| Архивная
служба Удмуртской Республики |
|
|
|
|
СООБЩЕНИЯ АРХИВИСТОВ УДМУРТИИ НА Оказание государственных услуг в электронном виде Архивный фонд Удмуртской Республики является крупнейшим информационным ресурсом и национальным достоянием Удмуртии, в его составе в настоящее время значится более 2 млн. 300 тыс. единиц хранения. Внедрение информационно-коммуникационных технологий в Комитете по делам архивов и государственных архивах Удмуртской Республики началось в начале 1990-х гг. За прошедший период пройден большой путь от использования вычислительных устройств в качестве печатающих машинок до создания автоматизированных интеллектуальных систем. На настоящий момент техническая оснащенность архивной службы республики представляет собой сочетание компьютерной и оргтехники, локальных вычислительных сетей, разноформатных сканеров и принтеров, другого оборудования. Компьютерная техника и специализированное оборудование приобретались за счет целевого финансирования из резервного фонда Президента Удмуртской Республики А.А. Волкова, республиканского бюджета, федерального бюджета в рамках реализации мероприятий федеральной подпрограммы «Архивы России» и республиканской целевой программы «Электронная Удмуртия». Таким образом, мы имеем надежный «фундамент» и инструмент оказания государственных услуг в электронном виде. К основному виду государственных услуг, оказываемых государственными и муниципальными архивами, относится предоставление ретроспективной информации в виде исполнения тематических, биографических, генеалогических и социально-правовых запросов граждан и организаций, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в архивах. Ежегодно архивы республики исполняют от 25 до 30 тыс. запросов социально-правового и тематического характера. При этом, состав запросов определяется социальной политикой государства. После вступления в действие того или иного нормативного акта или принятия нового закона, дающих право на получение дополнительных льгот или увеличение пенсии, резко возрастает количество запросов, поступающих на исполнение в архивные учреждения. Так, в 2005г. исполнено 28,0 тыс. запросов, в 1 полугодии 2006г.- 13,0 тыс. Это запросы о награждении орденами, медалями, почетными грамотами и ведомственными знаками отличия, об эвакуации, о нахождении в плену в годы Великой Отечественной войны, о рождении, браке, смерти, раскулачивании, а также запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы. При таком объеме и разнообразии запросов единственным вариантом повышения оперативности и качества работы над ними является наибольшая автоматизация процесса исполнения. Её цель – упростить, свести к минимуму трудоемкость поиска информации. Для удовлетворения этих потребностей в архивах формируется единый банк данных о местонахождении документов по личному составу в архивных учреждениях, а также прочих организациях и предприятиях республики. База данных содержит сведения о местах хранения документов по личному составу учреждений, организаций, предприятий Удмуртской Республики с указанием видов и крайних дат документов и позволяет ориентировать заявителя на дальнейший поиск. Сегодня эта база данных уже включает около 2 тыс. записей, в перспективе – её размещение в сети Интернет. Наиболее активный ввод сведений производится в БД «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», которая содержит 216.501 запись. Указанная база данных в результате положительного поиска выдает готовую архивную справку. Регистрация запросов производится в электронном виде с помощью вспомогательных баз данных по учету запросов. Организован приём запросов по электронной почте и через Интернет – сайт государственной архивной службы Удмуртской Республики. К числу государственных услуг, оказываемых архивными учреждениями Удмуртской Республики, относится выдача копий архивных документов по запросам граждан и организаций, в т.ч. с целью подготовки выставок. В последние годы увеличилось количество копий, предоставляемых в электронном виде. Так, по запросам Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, Государственного Совета Удмуртской Республики, издательства «Удмуртия», администраций муниципальных образований, Музейно-выставочного комплекса стрелкового оружия им. М.Т. Калашникова и др. в 2005 г. были выданы электронные копии более 300 документов на бумажной основе, трёх видеофильмов (продолжительностью 88 мин.), в 1 полугодии 2006г. – электронные копии более 100 документов на бумажной основе. Однако, в соответствии с действующим на сегодняшний день законодательством Российской Федерации архивная информация, подтверждающая социальные права и законные интересы граждан (архивные справки, архивные копии, архивные выписки и т.д.), должна предоставляться на бумажном носителе и заверяться гербовой печатью. Вероятно, такой порядок сохранится до выхода федерального закона об электронном документе. Важное значение для совершенствования работы архивных учреждений по предоставлению информационных услуг имеет создание и развитие информационно – поисковых систем к документам Архивного фонда, а именно разработка и создание баз данных. На сегодняшний день в государственных архивах эксплуатируется и формируется более 20 тематических, учетных и справочных баз данных, основой которых служат архивные документы. Общеотраслевой автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд» ведется с 1997 г., здесь содержится информация обо всех фондах, хранящихся в архивах республики. Наиболее активно в целях оказания государственных услуг по предоставлению ретроспективной информации пользователям через читальные залы архивов используются автоматизированные тематические базы данных: «Фотокаталог» (7.989 записей и более 4 тыс. присоединенных сканированных образов), «Книга Памяти Удмуртской Республики», указатель к фонду исполкома Ижевского горсовета депутатов трудящихся, указатель «Список лиц, осужденных коллегией по спецделам Верховного суда УАССР», различные алфавитные указатели к документам по награждению граждан знаками отличия, документам по личному составу, указатель к протоколам конференций, пленумов, собраний актива республиканской партийной организации, заседаний бюро и секретариата Удмуртского рескома КП РСФСР, 1921-1991 гг. и др. Введена в промышленную эксплуатацию БД «Электронный каталог», получившая в 2005 г. Диплом Всероссийского конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, которая содержит 3593 записи. Приоритетным направлением в заполнении этой БД является перевод на электронный носитель описей документов, хранящихся в архивах. Это позволит заметно расширить доступ пользователей к документной информации, в том числе путем удаленного доступа. В читальных залах архивов БД пока не используется, поскольку мы находимся лишь на начальном этапе её заполнения. Приобретение в текущем году современного микрофильмирующего комплекса, финансирование которого осуществляется в рамках «Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2005-2009 гг.» и федеральной программы «Культура России», позволит параллельно с созданием микрофильмов страхового фонда создавать электронные образы документов, которыми будет наполняться БД «Электронный каталог». По мере оснащения читальных залов компьютерной техникой станет возможным предоставление пользователям накопленных сведений в электронном виде. Внедрение АПК «Электронный каталог» рассчитано на длительную перспективу и результатом этой работы должно стать создание современной системы научно-справочного аппарата к архивным фондам, оптимально отвечающей запросам пользователей архивной информации ХХI в. Специализированное оборудование активно используется при создании электронных копий архивных документов в целях обеспечения сохранности подлинников. Применяется методика оцифрования документов для создания фонда пользования на уникальные и особо ценные документы на бумажной основе и аудиовизуальные документы. Например, оцифрованы и внесены в БД «Электронный каталог» все документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда УР. Для оцифрования всех документов, хранящихся в государственных архивах Удмуртской Республики, требуются финансовые средства, в размере не менее 200 млн. руб. Именно такая сумма выделена для этих целей нашим коллегам в Тюменской области. Доступ во всемирную сеть Интернет, полученный архивной службой Удмуртской Республики в 2000 г., открыл широкие возможности в освещении деятельности архивных учреждений, популяризации архивных фондов, публикации научных работ и статей, подготовленных архивистами, среди неограниченного круга исследователей и других заинтересованных лиц во всем мире, владеющих русским языком и имеющих доступ в Интернет. Являясь членами Международного совета архивов, мы имеем возможность обмена информацией с коллегами из-за рубежа. На официальном сайте государственной архивной службы Удмуртской Республики опубликованы справочные сведения о Комитете и государственных архивах, Путеводитель по фондам ЦДНИ УР (Ижевск,2001), Путеводитель по фондам личного происхождения ЦГА УР (Ижевск, 2002), тематические перечни документов, статьи, подборки документов, сообщения, подготовленные на основе архивных документов, заметки, фоторепортажи о встречах с общественностью, открытии документальных выставок, выходе в свет документальных сборников, историческая хроника «Удмуртия в зеркале XX столетия». Интересным и перспективным направлением работы стала подготовка интернет – выставок и фотогалерей архивных документов. На сайте размещены интернет – выставки документов ЦДНИ УР и ЦГА УР о предках П.И. Чайковского, живших на территории современной Удмуртии, из фондов личного происхождения, «Удмуртия – фронту» и т.д. В 2005 г. впервые проведён Интернет-конкурс среди учащейся молодёжи на лучшее исследовательское сочинение, посвящённое 60-летию Победы. Сочинения, победившие в конкурсе, также опубликованы на официальном сайте государственной архивной службы Удмуртской Республики. В созданной в Комитете по делам архивов и государственных архивах внутренней интранет сети размещены сводная база данных «Архивный фонд», содержащая номера, крайние даты документов и названия фондов всех государственных и муниципальных архивов республики, базы данных «Книга памяти Удмуртской Республики», «Фотокаталог ЦГА УР», «Каталог Справочно-информационного фонда». Наша ближайшая перспектива, с учётом будущей модернизации технической основы функционирования официального сайта архивной службы, появление на сайте Путеводителя по фондам ЦГА УР, который разрабатывается с помощью общеотраслевого автоматизированного программного комплекса «Архивный фонд» и обеспечение удалённого публичного доступа к действующим базам данных. Участие Комитета по делам архивов в республиканском проекте создания системы «Одного окна» по оказанию государственных услуг, в случае его реализации, позволит образовать единое информационное пространство государственных и муниципальных архивов (а в перспективе – и крупных ведомственных архивов), открывает новые возможности в совершенствовании оказания государственных услуг. Для реализации проекта необходимо создание дополнительного структурного подразделения по приёму, учету, регистрации, распределению и исполнению запросов тематического и социально-правового характера, а также объединение в информационную сеть муниципальных архивов республики. В качестве проблем, существующих в этом направлении, хочется отметить катастрофически быстрое устаревание имеющейся компьютерной техники, отсутствие скоростных каналов связи с районами республики. Парк компьютеров в государственных архивах наполовину подлежит замене на технику нового поколения, соответствующую объёмам информационных ресурсов и стоящим перед архивными учреждениями задачам. Оснащение муниципальных архивов компьютерами органами местного самоуправления, по-прежнему, производится по остаточному принципу. Необходимо оснащение компьютерами читальных залов государственных и муниципальных архивов для обеспечения пользователям возможности работы с накопленными в автоматизированных базах данных массивами сведений, наличие Интернет-сервера, обеспечивающего доступ к необходимым ресурсам. Всё указанное позволит более оперативно оказывать государственные услуги населению. Н.К. Коробейникова, *Выступление на Комиссии по проведению административной реформы в Удмуртской Республике 7 декабря 2006г. |
