Гостевая книга

НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И
 ПРОГНОЗИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ДЕЛА

О мерах по повышению уровня безопасности документов 
Архивного фонда Удмуртской Республики

(выступление председателя Комитета по делам архивов при
 Правительстве Удмуртской Республики Н.К. Коробейниковой 
на оперативном совещании у Президента Удмуртской
 Республики А.А.Волкова, состоявшемся 21 ноября 2005 г.)

Приоритетными целями развития архивного дела Программой социально-экономического развития Удмуртской Республики (далее по тексту бюллетеня – УР) на 2005-2009 гг. определены выработка и реализация комплекса организационных мер и практических мероприятий, направленных на сохранение и пополнение Архивного фонда Удмуртской Республики (далее по тексту бюллетеня - АФ УР). Современное законодательство в этой сфере (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и закон Удмуртской Республики от 30.06.2005 № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике») закрепляет новые принципы организации архивного дела в стране и республике, основанные на разграничении прав собственности на документы АФ между федеральным центром, Удмуртской Республикой и муниципальными образованиями, оставляя, однако, едиными нормативно-методические требования к хранению, учёту, комплектованию и использованию архивных документов по всей стране. Добиться качественного и полного формирования АФ УР можно только при органичном взаимодействии государственных, муниципальных архивов и ведомственных архивных служб, а также внимании руководства организаций и предприятий к нуждам своих ведомственных архивов. От правильности формирования документов в делопроизводстве и уровня их сохранности на стадии ведомственного хранения зависит в дальнейшем полноценность источниковой базы исторической науки в Удмуртской Республике.

В настоящее время в состав АФ УР входит свыше 2 млн. 300 тыс. дел за 1723-2004 гг., хранящихся в государственных и муниципальных архивах, в т.ч. 1 млн. 800 тыс. дел управленческой документации, 20.318 ед. хр. научно-технической документации, 44.931 ед. хр. – аудиовизуальной (фото, фоно- и видеозаписи) и 404.422 ед.хр. документов по личному составу. 

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Удмуртии являются 2.533 организации различных отраслевых систем и форм собственности, с которыми архивные учреждения активно взаимодействуют по вопросам сохранности документов, делопроизводства, отбора на государственное хранение управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, в т.ч. 714 – негосударственных организаций, 269 организаций, относящихся к республиканской собственности, и 439 организаций федеральной собственности. В 2005 г. проведено анкетирование 56 территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, действующих на территории Удмуртской Республики, с целью выяснения состояния сохранности их документов и определения порядка взаимодействия с ними архивных учреждений республики, т.к. в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» хранение документов федеральной собственности в архивах субъектов Федерации отныне возможно только на условиях договора.

До передачи на постоянное (бессрочное) хранение в государственные и муниципальные архивы документы, включенные в установленном порядке в состав АФ УР, находятся в министерствах и ведомствах в течение сроков их практической значимости, установленных законодательством (документы федеральных органов и организаций - 15 лет, органов государственной власти и организаций Удмуртской Республики - 10 лет, органов местного самоуправления и муниципальных организаций -5 лет). На временном хранении в организациях в настоящее время находится значительный документальный комплекс: 375.584 ед. хр. управленческой и научно-технической документации и 4 млн. 818 тыс. дел по личному составу. В архивах территориальных органов федеральных органов власти хранится 42 тыс. дел. Значительные объемы управленческих документов находятся на ведомственном хранении в Министерстве экономики УР, Министерстве имущественных отношений УР, Прокуратуре УР, Верховном суде УР, ГУ - региональном отделении Фонда социального страхования РФ по УР, Управлении специального строительства по территории № 6 при Спецстрое России.

В целом ряде ведомств уделяется самое пристальное внимание вопросам организации и укрепления материально-технической базы своих архивов. За последнее время выделены новые или дополнительные помещения для размещения архивных документов в Министерстве финансов УР, Управлении судебного департамента при Верховном суде в УР, Ижевском государственном техническом университете, ОАО «Удмуртэнерго», Ижевском отделении Горьковской железной дороги. Оборудованы современными средствами хранения документов ведомственные архивы Государственного Совета УР, Национального банка УР, Министерства имущественных отношений УР, Управления Федеральной налоговой службы по УР, регионального отделения фонда социального страхования РФ по УР.

В то же время в организациях некоторых отраслевых систем не созданы необходимые условия для хранения архивных документов. В подвальных помещениях, с нарушением нормативных режимов хранения располагаются документы по личному составу подведомственных учреждений Министерства науки и образования УР, документы Агентства лесного хозяйства по УР. Не выделены помещения под ведомственные архивы, документы хранятся в структурных подразделениях в Министерстве по делам ГО и ЧС, Управлении федеральной службы судебных приставов по УР, федеральном государственном учреждении «Земельная кадастровая палата по УР», Удмуртском государственном НИИ сельского хозяйства. Не соблюдаются правила пожарной безопасности в хранилищах Управления федеральной антимонопольной службы по УР, филиала ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть». На 100% заполнены ведомственные архивы Управления федерального казначейства по УР, Верховного суда УР, Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по УР, Удмуртского центра стандартизации, метрологии и сертификации, Удмуртского государственного университета. Только в 183 организациях, в т.ч. 17 федеральных и 15 республиканских имеются штатные сотрудники в ведомственных архивах или специальные структурные подразделения по работе с архивными документами.

Наряду с укреплением материальной базы ведомственных архивов, важнейшим условием повышения уровня их безопасности является полный и правильный учёт документов, их своевременное упорядочение и описание. Вопросы соблюдения правил учёта и хранения документов организаций - источников формирования АФ УР являются предметом особого внимания архивной службы. В 120 министерствах и ведомствах Удмуртской Республики остаются на хранении большие объемы не упорядоченных, не включенных в описи документов. С 1994 г. не проводилось описание документов в государственном унитарном предприятии УР «Удмуртавтотранс», с 1997 г. - в Удмуртском республиканском кинофонде, с 1999 г. - в Министерстве печати и информации УР, Национальной библиотеке УР, Инспекции страхового надзора по УР, Управлении государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей УР (ныне-территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по УР), с 2000 г.- в Министерстве торговли и бытовых услуг УР. И этот список можно продолжить. Концентрация в ведомственных архивах большого количества неупорядоченных документов неизбежно приводит к их гибели. В 2004-2005 гг. выявлены факты утраты документов АФ УР в ЗАО «Удмуртгражданпроект», АО «Ижмаш», Удмуртском государственном университете, Управлении лесами УР.

Постоянная и планомерная работа по экспертизе ценности архивных документов, отбору на государственное хранение и своевременному их упорядочению проводится в Министерстве социальной защиты населения УР, Министерстве строительства, архитектуры и жилищной политики УР, Государственном контрольном комитете УР, Государственном комитете по труду УР, Центральной избирательной комиссии УР, Комитете по делам ЗАГС при Правительстве УР, Отделении Пенсионного фонда РФ по УР, территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по УР. Особенно хочется отметить Министерство имущественных отношений УР, в котором, несмотря на огромный документооборот, научно-техническая обработка архивных документов проводится ежегодно, благодаря пониманию необходимости и важности своевременного учёта документов министром С.П. Касихиным и заместителем министра - председателем экспертной комиссии Министерства В.Л. Наумовым. 

Ситуация с обеспечением сохранности и упорядочением архивных документов усугубляется нескончаемым процессом реорганизации, ликвидации и банкротства, что сопровождается массовым освобождением организаций от своих архивов. Архивной службой Удмуртии осуществляется контроль за сохранностью документов по личному составу всех юридических лиц на территории республики, приём на государственное хранение этого документального комплекса от ликвидированных организаций для последующего документационного обеспечения социальных прав высвобождаемых работников. Только за 9 месяцев 2005 г. архивные учреждения вынуждены были принять на хранение 18.390 дел по личному составу. В т.ч. более 8 тыс. поступили в ГУ «Государственный архив социально-правовых документов УР» (далее по тексту бюллетеня – ГУ «ГАСПД УР»). Специалистами Центрального государственного архива УР (далее по тексту бюллетеня – ЦГА УР) была спасена научно-техническая документация ОАО «Ижевский подшипниковый завод», оставшаяся бесхозной при смене собственника. В настоящее время документы упорядочены и поступили на государственное хранение. Продолжается формирование единого банка данных о местонахождении документов по личному составу в организациях республики в целях оперативного исполнения запросов социально-правового характера. В автоматизированной базе данных уже собраны сведения о документах 1753 организаций.

Судьба документов ликвидированных организаций и предприятий в полной мере зависит от возможности их размещения в соответствующих государственных и муниципальных архивах. В то же время загруженность многих архивов республики, в т.ч. всех трёх государственных, приблизилась или уже превысила 100%, тогда как объем дел, принимаемых от организаций, постоянно возрастает. На постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы только в 2005 г. принято 35.752 ед.хр. управленческой и научно-технической документации, 2.610 ед. хр. аудиовизуальных документов. Сверх законодательно установленных сроков временного хранения документов в ведомствах находится 54,5 тыс. дел, в т.ч. в республиканских организациях – 30.412 дел. Пока не могут быть выполнены нормы действующего архивного законодательства в отношении приёма этих документов на постоянное хранение. Государственные и муниципальные архивы, не имея свободных площадей, не могут принять документы в нормативно установленные сроки от ведомств, которые, в свою очередь, экономят на самом слабом звене – архивах. Так создаются потенциальные возможности для невосполнимых утрат нашего документального наследия. Существует проблема с выделением новых или дополнительных помещений для архивных отделов г. Ижевска, Вавожского, Игринского, Селтинского, Юкаменского районов. Для государственных архивов Удмуртской Республики проблема дополнительных площадей или, как её называют архивисты, проблема «архивной полки» не будет решена до тех пор, пока не завершится предусмотренная Программой социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2005-2009 гг. реконструкция нового здания ЦГА УР, в котором предполагается также разместить и ГУ «ГАСПД УР». 

На этом объекте с момента начала реконструкции на 1 октября 2005 г. освоено 22 млн. 847 тыс. руб. капиталовложений. В текущем году в решении этой первостепенной для всей архивной службы республики задачи наметились определенные позитивные сдвиги. По результатам визита на нашу стройку Президента УР А.А. Волкова было принято решение о выделении первого пускового комплекса и введении его в строй в 2006 г. Мы благодарны Президенту за внимание к нашей отрасли. Действительно, если темпы капитальных вложений сохранятся, а, может быть, и увеличатся (желательно - до 30 млн. в год!), появятся основания говорить о серьезном продвижении в решении нашей основной проблемы. Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее по тексту бюллетеня – Комитет) ежегодно направляются заявки на инвестиции из федерального бюджета. Активно ведется работа в этом направлении с депутатами от Удмуртии в Государственной Думе и Совете Федерации. В решении многих проблем архивная служба встречает понимание и поддержку со стороны своего куратора – А.П. Горяинова, за что мы ему искренне признательны.

Определенные положительные изменения в повышении уровня безопасности архивных фондов произошли в 2005 г. и на муниципальном уровне. Осуществлено перемещение основных фондов муниципального архива г. Сарапула в новое здание. Выделено новое помещение для размещения архивного отдела администрации Каракулинского района, дополнительное - для архивного отдела Ярского района, ведется строительство помещения для архивного отдела Увинского района.

Архивные учреждения республики оказывают содействие и методическую помощь работникам ведомственных архивных служб в совершенствовании делопроизводства, учёта и научно-технической обработке документов. В текущем году проведено 2.793 консультации, более 30 обучающих семинаров по практическим вопросам архивного дела, в которых принимали участие сотрудники организаций различных отраслевых систем и форм собственности. Особое внимание уделяется превентивным мерам по предупреждению утраты документов АФ УР. Только в 2005 г. проведено 582 проверки состояния сохранности документов в ведомствах, в т.ч. по двум отраслевым системам с рассмотрением их итогов на коллегии Комитета (Министерство здравоохранения УР и Союз потребительских обществ «Удмуртпотребсоюз»).

В текущем году архивными учреждениями республики осуществлён комплекс мер по обеспечению безопасности архивных фондов, уже переданных на вечное хранение в государственные и муниципальные архивы: традиционные работы по улучшению их физического состояния (реставрация, восстановление затухающих текстов, подшивка), мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций и противодействию возможным актам терроризма (учебы, объектовые тренировки) подготовлены нормативные документы, определяющие порядок действий сотрудников архивов при различных чрезвычайных ситуациях, осуществлён анализ состояния охранной и пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивах республики. Вопрос рассматривался на коллегии Комитета. Выполнялись и другие требования по технической укрепленности архивохранилищ. 

На повышение уровня безопасности архивных документов нацелена реализация постановления Правительства УР от 13.05.2002 № 437 «О Государственном реестре уникальных документов АФ УР и о страховом копировании уникальных и особо ценных документов АФ УР». В составе АФ республики хранится 53,5 тыс. особо ценных документов, имеющих особую важность для общества и государства, из них Научным советом Комитета включены в Государственный реестр уникальных 20 документов, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации, обладающих бесспорным общенациональным значением и большой материальной ценностью. В 2005 г. к категории уникальных отнесены метрическая запись за 1819 г. о рождении в Воткинском заводе известного металлурга П.М. Обухова и старопечатная книга издания Московского печатного двора 1650 г. «Поучение Ефрема Сирина» - редчайший экземпляр, обнаруженный в частной коллекции. Организовано их сейфовое хранение. Подлинники особо ценных и уникальных документов не подлежат выдаче для использования в научных целях, необходимо создание на них фонда пользования в виде микрофильмов или электронных копий. Для полного решения проблемы сохранения подлинников уникальных и особо ценных документов, создания на них страхового фонда и копий фонда пользования в необходимых объёмах требуется оснащение государственных архивов современным высокотехнологичным оборудованием. 

Уровень использования архивных документов остаётся стабильно высоким, как и всё последнее десятилетие. В 2005 г. 19 тыс. граждан смогли получить в архивных учреждениях справки социально-правового характера, благодаря сохранившимся архивным фондам и базам данных на документы по личному составу. 520.760 записей внесено в автоматизированные базы данных, содержащие списки лиц, награждённых медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945гг.», ведомственными знаками отличия, списки лиц, осуждённых Коллегией по спецделам Верховного суда УАССР, фильтрационные дела на бывших советских военнопленных, списки работников строительных трестов № 17 и № 18 и др. Стабильным остаётся и рост количества посещений читальных залов государственных и муниципальных архивов (до 2,5 тыс. человек в год). Учитывая возросшую заинтересованность граждан историей своего рода, государственные архивы республики приняли участие в подготовке общероссийского справочника «Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации». Благодаря документам учреждений духовного ведомства, прекрасно сохранившимся до наших дней, начиная с первой четверти XVIII в., можно построить родословное древо не только семьи П.И. Чайковского, но и династии мастеровых Ижевского или Воткинского завода, или крестьянской династии.

Ноябрь – это месяц, когда архивная служба всей Российской Федерации традиционно намечает ориентиры дальнейших действий по развитию вверенной нам государственной ответственности в сфере архивного дела. Мы планируем продолжить совершенствование республиканской правовой базы по архивному делу. Подготовлен проект закона УР «О наделении органов местного самоуправления в Удмуртской Республике отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела». После принятия Закона предстоит кропотливая работа по реализации его положений о разграничении права собственности на документы, о порядке взаимодействия с органами местного самоуправления. 

Уже сегодня архивисты готовятся к юбилею – 450-летию добровольного вхождения Удмуртии в состав Российского государства. В рамках подготовки к изданию «Хрестоматии по истории Удмуртии» активно проводится выявление документов по истории нашего края в федеральных и региональных архивах. В частности, из Российского государственного архива древних актов получены копии жалованных грамот Ивана IV Арским князьям за 1548 г. и удмуртам Сырьянской волости, пожелавшим креститься, за 1557 г., являющиеся документальными свидетельствами процесса закрепления Российского государства на Вятке.

И еще одна юбилейная дата будет отмечаться в 2007 г. - 200-летие Ижевского оружейного завода. Архивистами установлена точная дата освящения Михайловского собора в Ижевском заводе, которое состоялось в год 100-летия завода. Вашему вниманию представлены Прошение строительного комитета по постройке храма архангела Михаила в Ижевском заводе от 8 октября 1907 г. протоиерею Василию Успенскому с просьбой об освящении главного алтаря храма; объявление строительного комитета жителям Ижевского завода об освящении храма, сооруженного на добровольные пожертвования мастеровых и рабочих завода, и, наконец, телеграмма начальника Ижевских заводов, полковника Савостьянова в Главное артиллерийское управление об освящении главного престола храма 4 ноября 1907 г. Удивительное совпадение этой даты с Днём государственности Удмуртии и новым российским праздником - Днём народного единства, на наш взгляд, символизирует связь истории и современности. В наиболее отчётливом и концентрированном виде символом истории Удмуртской Республики является её архивное наследие, которое мы обязаны все вместе сохранить