Состояние, проблемы и перспективы комплектования
Архивного фонда Удмуртской Республики
аудиовизуальной документацией

Аудиовизуальные документы составляют одну из важнейших по содержанию, информативности и иллюстративности частей Архивного фонда Удмуртской Республики.

Комитетом по делам архивов при Правительстве УР уделяется самое пристальное внимание вопросам комплектования государственных и муниципальных архивов фотофоновидео документами. Только за последнее время издан приказ председателя Комитета № 11-п от 30.03.2000 «О совершенствовании работы по отбору в состав Архивного фонда Удмуртской Республики и передаче на государственное хранение аудиовизуальной документации», инициировано принятие Постановления Правительства Удмуртской Республики от 05.11.2001 № 1129 «О мерах по обеспечению сохранности аудиовизуальной и научно-технической документации, информатизации архивных учреждений УР», приказом Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 24.12.2001 № 45-П в Центре документации новейшей истории УР, который превратился в республиканский научно-методический центр по работе с аудиовизуальными документами, создан отдел аудиовизуальной документации.

Проблема состояния ведомственного хранения, отбора и передачи в госархивы аудиовизуальной документации была рассмотрена на заседании коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР в сентябре 1998 года, что способствовало активизации работы с этими видами документов, как на республиканском, так и на муниципальном уровнях. Повторно этот вопрос поднимался на коллегии Комитета в июле текущего года.

Активная работа муниципальных архивов с аудиовизуальной документацией началась после принятия в 1994 году республиканского архивного законодательства. По инициативе архивных отделов в ряде районов были подготовлены и приняты постановления глав администраций муниципальных образований по обеспечению сохранности, отбору и передаче на госхранение кино-, фото-, фоно-, видеодокументов.

В 2000 году государственными и муниципальными архивами проведена работа по уточнению списков предприятий, учреждений, организаций - источников формирования Архивного фонда республики, в т.ч. фото-, фоно-, видеодокументами. Организации, в деятельности которых образуется аудиовизуальная документация, можно условно разделить на две группы. Первая группа включает организации, для которых создание аудиовизуальных документов является основной деятельностью. Таких в сводном списке значится 60 организаций, образующих в своей деятельности видео-, фоно-, фотодокументы и являющихся основными источниками комплектования архивов аудиовизуальной документацией. Это редакции республиканских и муниципальных газет и журналов, телевизионные и радиовещательные компании. Другая группа организаций - для которых создание аудиовизуальной документации не является профилирующим направлением деятельности и фоно-, фото-, видеодокументы образуются эпизодически. В основном это культурные, образовательные и спортивные учреждения и организации, некоторые промышленные предприятия, общественные организации (национально-культурные, молодежные, детские организации, политические партии и движения и др.). 

Одними из основных условий обеспечения сохранности аудиовизуальной документации на стадии ведомственного хранения являются налаженный в соответствии с правилами учет, а так же своевременное проведение экспертизы ценности, отбора на постоянное хранение и описания фото-, фоно-, видеодокументов. Проведенный анализ показал, что в организациях используются самые разнообразные формы учета находящейся на ведомственном хранении аудиовизуальной документации. Там, где своевременно проводится отбор и описание документов, их учет ведется в основном по описям. Кроме того, ведутся журналы учета и описания, журналы учета выдачи, журналы регистрации отдельно фото-, фоно-, видеодокументов, списки видео и аудио кассет, инвентарные и каталожные карточки, а также тематические журналы.

Сотрудниками архивных учреждений республики регулярно осуществляются как целевые проверки наличия и сохранности аудиовизуальной документации в организациях - источниках комплектования, так и попутно, в ходе проведения комплексных проверок делопроизводства и сохранности документов. Состояние учета и сохранность фото-, фоно-, видеодокументов в организациях - источниках комплектования контролируются в ходе ежегодной паспортизации ведомственных архивов.

Позитивные изменения можно отметить в комплектовании республиканских и муниципальных архивов аудиовизуальной документацией. По состоянию на 01.01.2002 на государственном хранении находится около 30 тыс. ед.хр. фотодокументов, из них в республиканских архивах свыше 20 тыс. ед.хр., в муниципальных архивах - около 9 тыс. ед.хр. Удалось добиться начала комплектования муниципальных архивов видеозаписями (12 ед. хр. из 50) и фонодокументами (12 ед. хр. из 51). Отбор и передача на постоянное хранение в госархивы республики в основном проводится в соответствии с графиками и оформляется актом приема-передачи.

Одним из реальных путей пополнения Архивного фонда Удмуртской Республики аудиовизуальной документацией является инициативное видео-, фото-, фоно-, документирование. Многие мероприятия, происходящие на республиканском и муниципальных уровнях, освещаются средствами массовой информации, однако документирование событий не осуществляется ими полностью, а ограничивается лишь кратким пересказом. Большое количество интересных событий просто выпускается СМИ из виду. Поэтому целенаправленная, планомерная работа архивных учреждений по инициативному документированию наиболее значимых мероприятий, несомненно, представляет собой одно из перспективных направлений комплектования архивов аудиовизуальной документацией и позволит создать значительный пласт ретроспективной информации о жизни республики, города, района. Наиболее развито это направление в Центре документации новейшей истории УР (подробнее об этой работе расскажет директор ЦДНИ УР).

Развивается инициативное документирование и в муниципальных архивах. Архивисты ведут фотосъемки видов улиц, площадей, зданий, населенных пунктов, в инициативном порядке на видео и аудио кассеты записываются воспоминания граждан, различные мероприятия.

Заметную часть поступлений фотодокументов составляют передаваемые в государственную собственность собрания коллекционеров, фотокорреспондентов, фотографов. Сотрудниками архивных отделов ведется сотрудничество с частными лицами, имеющими фотографии участников Великой Отечественной войны, работников тыла, ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС, участников боевых действий в Чечне, сбор аудиовизуальной документации по истории учреждений, организаций, предприятий, населенных пунктов. Проводится работа по сбору фотографий из семейных фондов граждан. В отдельных районах осуществляется прием на возмездной основе фотодокументов от граждан и организаций.

Вместе с тем, следует отметить, что в работе с аудиовизуальной документацией имеются существенные проблемы. Ряд проблем связан с тем, что не отработаны многие правовые и нормативно-методические вопросы передачи аудиовизуальной документации на госхранение. Фондодержатели считают эти документы своей собственностью, не всегда верно толкуя авторское право, и отказываются их безвозмездно передавать на госхранение. Комитетом по делам архивов предпринимались попытки решить вопрос о передаче обязательного экземпляра документа на госхранение. В текущем году был подготовлен проект Постановления Правительства УР «О комплектовании государственных архивов Удмуртской Республики обязательным бесплатным экземпляром печатной и аудиовизуальной продукции», в котором предусматривалась обязанность производителей аудиовизуальной продукции, изготовленной на территории республики, передавать обязательный бесплатный экземпляр в Центр документации новейшей истории. Но принято данное постановление не было. Вместе с тем, создатели видео и фонодокументации (имеются ввиду теле и радиовещательные компании) подходят к сохранности указанных документов чисто потребительски, с точки зрения производственной необходимости. При миновании практической надобности созданные видео-, фонодокументы, не пройдя экспертизу ценности, затираются, а носители -видео и аудио кассеты - пускаются в повторный оборот. Кроме того, как уже говорилось выше, многие организации, создающие аудиовизуальную документацию, готовы передавать ее на госхранение только на возмездной основе, либо осуществлять перезапись на другие носители, предоставленные архивом.

Другой комплекс проблем - это отсутствие у большинства архивов необходимых технических и финансовых средств для работы с аудиовизуальной документацией. На сегодняшний день воспроизводящая техника, необходимая для просмотра и прослушивания видео-, фонодокументов, а также диктофоны имеется только в ЦГА УР и ЦДНИ УР, фотоаппараты - в ЦГА УР, ЦДНИ УР и 4-х архивных отделах, видеокамерами оснащены Центр документации новейшей истории УР и архивный отдел Сарапульского района. Это затрудняет работу, как по инициативному документированию, так и по использованию имеющихся на государственном хранении аудиовизуальных документов.

Еще одна проблема - переход многих организаций к созданию фотодокументов с использованием цифровых технологий, в результате которого подлинник, а зачастую и копия документа, не остаются. В первую очередь это касается фотокорреспондентов редакций газет. В связи с использованием цифровых фотоаппаратов, изображение с которых заносится в компьютер, может существенно уменьшиться объем фотографий, подлежащих передаче на госхранение.

В этой ситуации видятся следующие пути выхода из создавшегося положения:

1.Развитие нормативно-правовой базы, предусматривающей передачу в государственные и муниципальные архивы обязательного экземпляра аудиовизуального документа, создаваемого государственными (муниципальными) редакциями газет, телевизионными и радиовещательными компаниями, другими учреждениями, организациями и предприятиями, в которых указанные документы создаются за счет средств бюджетов всех уровней;

2. Активный поиск и расширение круга источников комплектования архивных учреждений аудиовизуальной документацией, в т.ч. комплексный подход к проведению экспертизы ценности и отбору документов на госхранение;

3.Работа с источниками комплектования аудиовизуальной документацией, независимо от формы собственности, должна строиться на основе двусторонних договорных отношений, в которых четко оговариваются обязанности сторон;

4.Развитие инициативного документирования событий и явлений окружающей действительности как наиболее перспективного пути пополнения Архивного фонда аудиовизуальной документацией. Это будет наиболее реально, если в соответствующих бюджетах будут предусмотрены средства на проведение работ по фотофоновидеодокументированию.

Е.А. Белова, начальник 
организационно- аналитического 
отдела Комитета по делам архивов