Гостевая книга

ОБМЕН ОПЫТОМ

Внедрение автоматизированных архивных 
технологий в практику работы государственного
 учреждения «Государственный архив социально-правовых
 документов УР»

Совершенствование работы архивных учреждений сегодня уже невозможно представить без активного применения современных информационных технологий. Поэтому одной из приоритетных задач развития нового государственного архива республики (начал функционировать с января 2004 г.) была обозначена задача внедрения автоматизированных архивных технологий в практику работы. В структуре ГУ « ГАСПД УР» был создан отдел информационно-поисковых систем и справочной работы, осуществляющий создание, информационное и техническое обслуживание поисковых систем, а также исполнение запросов социально-правового характера. 

Как известно, работа любого архива имеет целый ряд особенностей, на которые влияют состав, объем документов, научно-справочный аппарат к ним, интенсивность использования, категории потребителей архивной информации. Все это накладывает свою специфику и на развитие автоматизированных архивных технологий. Основные направления информатизации ГУ «ГАСПД УР» вытекают из главных задач и функций учреждения: выявление ликвидируемых организаций, обеспечение сохранности документов по личному составу организаций, прекративших свое существование, их учет и исполнение запросов физических и юридических лиц. Внедрение информационных технологий началось с разработки в 2004 г. Технического задания на развитие системы автоматизированных архивных технологий ГУ «ГАСПД УР» на период до 2006 г. с учетом основных положений Концепции информатизации архивных учреждений Удмуртской Республики на 2004-2010 гг. Оно предусматривает автоматизацию профессионального труда сотрудников, формирование и эксплуатацию учетных, тематических БД, содержащих сведения о документах архива, для оперативного удовлетворения потребностей специалистов архива в информации необходимой для исполнения запросов, обеспечение сохранности созданных информационных массивов. Для выполнения Технического задания немалых усилий требовал процесс приобретения компьютеров, периферийного оборудования, подготовки кадров до уровня, позволяющего использовать эту технику. Первые два персональных компьютера мы купили в кредит на средства из республиканского бюджета, затем приобретение техники осуществлялось, в основном, за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности (оказание услуг организациям по упорядочению документов). За два года существования ГУ «ГАСПД УР» было приобретено 7 ПК на базе процессоров Pentium IV, Сeleron 2000, Celeron 2600 с жидкокристаллическими мониторами, 3 лазерных черно-белых принтера, один из которых имеет дополнительные функции сканера и факса, копированный аппарат формата А3. Для обеспечения защиты ПК от внезапных отклонений электроэнергии и предотвращения потери введенных данных установлены источники бесперебойного питания. На компьютерах инсталлировано универсальное программное обеспечение: операционная система Windows XP, офисный пакет МS Office 2000 с приложениями Word, Excel, СУБД Access, а также СУБД Firebird, FineReader, Adobe Photoshop, WinRAR, Авто АФ и антивирусная программа Касперского. Все компьютеры объединены в локальную вычислительную сеть, на трех из них настроен выход в глобальную сеть Интернет.

На начало 2006 г. в архиве эксплуатируется 8 специализированных баз данных, из них две учетные (общеотраслевой программный комплекс «Архивный фонд», «Каталог СИФ») три тематические («Личный состав треста №17», «Личный состав треста №18», «Списки работников Управления строительства №17, №18, представленных к награждению знаками отличия»), 3 справочного характера («Местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах», «Справочник о документах по личному составу, хранящихся в республиканских, городских и районных архивах», «Учет запросов социально-правового характера»).

Для исполнения запросов сотрудниками архива используются тематические и справочные БД. Тематические АБД «Личный состав треста №17» и «Личный состав треста № 18» были переданы нам вместе с документами по личному составу из ЦГА УР в 2004 г. в объеме 70136 записей, 24,6 Мб. Это БД простейшей структуры на большие массивы документов (в данном случае на личные дела работников строительных трестов за 1930-1967 гг.), соответствующие традиционным именным указателям к фондам. Программа позволяет осуществлять быстрый поиск по фамилии, имени, отчеству работника треста. Частота обращений сотрудников к ним с целью ускорения поиска необходимых документов высока, поэтому заполнение их будет продолжаться до введения сведений по 1999 г. (год ликвидации трестов).

БД «Списки работников №17, №18, представленных к награждению знаками отличия» разработана на основе программы «Алфавитный указатель «Списки лиц, награжденных медалью «За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», функционирующей в ЦГА УР (по нашим предложениям программа была отредактирована и сориентирована под задачи ГУ «ГАСПД УР»). В БД вводятся сведения о работниках строительных трестов, представленных к награждению знаками «Победитель социалистического соревнования», «Отличник социалистического соревнования», «Ударник 9-ой пятилетки», медалями «Ветеран труда», «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И. Ленина». Одной из важных функций программы является формирование архивной справки в текстовом редакторе MS Word в автоматическом режиме, что позволяет сотрудникам архива быстро получать сведения не обращаясь к подлинникам документов.

Регистрация запросов, поступающих в архив, ведется в БД программы «Учет запросов социально-правового характера», которая позволяет осуществлять поиск запроса по фамилии, имени, отчеству заявителя, учитывать повторяемость обращений одного и того же лица, контролировать сроки выполнения запросов, анализировать их тематику, определять исполнителя, составлять отчеты по количеству и виду исполненных запросов за определенный временной промежуток.

Во все имеющиеся базы данных сотрудниками за 2 года введена информация объемом 10 Мб, количество записей составило 16,3 тыс. (суммарный объем информации всех БД по личному составу в архиве составляет 71,64Мб 129,977 тыс. записей.) Все эксплуатируемые базы данных архива настроены на работу в многопользовательском режиме, что значительно ускоряет процесс ввода данных. Однако, общий объем введенной информации по сравнению с объемом хранящейся документации (на начало 2006 г. в архиве находится на хранении 100,639 тыс.дел) незначителен. Это связано с малочисленностью сотрудников отдела, основной бюджет рабочего времени которых используется на подготовку ответов по запросам социально-правового характера. 

Наряду с архивными БД внедряются автоматизированные технологии в работу бухгалтерии (ГУ «ГАСПД УР» является юридическим лицом и самостоятельно ведет бухгалтерский учет). Для ведения бухгалтерских операций организовано автоматизированное рабочее место главного бухгалтера, приобретено и установлено специальное программное обеспечение «1С: Бухгалтерия», «1С: Свод отчетов», которое решает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда сотрудников и расчет заработной платы, учет финансово-расчетных операций, сводный учет и составление отчетности. С сайта nalog.ru была установлена программа «Налогоплательщик ЮЛ», необходимая для формирования и представления в налоговые органы бухгалтерских отчетов в электронном виде. По сети Интернет регулярно производится обновление версий этой программы.

Для дальнейшего развития автоматизированных архивных технологии нам необходимо в ближайшем будущем решить ряд задач: оборудовать автоматизированные рабочие места всех специалистов учреждения, внедрить ААТ в работу по обеспечению сохранности документов, осуществить разработку новых и усовершенствование старых БД.

И.Н. Зайцева, директор 
ГУ «ГАСПД УР»