Гостевая книга

Регламент работы Межведомственной экспертно-
проверочной методической комиссии Комитета по делам
 архивов при Правительстве Удмуртской Республики*

1. Планирование работы ЭПМК

1.1. ЭПМК организует свою работу в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Удмуртской Республике, планами мероприятий Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет), а также, исходя из практической целесообразности и актуальности рассмотрения вопросов.

1.2. При разработке плана работы ЭПМК учитываются: план работы Комитета, планы и предложения Центрального государственного архива Удмуртской Республики (ЦГА УР), Центра документации новейшей истории Удмуртской Республики (ЦДНИ УР), государственного учреждения «Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики» (ГУ «ГАСПД УР»), членов ЭПМК, архивных отделов администраций муниципальных образований, Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

1.3. Предложения к плану работы ЭПМК на следующий год представляются секретарю не позднее 1 декабря текущего года.

1.4. Секретарь ЭПМК по указанию председателя ЭПМК формирует план работы на год.

1.5. План работы ЭПМК на год утверждается председателем Комитета.

2. Организация работы ЭПМК

2.1. Организация подготовки вопросов, предлагаемых к рассмотрению ЭПМК, осуществляется председателем ЭПМК, секретарём ЭПМК, членами ЭПМК, а также сотрудниками Комитета и государственных архивов республики, ответственными за подготовку данных вопросов.

2.2. Направляемые на рассмотрение ЭПМК документы оформляются в соответствии с действующими правилами и настоящим Регламентом. Документы должны иметь соответствующее количество экземпляров и сопровождаться справками, научно-справочным аппаратом (НСА), сопроводительными листами, составленными государственными и муниципальными архивами, и другими документами, необходимыми для рассмотрения данного вопроса. Документы согласовываются ЦЭК (ЭК) организаций, при необходимости - экспертно-методическими и методическими комиссиями (ЭМК) государственных, муниципальных архивов, и вместе с выпиской из протокола представляются на утверждение (согласование) ЭПМК. Утверждённые (согласованные) ЭПМК документы подписываются руководителями соответствующих организаций.

2.3. Документы, представленные на рассмотрение ЭПМК с нарушениями установленных правил и настоящего Регламента, к рассмотрению не принимаются. Ответственность за качество представленных на рассмотрение ЭПМК документов возлагается на подготовивших их исполнителей. 

2.4. При подготовке проектов документов несколькими исполнителями, ответственный исполнитель обеспечивает их согласование с соисполнителями и другими заинтересованными лицами и организациями до вынесения вопроса на рассмотрение ЭПМК. 

2.5. Председатель ЭПМК в случае необходимости может приглашать на заседание ЭПМК через секретаря заинтересованных лиц для решения определённых вопросов. Ответственность за приглашение заинтересованных лиц на заседание ЭПМК возлагается на секретаря ЭПМК и ответственных исполнителей по данному вопросу.

2.6. Председатель ЭПМК до заседания комиссии вправе направить в организацию, описи дел которой представляются на рассмотрение ЭПМК, эксперта вместе с сотрудником государственного, муниципального архива для проверки качества проведённой научно-технической обработки документов.

2.7. Приложения к решению ЭПМК, подлежащие дальнейшему рассмотрению ЦЭПК при Росархиве, готовятся согласно Перечню основных документов, представляемых на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

3. Порядок представления документов 
на рассмотрение ЭПМК

3.1. Внесение изменений в сводный список организаций-источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики и списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов осуществляется на основании решений ЭПМК. Государственными и муниципальными архивами представляются справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования.

3.2. В справки о включении организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов включаются следующие сведения: полное название организации, её подчинённость, дата образования с обязательной ссылкой на нормативный документ, структура, функции, форма собственности, состав и содержание документов, обоснование для включения в источники комплектования, почтовый адрес. Справка обязательно подписывается руководителем государственного, муниципального архива. К справке в необходимых случаях прилагается копия договора о сотрудничестве.

В справки об исключении из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов включаются следующие сведения: полное название организации, её подчинённость, сведения об изменении функций, формы собственности, основание для исключения из источников комплектования, выполнение работы по упорядочению документов, приёму на постоянное хранение и о дальнейшем месте хранения документов по личному составу и временного хранения, срок хранения которых не истёк. Справка обязательно подписывается руководителем государственного, муниципального архива.

3.3. Сводный список организаций-источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики составляется Комитетом на основе утвержденных списков организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов и представляется на рассмотрение ЭПМК. К сводному списку оформляется титульный лист и оглавление. Списки организаций, физических лиц – источников комплектования государственных и муниципальных архивов составляются и представляются на ЭПМК в порядке, определённом в «Рекомендациях по составлению и ведению списков юридических и физических лиц - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики» (Ижевск, 2003). Вместе с проектом списка представляется пояснительная записка, в которой указываются сведения обо всех прошедших изменениях в составе источников комплектования, о переименованиях организаций–источников комплектования, о продолжении или завершении работы с личными фондодержателями. Аналогично представляются на рассмотрение ЭПМК списки организаций - источников комплектования научно-технической, фото-фоно-видеодокументацией, списки организаций, физических лиц - потенциальных источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе научно-технической, фото-фоно-видеодокументацией. 

3.4. Списки фондов и списки организаций, документы по личному составу которых подлежат переводу на постоянное хранение, представляются на ЭПМК с пояснительными записками государственных, муниципальных архивов о целесообразности перевода документов по личному составу на постоянное хранение в соответствии с «Методическими рекомендациями по отбору и переводу на постоянное хранение документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий Удмуртской Республики, находящихся на государственном и ведомственном хранении» (Ижевск, 1996). 
3.5. Номенклатуры дел организаций, описи дел постоянного хранения и по личному составу, другие документы, представляемые на рассмотрение ЭПМК, подлежат предварительному рассмотрению и одобрению ЦЭК (ЭК) организаций, а при их отсутствии – ЭМК государственных, муниципальных архивов.

3.6. С описями дел постоянного хранения управленческих документов представляются:

- сопроводительный лист, составленный в государственном, муниципальном архиве;

- титульный лист к каждому экземпляру описи дел;

- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации;

- предисловие: историческая справка о деятельности фондообразователя или дополнение к ранее представленной исторической справке, история фонда;

- опись дел по личному составу (личных дел);

- описи дел фото-фоно-видеодокументов, НТД (если имеются);

- справка о недостающих в описи документах за подписью руководителя организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов.

Вместе с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПМК могут представляться акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.7. Описи дел НТД, фото-фоно-видеодокументов, электронных документов представляются на рассмотрение ЭПМК по установленной форме вместе с предисловием, титульным листом, сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом, а при необходимости – списком сокращённых слов. Если история фондообразователя за период описания документов ранее представлялась с описью управленческих документов, в предисловии достаточно сделать на неё ссылку.

3.8. Описи дел по фондам государственных и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, направляются на рассмотрение ЭПМК с обязательным справочным аппаратом: титульный лист, оглавление (содержание), если опись дел имеет разделы, предисловие, а при необходимости - список сокращенных слов, переводные таблицы шифров. Вместе с описью представляются акт переработки и описания документов, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (если такие дела имеются в фонде), сопроводительный лист, составленный государственным, муниципальным архивом, выписка из протокола ЭМК государственного, муниципального архива, ЦЭК Администрации муниципального образования.

Описи дел по фондам государственных и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, НСА к ним, рассматриваются на заседаниях ЭПМК при условии завершения научной и технической обработки дел. 

3.9. Описи дел личного происхождения направляются на рассмотрение ЭПМК с соответствующим справочным материалом, указанным в п.3.7, после предварительного рассмотрения ЭМК государственных, муниципальных архивов, ЦЭК Администраций муниципальных образований.

3.10. Описи дел по личному составу организаций, подлежащих переводу на постоянное хранение, а также описи дел по личному составу по фондам государственных и муниципальных архивов, переведённых на постоянное хранение, направляются на рассмотрение ЭПМК с соответствующим НСА и сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом.

3.11. Вместе с Перечнем проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив, представляются: 

- сопроводительный лист, составленный в государственном, муниципальном архиве;

- выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации;

- предисловие, в котором даётся обоснование отбора и включения в перечень проблем, тем, их характеристика, схема систематизации, особенности составления перечня;

- список сокращённых слов и терминов (при их наличии).

3.12. Проекты конкретных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах организаций направляются на рассмотрение ЭПМК с выписками из протоколов ЭК (ЦЭК) и сопроводительными листами, составленными государственными, муниципальными архивами. 

3.13. Акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся до 1945 г., рассматриваются на заседании ЭПМК со следующим пакетом документов: справка по истории фондообразователя, выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или ЭМК государственного, муниципального архива, в которой отражаются сведения о составе и полноте фонда, о проведенных первичной или повторной экспертизе (указать даты и основание проведения экспертизы ценности документов, характер и состав выделенных ранее документов), о перечнях и других документах, используемых в ходе экспертизы, мнения экспертов, научной общественности, консультантов.

3.14. При оформлении актов о выделении к уничтожению документов, образовавшихся до 1945 г. включительно и находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, необходимо учитывать следующие требования: заголовок каждой позиции акта должен раскрывать состав и содержание помещенных в него документов, для дел с дублетной и поглощённой документацией необходимо указывать точное местонахождение подлинника, в графе «Примечание» – по каждой позиции акта давать ссылку на номер фонда, описи, дела, оставленного на хранение, содержащего дублетную информацию. После перечня дел, включённых в акт на уничтожение, даются пояснения о характере и составе дел, оставленных на постоянное хранение.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, образовавшихся до 1945 г. включительно, по всем категориям фондов, после рассмотрения на заседании ЭПМК направляются в двух экземплярах вместе с выпиской из решения ЭПМК на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.

3.15. Акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе со справкой о результатах полистного изучения документов с целью установления степени их поврежденности, подписанной руководителем архивного учреждения.

3.16. Акты об утрате дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе с подробной справкой о результатах поиска документов, пути розыска которых исчерпаны, за подписью руководителей архивных учреждений.

3.17. Акты об утрате дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в архивах организаций, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе со справками о проведённых мероприятиях по розыску (восстановлению) дел, включённых в акт, подписанными руководителями организаций. Кроме того, представляются заключения сотрудников государственных, муниципальных архивов о результатах организованной ими проверки наличия дел и других проведённых мероприятий.

3.18. Запросы о фондировании документов направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде с указанием в них краткой истории организации, состава и содержания документов (в случае реорганизации или ликвидации), обоснованных предложений по организации фонда.

3.19. Запросы об изменениях сроков хранения для некоторых категорий дел, хранящихся в организациях, направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде с указанием в них мотивированных обоснований предлагаемых изменений сроков хранения. К справке прилагается выписка из протокола ЭК (ЦЭК) данной организации, заключение сотрудника государственного, муниципального архива.

3.20. Методические и нормативные разработки представляются на рассмотрение ЭПМК вместе с заключениями экспертов, а также с выписками из протоколов ЭМК государственных архивов и методическими рекомендациями по их применению. До заседания ЭПМК автор - разработчик рассматривает замечания экспертов, устраняет их, либо представляет свод отклонённых замечаний. На заседании ЭПМК обсуждается только свод отклонённых замечаний. 

4. Подготовка и проведение заседаний ЭПМК

4.1. Заседания ЭПМК проводятся не реже 1 раза в месяц (последняя пятница каждого месяца). Члены ЭПМК оповещаются об очередном заседании секретарём комиссии за две недели до заседания.

Заседание считается правомочным, если в нём примут участие две трети членов ЭПМК.

4.2. На рассмотрение ЭПМК выносятся документы, поступившие секретарю не позднее, чем за неделю до заседания, и оформленные в соответствии с существующими правилами и настоящим Регламентом. Распределение документов между экспертами осуществляется секретарём ЭПМК в соответствии с действующим приказом председателя Комитета «Об уточнении распределения обязанностей членов ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР». 

4.3. Повестка очередного заседания ЭПМК составляется секретарём и передаётся председателю ЭПМК и председателю Комитета за 2-3 дня до заседания комиссии. 
4.4. Ответственные исполнители государственных архивов о намерении представить документы для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю по телефону не позднее, чем за неделю до заседания. Не менее чем за 4 дня до заседания заявленные документы направляется секретарю ЭПМК и назначенным для экспертизы членам ЭПМК. 

4.5. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПМК от муниципальных архивов, распределяются секретарём ЭПМК и направляются членам ЭПМК за 4 дня до заседания. 
4.6. Описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству положения об ЭК (ЦЭК), архивах организаций, поступившие от государственных архивов, и документы по другим рассматриваемым вопросам передаются председателю ЭПМК за 2-3 дня до заседания.

4.7. Вопросы, по которым документы своевременно не были представлены секретарю ЭПМК, могут быть включены в повестку заседания ЭПМК в порядке исключения с разрешения председателя ЭПМК.

4.8. Ответственные исполнители государственных архивов о намерении представить методические и нормативные разработки для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю по телефону не позднее, чем за 2 недели до заседания. Секретарь ЭПМК, по согласованию с председателем ЭПМК, назначает основных экспертов из числа членов ЭПМК в Комитете и государственных архивах. Методические и нормативные разработки составляются в 4-х экземплярах и не позднее, чем за 2 недели до заседания ЭПМК, направляются секретарю ЭПМК и экспертам на рассмотрение. Не позднее, чем за неделю до заседания ЭПМК сводные замечания экспертов, оформленные на соответствующих бланках, передаются автору-разработчику для их устранения. За 2 дня до заседания автор-разработчик представляет секретарю ЭПМК доработанные по замечаниям, согласованные с экспертами методические и нормативные разработки и свод отклонённых замечаний (если такой будет).

4.9. Сводные замечания членов ЭПМК и свод отклонённых замечаний прикладываются к протоколу. Согласованные ЭПМК методические пособия, иные разработки в двухнедельный срок, если в этом есть необходимость, дорабатываются, утверждаются руководителем организации, их подготовившей, и направляются на бумажном носителе и в электронном виде секретарю ЭПМК; не позднее, чем через три недели после заседания ЭПМК направляются в СИФ Комитета и государственных архивов, а также могут быть направлены в электронном виде заинтересованным организациям. 

4.10. Справки, информации, запросы и т.д. государственными, муниципальными архивами представляются на рассмотрение ЭПМК в одном экземпляре. 

4.11. Описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об ЭК (ЦЭК), архивах организаций направляются государственными архивами в одном экземпляре вместе с сопроводительными листами секретарю ЭПМК, остальные экземпляры передаются экспертам. На каждый вид документов и на каждую организацию составляется отдельный сопроводительный лист. Допускается составление одного сопроводительного листа по одной организации для инструкции по делопроизводству, положений об ЭК (ЦЭК), архиве организации.

4.12. Муниципальными архивами на рассмотрение ЭПМК представляются описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об ЭК (ЦЭК), архивах организаций в одном экземпляре с приложениями соответствующих листов от других экземпляров для проставления печати, также с сопроводительными листами, составленными в муниципальных архивах. На каждый вид документов и на каждую организацию составляется отдельный сопроводительный лист. Допускается составление одного сопроводительного листа по одной организации для инструкций по делопроизводству, положений об ЭК (ЦЭК), архиве организации.

4.13. Заседания ЭПМК протоколируются секретарём. Протоколы ЭПМК оформляются в двухнедельный срок после заседания и формируются в отдельное дело. Особые мнения членов комиссии, в случае их несогласия с принятым решением, заносятся в протокол.

Протокол ЭПМК подписывается председателем и секретарём комиссии и направляется членам ЭПМК на согласование. Все члены ЭПМК в течение одной недели должны ознакомиться с принятыми решениями и на листе согласования поставить свои подписи. Контроль за прохождением согласования возлагается на директоров архивов. После согласования с членами ЭПМК протокол не позднее, чем через три недели после заседания представляется на утверждение председателю Комитета.

4.14. Выписки из протоколов ЭПМК, после утверждения протокола председателем Комитета, в течение одного дня направляются секретарём ЭПМК в государственные, муниципальные архивы и заинтересованным организациям.

4.15. По мере необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК на базе государственных, муниципальных архивов или крупных предприятий. На заседание ЭПМК приглашаются председатели ЦЭК (ЭК) и ответственные за делопроизводство организаций – источников комплектования, которые представили на рассмотрение описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и ЭК организаций. Протокол выездного заседания оформляется секретарём ЭПМК и утверждается председателем Комитета в соответствии с п.4.13.

4.16. Документы, возвращенные после рассмотрения ЭПМК с незначительными замечаниями и доработанные в течение двух недель, включаются в этот же протокол

4.17.Секретарём ЭПМК формируется автоматизированная база данных «ЭПМК». Отдельно организуется учет документов, возвращённых после рассмотрения ЭПМК на доработку. Выписки из протоколов ЭПМК формируются в течение года в отдельное дело. Ведутся журнал регистрации протоколов ЭПМК, журнал регистрации методических и нормативных разработок, рассмотренных на заседаниях ЭПМК, журнал регистрации контрольных вопросов.

5.Организация контроля и проверки исполнения решений

5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПМК, как правило, определяются в тексте решения, в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПМК.

5.2. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК после информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.

5.3.Секретарь ЭПМК организует учёт и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнения поступивших документов. 

*Утвержден приказом Комитета по делам архивов от 11.09.2006 №75-п