Гостевая книга

Из опыта сотрудничества архивных учреждений 
Удмуртской Республики с территориальными органами
 федеральных органов власти и федеральными
 организациями*

Одна из важнейших функций архивных учреждений – комплектование – носит межотраслевой государственный характер и должна осуществляться строго в рамках законодательства. Отсутствие единого механизма взаимодействия архивных органов и учреждений с территориальными органами федеральной власти, расположенными на территории субъектов Российской Федерации, привело к различным вариантам сотрудничества на региональном уровне. Для архивистов Удмуртской Республики наиболее приемлемым стал вариант сохранения организаций федерального уровня в списках источников комплектования, так как это позволит сохранить территориальный принцип комплектования, сохранит целостность архивных фондов и их информационный потенциал. Кроме того, исключение федеральных структур из поля зрения архивной службы может привести к утрате документов на стадии их временного хранения в организациях.

По состоянию на 1 января 2006 г. Сводный список источников формирования Архивного фонда УР насчитывает 2513 организаций. 438 организаций (17 % от общего количества) составляют организации федерального подчинения. На хранении в ведомственных архивах указанных организаций находится более миллиона дел. Объем ежегодно образующихся документов постоянного срока хранения составляет более 11 тыс. ед. хр. В списке источников комплектования ЦГА УР таких организаций 55 (27 % от общего количества ИК). Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» предоставляет возможность передачи документов федеральной собственности в региональные государственные архивы по договору. Однако правовое поле в области взаимодействия муниципальных архивов с федеральными организациями, расположенными на территории муниципальных образований, остается незаполненным.

В 2005 г. ЦГА УР проведено анкетирование 56 территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, действующих на территории Удмуртской Республики. Анкета охватывала широкий спектр деятельности федеральных организаций в области архивного дела и документационного обеспечения управления: сведения о состоянии сохранности документов, их объемах, работе делопроизводственных служб и архивов, указанных выше организаций и их подведомственных структур, действующих на территории муниципальных образований. Но ее основной целью было определение порядка дальнейшего взаимодействия организаций федерального уровня с архивами Удмуртии, изучение мнения самих федеральных организаций по этому вопросу. Анализ представленных сведений показал, что на хранении в ведомственных архивах организаций, приславших анкеты, находится около 350.000 ед. хр. за 1923-2004 гг., в том числе более 51.000 ед. хр. постоянного срока хранения. Наиболее значительные объемы управленческих документов сосредоточены в Верховном суде УР, Прокуратуре УР, ФГУП «Управление специального строительства по территории № 6 при Спецстрое России», ФГУП «ГТРК «Удмуртия», Региональном отделении Фонда социального страхования РФ по УР, Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по УР. В архивах организаций хранится сверх законодательно установленного срока 6544 ед. хр. за 1967-1995 гг. Подавляющее большинство федеральных структур выразили в анкетах заинтересованность в сохранении сложившихся традиций сотрудничества с архивными учреждениями республики. 

В целях урегулирования вопросов комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртии документами различных форм собственности был подготовлен «Сборник примерных договоров об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела между организациями, гражданами и архивными учреждениями УР», который внедрен в практику работы государственных и муниципальных архивов приказом председателя Комитета в декабре 2005 г. Одним из договоров является трехсторонний примерный договор между территориальным федеральным органом, Комитетом по делам архивов и ЦГА УР. Учитывая пожелания организаций – источников формирования Архивного фонда УР договор носит безвозмездный характер. Передача документов на госхранение на платной основе, по нашему мнению, повлечёт отказ организаций федерального уровня от сотрудничества и, как следствие, возможность утраты документов в процессе ведомственного хранения. Проект трехстороннего договора безвозмездного характера составлен на основе разработанного Росархивом проекта трехстороннего Соглашения, но по сравнению с ним конкретизирует ряд положений.

Разработанный нами проект договора закрепляет право государственного или муниципального архива осуществлять контроль за соблюдением федеральными организациями требований правил и нормативных документов в области архивного дела путем проведения соответствующих проверок. Для нормативного урегулирования вопросов сотрудничества муниципального архива с федеральными структурами, расположенными на территории муниципального образования, в договоры включены положения, в соответствии с которыми определяется место постоянного хранения управленческих, аудиовизуальных документов, научно-технической документации федеральных организаций в соответствующих муниципальных архивах, а также их правовой статус после передачи на постоянное хранение. Документы указанных федеральных структур, по истечении законодательно установленных сроков их хранения в организациях (15 лет), будут передаваться в муниципальную собственность при поступлении в соответствующий муниципальный архив. При передаче документов в ЦГА УР они станут собственностью Удмуртской Республики.

На организованном в декабре 2005 г. семинаре-совещании с представителями федеральных органов и организаций, расположенных на территории Удмуртии и являющихся ИК ЦГА УР, было предложено несколько вариантов решения существующей проблемы:

- исключение федеральных территориальных организаций из списков ИК ЦГА УР и муниципальных архивов и передача документов, в т.ч. из муниципальных образований, на государственное хранение в ГАРФ, федеральные окружные государственные или объединенные ведомственные архивы;

- заключение с Комитетом по делам архивов и ЦГА УР договора возмездного характера в соответствии со ст.21 Федерального закона № 125 – ФЗ от 22 октября 2004г. В этом случае территориальные органы и их филиалы в муниципальных образованиях должны будут хранить у себя документы в течение 15 лет; 

- сохранение территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов республики на основании договора безвозмездного характера с условием передачи документов в собственность Удмуртской Республики или муниципальную собственность при передаче их на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив.

Представителям федеральных организаций, присутствовавшим на семинаре, были предложены подготовленные архивистами проекты договоров о сотрудничестве, однако выбор варианта дальнейшего взаимодействия с архивами оставался за самими организациями после консультаций с их вышестоящими органами. Большая часть организаций выбрала последний вариант.

На сегодняшний день срочные договоры (от 3 до 5 лет) об отношениях и сотрудничестве заключены с 42 территориальными федеральными органами – 75 % от общего количества организаций федеральной собственности – источников комплектования ЦГА УР. По итогам заключения трехсторонних договоров список организаций - источников комплектования пополнился 4-мя новыми федеральными структурами. Решение вопроса о заключении договора в оставшихся организациях находится в стадии обсуждения и согласования с вышестоящими органами. Следует отметить, что руководители Управления Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по УР, Управления Федеральной антимонопольной службы по УР, Национального банка УР, Удмуртской таможни и некоторых других организаций отложили рассмотрение вопроса о заключении договора с архивной службой республики до выхода в свет постановления Правительства РФ и урегулирования вопросов права собственности на документы. Отказ от заключения договоров не повлек за собой исключение этих организаций из списка источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Работа с ними пока приостановлена за исключением оказания методической и консультационной помощи в области делопроизводства и архивного дела.

Вступление в силу постановления Правительства РФ «О передаче архивных документов, образующихся в деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных организаций, иных государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта РФ, в государственную собственность субъекта РФ в случае передачи их на постоянное хранение в государственные архивы субъектов РФ и в муниципальную собственность в случае передачи их в муниципальные архивы», проект которого мы получили на согласование в июле текущего года, позволит сохранить сложившуюся многолетнюю практику комплектования, в основу которой был положен территориальный принцип, ликвидирует угрозу сохранности документов Архивного фонда, относящихся к федеральной собственности и расположенных на территории субъектов РФ. Однако, на наш взгляд, в проекте постановления не нашли отражения вопросы передачи документов по личному составу в случае ликвидации федеральных территориальных органов государственной власти без правопреемников, так как в проекте постановления речь идет только о документах Архивного фонда РФ.

Н.В. Василечко, директор
Центрального государственного
архива УР

*Выступление на заседании НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа,21-22 сентября 2006г.