Обзор работы ЭПМК Комитета по делам архивов при
 Правительстве Удмуртской Республикиза 2002 год

            В 2002 году проведено 11 заседаний Экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР. На заседании ЭПМК рассмотрено 109 вопросов, в том числе 44 вопроса по рассмотрению описей, номенклатуры дел, положений об архиве, ЦЭК, ЭК, инструкций по организации делопроизводства, 2 вопроса об утверждении описей по личному составу, переведенных на постоянное хранение.

            Рассмотрены вопросы о включении в источники комплектования государственных и муниципальных архивов 14 организаций: ЦГА УР – 2, ЦДНИ УР – 4, архивные отделы г.Воткинска – 2, Завьяловского района – 1, Глазовского района – 1, Игринского района – 1, Можгинского района – 1, Сарапульского района – 1 (приложение № 1). Принято решение о передаче с 01.01.2003 из состава источников комплектования ЦГА УР в список  источников комплектования ЦДНИ УР 13 организаций. Центральным государственным архивом УР проведена работа по уточнению списка федеральных и республиканских органов исполнительной власти – источников комплектования архива. Результаты работы рассматривались на заседании ЭПМК. По инициативе Отделения Пенсионного фонда РФ по УР  архивным отделам администраций городов и районов республики рекомендовано включить в состав организаций – источников комплектования государственные учреждения – управления Пенсионного фонда РФ в городах и районах Удмуртской Республики. Всего, таким образом, включено в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов 38 организаций. Исключено из источников комплектования в связи с ликвидацией или реорганизацией – 51 организация. На 01.01.2003 года в сводном списке источников комплектования Удмуртской Республики состоит 2681 организация.

По результатам прошедшего в г.Ижевске зонального совещания, посвященного проблемам формирования Архивного фонда Российской Федерации, был рассмотрен вопрос о совершенствовании работы ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР.

            Рассмотрено 10 методических пособий, в том числе: примерные номенклатуры дел; инструкция по проведению научно-технической переработки фондов укомов ВКП (б) Вотской автономной области; положение о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики и др.

Рассмотрены результаты экспериментального внедрения «Примерной инструкции по делопроизводству в общественных объединениях УР», одобренной протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР № 8 от 28.09.2001. Для апробации «Примерная инструкция….» была направлена в 6 общественных объединений – источников комплектования ЦДНИ УР. Рецензии были проанализированы, сделанные замечания учтены при доработке, «Примерная инструкция ….» рекомендована к практическому внедрению. Обсуждался вопрос о внедрении в практику работы Примерной номенклатуры дел Управления Министерства РФ по налогам и сборам по субъекту РФ.

Кроме того, на заседаниях ЭПМК были рассмотрены вопросы о передаче на постоянное и долговременное хранение документов упраздненных районных инспекций Министерства РФ по налогам и сборам по УР, о порядке экспертизы ценности и уничтожения документов по государственной регистрации индивидуальных предпринимателей после аннулирования государственной регистрации, о проведении проверки организаций – источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики научно-технической документацией, о проведении научно-технической обработки и передаче на государственное хранение документов ликвидированного Управления строительства № 18, не являющегося источником комплектования государственных архивов, о продлении срока ведомственного хранения документов Государственного театра оперы и балета, видеодокументов Дома культуры Балезинского района, редакции муниципального телерадиовещания Балезинского района, научно-технической документации Балезинского лесхоза. Был рассмотрен вопрос о снятии с государственного учета документов архивного отдела администрации г. Ижевска, выданных во временное пользование 6 организациям и необнаруженных в наличии.

            Обсуждался ход экспериментального внедрения в практику работы государственных архивов Удмуртской Республики «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), проводимого в соответствии с приказом Росархива  № 16 от 13.02.2002. и приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР № 20-п от 13.03.2002. ЦГА УР и ЦДНИ УР были подготовлены предложения по совершенствованию «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» и организации их внедрения в практику работы  республиканских архивов.

            Большое внимание на заседаниях ЭПМК уделялось вопросам перевода документов по личному составу на постоянное хранение. Утверждены списки для перевода документов по личному составу на постоянное хранение по фондам и в организациях – источниках комплектования ЦДНИ УР и 9 муниципальных архивов. Подведены результаты этой работы в республиканских и муниципальных архивах. Решено считать целесообразным продолжение работы по переводу документов по личному составу на постоянное хранение в соответствии с существующими методическими рекомендациями.

            На заседаниях ЭПМК рассмотрено, согласовано и утверждено описей дел:

- управленческой документации – 41608 ед.хр.

- по личному составу- 34862 ед.хр.

- долговременного хранения – 1369 ед.хр.

- НТД – 2093 ед.хр.

- фотодокументов – 2688 ед.хр.

- фонодокументов – 97 кассет

- видеодокументов – 87 роликов

- номенклатур дел –  685

- инструкций по делопроизводству – 32

- положений о ЦЭК, ЭК, ведомственном архиве – 85

Возвращено на доработку 196 описей, номенклатур дел, положений об архиве и ЭК, инструкция по делопроизводству. Безусловными «лидерами» по количеству возвращенных на доработку материалов являются архивные отдела администраций г.Можги, Малопургинского и Селтинского районов. Причины возврата с ЭПМК Комитета описей и номенклатуры дел повторяются. Имеют место случаи представления на рассмотрение ЭПМК не доработанных и однажды уже возращенных на исправление описей (архивные отделы администрации г.Можги, Вавожского, Каракулинского, Малопургинского, Увинского, Ярского районов). Не всегда правильно оформляется титульный лист, не указываются изменения в названии фондообразователя, не составляется дополнительный титульный лист, где необходимо перечислять названия всех предшественников с указанием крайних дат их деятельности и подчиненности. Не учитываются особенности фондирования документов при изменении формы собственности, реорганизации учреждений и предприятий. В описи включается в основном очень традиционный набор дел. Недостаточный охват дел в описях не находит отражения в истории фонда. Особенности формирования дел также не всегда оговариваются в истории фонда. Нечетко отражаются переименования, реорганизации фондообразователей, их подчиненность. Не указывается форма собственности, структура организаций, подведомственная сеть. При составлении номенклатуры дел не учитываются изменения в сроках хранения документов, установленные «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), а также рекомендации ЭПМК Комитета по делам архивов по уточнению и установлению сроков хранения отдельных категорий дел.

            Материалы на рассмотрение ЭПМК Комитета в течение года представляются в соответствии с регламентом работы ЭПМК. Сведения о рассмотренных материалах на заседании экспертно-проверочной методической комиссии Комитета заносятся в базу данных усовершенствованного программного комплекса «ЭПМК».

Е.А. Белова, секретарь ЭПМК Комитета
 по делам архивов при Правительстве УР