начало новой стадии, заключающейся в создании информационных массивов, в первую очередь общеотраслевой базы данных "Архивный фонд", и ряда других программ, призванных сделать труд архивистов более эффективным и менее трудоёмким. Справедливости ради, следует указать, что подобная работа началась в республиканских архивах в последнем десятилетии прошлого века и с тех пор в этом направлении сделано немало. Основным инструментом внедрения автоматизированных технологий в государственных архивах являются отделы информационно-поисковых систем. В ЦГА УР отдел ИПС был образован в 1995 году, а три года назад подобная структура появилась и в ЦДНИ УР. Кроме начальников, одновременно являющихся программистами, в отделах работают операторы, заполняющие базы данных и выполняющие машинописные работы. Вводом сведений в базы данных также занимаются и специалисты других заинтересованных подразделений архивов – отделов научно-справочного аппарата, информации и публикации документов и др. Эффективному функционированию архивов способствуют созданные в государственных и муниципальных архивах локальные вычислительные сети. Так, в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики ЛВС построена на коаксиальном кабеле, в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики и в двух архивах администрации г.Ижевска - на витой паре. В ряде муниципальных архивов сеть объединяет два компьютера. Наибольшее количество информационных массивов, созданных на базе собственных разработок, на сегодняшний день сформировано в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Здесь сейчас насчитывается 18 учетных, тематических и справочных баз данных общим объемом около 190 Мб. В основном все базы разработаны в таблицах dBase и MS Access. В Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики имеется 8 информационных массивов, объемом около 130 Мб (без учета объема изображений БД "Фотокаталог"). В настоящее время базы данных ЦДНИ УР модифицируются под использование в архитектуре клиент-сервер, для чего созданные массивы переводятся из локальных баз данных, типа dBase, Paradox и Access в таблицы SQL-сервера Firebird (версия Interbase). Целью данной модификации является увеличение производительности при работе с многопользовательскими базами данных, увеличение надежности работы с ними, а также унификация. Кроме того, одной из причин выбора сервера баз данных Firebird является такое важное свойство как бесплатное распространение, в отличии, например, от MS SQL Server или Oracle. Особое внимание уделяется внедрению БД "Архивный фонд". Шесть лет назад в республиканских архивах началась работа по созданию данного информационного массива. В 2002 г. была успешно внедрена третья версия комплекса. Созданные базы данных содержат сведения обо всех фондах и описях, хранящихся в республиканских архивах, включают информацию о движении и переименованиях фондов, исторические справки, а с появлением третьей версии вносятся данные в разделы "Дело" и "Документ". Стараются не отставать от государственных архивов и архивисты районов и городов республики. Так, по состоянию на 1 июня текущего года БД "Архивный фонд" велась в 29 муниципальных архивах из 31. Всего в базу данных по муниципальным архивам в раздел "Фонд" внесено около 84% от имеющихся в наличии фондов, и около 69% - в раздел "Опись". При этом 22 архива полностью внесли сведения в раздел "Фонд" и 16 - в раздел "Опись". Все массивы, созданные в государственных и муниципальных архивах, аккумулируются в базе данных "Фондовый каталог", которая ведётся в Комитете по делам архивов. Безусловно, ведение БД не является самоцелью. Главным результатом использования созданных массивов становится оперативное получение той или иной информации. В первую очередь это паспорт архива, списки фондов и описей, номерники. Работая с базой данных, специалисты легко могут получить необходимые сведения о фондах и описях. В случае, когда требуется получить списки фондов или описей, выделенных по какому-либо признаку и не предусмотренные самой программой, нами готовятся небольшие программы, позволяющие непосредственно подключаться к БД "Архивный фонд" и производить подсчёты или фильтрацию данных. Например, с целью обеспечения надёжной работы с данной программой нами подготовлено приложение "Сервис для "Архивного фонда", предназначенное для создания страховых копий БД, проведения её упрощённой оптимизации, восстановления повреждённой базы из предварительно созданной копии, а также сжатия и копирования базы данных на дискету для передачи в орган управления архивным делом. Кроме того, программа позволяет определить текущий объем базы данных. Программа довольно проста в использовании и позволит осуществлять заявленные операции даже человеку, не знающему расположение БД "Архивный фонд" на компьютере, не умеющему самостоятельно архивировать и определять объем файлов. В текущем году данная программа была распространена во все муниципальные архивы Удмуртии. Хотелось бы немного остановиться на самостоятельной разработке программ. Как было уже сказано, созданием специализированных программ и баз данных занимаются специалисты Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и государственных архивов. К сожалению, а может быть и к счастью, программ, созданных сторонними разработчиками, кроме "Архивного фонда", у нас нет. Таким образом мы избегаем зависимости от третьих лиц и необходимости платить за сопровождение программных продуктов. Все автоматизированные базы данных создаются нами, исходя из реальных нужд и запросов архивных специалистов. В результате созданные массивы информации во многом упрощают выполнение тех или иных видов работ, что, конечно же, является одной из основных целей информатизации. Показателями качества разработок являются дипломы всероссийских конкурсов научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии 1997-1998 и 1999-2000 гг., которыми были награждены две программы, созданные в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики. Не остаются без внимания и потребности муниципальных архивистов, поскольку при разработке большинства программ одним из главных условий является принцип универсальности – т.е. возможность использования в разных архивных учреждениях. Таким образом в архивах Удмуртии распространяются программы "Местонахождение документов по личному составу, хранящихся в ведомственных, государственных и муниципальных архивах УР" (разработана в ЦГА УР), "Учёт запросов социально-правового характера", "Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний", "Фотокаталог" (разработаны в ЦДНИ УР), а также ряд прикладных программ, таких как, например, программа печати фондовых карточек. Особую роль в решении проблем, связанных с разработкой программного обеспечения и внедрения современных методов работы с использованием компьютерной техники, играет комиссия по автоматизированным архивным технологиям Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. Данная комиссия созывается один раз в квартал, её возглавляет заместитель председателя Комитета по делам архивов В.Н.Бобков, а её членами являются начальники отделов Комитета по делам архивов и отделов ИПС республиканских архивов. В ведении комиссии вопросы разработки и внедрения в промышленную эксплуатацию программ и баз данных, сопровождения официального сайта "Государственная архивная служба Удмуртской Республики" в сети Интернет, решение актуальных вопросов внедрения автоматизированных технологий в практику работы архивных учреждений. Архивисты Удмуртии обозначили свое присутствие и в сети Интернет. Осенью 2000 года появился официальный сайт архивной службы Удмуртской Республики. Этот достаточно новый для нас вид деятельности нуждается в пристальном внимании и в стимулировании дальнейшего развития, поскольку, рано или поздно, информационные и коммуникационные технологии будут тесно интегрированы в архивное дело. При этом преследуются задачи по минимизации трудозатрат и повышению эффективности работы по хранению, переработке и доставке информации до потребителя. Архивная служба Удмуртии ведёт достаточно активную работу по сопровождению своего информационного ресурса. На сайте регулярно публикуются новости, размещаются статьи, перечни и подборки документов, информационные материалы о составе и содержании Архивного фонда Удмуртской Республики, о документальных выставках и т.д. Подключение к сети Интернет, кроме всего прочего, позволило принимать запросы населения и организаций посредством электронной почты. Одной из сфер применения вычислительной техники становится создание копий документов путём оцифрования. Не останавливаясь на достоинствах и недостатках цифровых копий документов можно отметить, что при правильно поставленных задачах, наличии методики и нормативной базы, оцифрование документов может стать достаточно перспективным видом деятельности. Создание цифровых копий может помочь в решении вопросов сохранности уникальных и особо ценных документов, сокращении времени поиска и лёгкости санкционированного доступа к копиям документов в случае использования автоматизированных поисковых комплексов. В государственных архивах Удмуртской Республики практикуется оцифрование документов на бумажной основе с последующей распечаткой с целью дальнейшего экспонирования на выставках, использования в публикациях и печатной продукции, при этом попутно создавая фонд пользования. Наличие в Центральном государственном архиве УР профессионального сканера формата А3 позволяет работать с документами большого размера, исключая многократное сканирование документов на одном сканере формата А4 и последующую "склейку" в графическом редакторе. В Центре документации новейшей истории УР продолжается работа по оцифрованию фонодокументов, хранящихся от 5 до 27 лет. Результатом оцифровки фонодокументов становятся диски в формате Audio-CD и диски с записанными файлами в формате МР3. В ближайшей перспективе перед нами встанет задача создания единой информационной системы архивных учреждений. Одним из первых шагов в этом направлении может стать разработка программы "Учёт деятельности архивных учреждений", позволяющей упростить процесс анализа и обработки показателей выполнения основных направлений развития архивного дела. Данная работа ведется в рамках исполнения постановления Правительства Удмуртской Республики от 05.11.2001 г. №1129 "О мерах по обеспечению аудиовизуальной и научно-технической документации, информатизации архивных учреждений", указывающего на необходимость создания единой информационной компьютерной системы архивных учреждений. Разрабатываемая программа прежде всего ориентирована на подготовку сводных отчётов по всем государственным и муниципальным архивам, и по каждому в отдельности, создаёт отчёты за несколько лет работы, наглядные диаграммы, отображающие динамику показателей, а также упрощает подготовку и печать статформы №1 "Показатели выполнения "Основных направлений развития архивного дела". Предполагается, что работа с программой будет осуществляться во всех архивных учреждениях республики, и ко времени подготовки отчётов сведения будут сбрасываться на дискеты или передаваться по электронной почте в Комитет по делам архивов, где и будут автоматически считываться. Подобная работа обеспечит единое представление отчётов, а также, что немаловажно, позволит избежать ручного подсчёта показателей и связанных с этим неизбежных ошибок. Приоритетной задачей в сфере внедрения автоматизированных технологий по-прежнему является заполнение БД "Архивный фонд", а именно – 100% заполнение разделов "Фонд" и "Опись". Не менее важным направлением остаётся создание тематических БД, количество и качество которых, безусловно, влияют на уровень обслуживания исследователей и исполнения запросов. Сегодня перед архивистами Удмуртии стоят задачи по дальнейшему наращиванию информационных массивов баз данных, а в первую очередь БД "Архивный фонд". Вероятно, наибольшие перспективы развития автоматизированных архивных технологий связаны с представлением созданных массивов в коммуникационных сетях – локальных, внутриархивных и в сети Интернет. В частности, имеется необходимость создания гипертекстовых справочников, что позволило бы решить вопрос удаленного доступа пользователя к научно-справочному аппарату архива, и ряд других проблем, связанных с поиском информации, малым тиражом обычных справочников, публичностью и доступностью архивов. Некоторые перспективы развития также определены федеральной программой "Электронная Россия" и республиканской – "Электронная Удмуртия", в задачах которых указаны: обеспечение открытости и общедоступности государственных информационных ресурсов, создание сводного каталога государственных и муниципальных архивов России и Удмуртии в частности. В заключении хочется отметить, что автоматизированные технологии прочно вошли в практику работы большинства архивных учреждений Удмуртской Республики. Дальнейшая целенаправленная, неустанная работа в этом направлении позволит вывести деятельность архивов на новый уровень функционирования, повышая при этом статус всей архивной службы.
Р.М.Губайдуллин
|