В 2001 году проведено 11 заседаний
Экспертно-проверочной методической
комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов
при Правительстве УР. На заседании ЭПМК
рассмотрено 93 вопроса, в том числе 44
вопроса по рассмотрению описей,
номенклатуры дел, положений об архиве, ЦЭК,
ЭК, инструкций по организации
делопроизводства, 2 вопроса об утверждении
описей по личному составу, переведенных на
постоянное хранение.
Включено в
источники комплектования государственных
и муниципальных архивов 13 организаций: ЦГА
УР – 5, ЦДНИ УР – 4, архивные отделы – 4.
Пополнили списки организаций источников
комплектования архивные отделы: г. Ижевска
–1, г. Глазова – 1, Балезинского района – 1,
Глазовского района – 1. (Приложение №1).
Исключено из источников комплектования в
связи с ликвидацией или реорганизацией – 9
организаций (Приложение № 2). На 01.01.2002 года
в сводном списке источников
комплектования Удмуртской Республики
состоит 2643 организации.
Рассмотрено 9
методических пособий, в том числе: 4
примерные номенклатуры дел; 2 методических
пособия; примерная инструкция по
делопроизводству в общественных
объединениях Удмуртской Республики;
инструкция по проведению научно-технической
переработки фондов горкомов, райкомов,
парткомов КП РСФСР (КПСС); памятка по учету
и упорядочению проектной документации в
управлениях, отделах архитектуры и
строительства администрации городов и
районов (Приложение №3).
В соответствии
с распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000
154-р и Правительства УР от 06.04.2001 №113-р о
совершенствовании делопроизводства и
усиления исполнительской дисциплины,
комиссией были рассмотрены и согласованы
индивидуальные инструкции по
делопроизводству министерств и ведомств
Удмуртской Республики (Приложение № 4). С
целью оказания методической помощи
органам исполнительной власти Удмуртской
Республики Комитетом по делам архивов при
участии Управления делопроизводства
Администрации Президента и Правительства
УР в мае было проведено совещание, в
котором приняли участие заместители
руководителей министерств и ведомств,
курирующие вопросы организации
делопроизводства и ведомственных архивов
(председатели центральных экспертных и
экспертных комиссий). Составлена и
одобрена Примерная инструкция по
делопроизводству в общественных
объединениях Удмуртской Республики.
Центру документации новейшей истории
рекомендовано организовать
экспериментальное внедрение, его
результаты представить на рассмотрение
ЭПМК в 1 полугодии 2002 года.
Рассмотрено 11
вопросов об уточнении сроков хранения,
порядке отбора дел на хранение,
фондообразовании, совершенствовании
учета документов (Приложение № 5).
В связи с
выходом "Перечня типовых
управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием
сроков хранения" (М., 2000 г.) комиссией
были пересмотрены и приведены в
соответствие сроки хранения документов
ранее установленные решениями ЭПК-ЭПМК
Комитета по делам архивов при
Правительстве УР с 1992 года. В тоже время
оставлены без изменений сроки хранения
для некоторых категорий документов, не
нашедших отражения в "Перечне…" или
измененные по просьбе организаций.
Обсуждены
проблемы фондирования документов
предприятий сельскохозяйственного
профиля при их реорганизации или смене
организационно-правовой формы. О порядке
передачи дел реорганизуемых районных
инспекций Министерства РФ по налогам и
сборам по Удмуртской Республике в
соответствующие муниципальные архивы и
вновь создаваемые межрайонные инспекции
Министерства РФ по налогам и сборам по УР.
Рассмотрен и
одобрен план по совершенствованию работы
государственного учета, сохранности и
отбору на госхранение научно-технической
и проектной документации. Утверждены акты
о не обнаружении дел, пути розыска которых
исчерпаны и сняты с учета дела архивного
отдела администрации Каракулинского
района.
Выдвинуты на
конкурс научно - исследовательских работ в
области архивоведения, документоведения и
археографии 2 разработки
государственных архивов Удмуртской
Республики: методические рекомендаций «Фондирование,
классификация и описание документов
избирательных комиссий на территории
Удмуртской Республики» (ЦГА УР) и «Методические
рекомендации по учету и описанию
фоновидеодокументов в государственных и
муниципальных архивах Удмуртской
Республики» (ЦДНИ УР).
На заседании
ЭПМК рассмотрено, согласовано и
утверждено описей дел:
- управленческой
документации – 60741 тыс. ед.хр.
- по личному
составу- 59504 тыс. ед.хр.
- НТД – 2074 тыс. ед.хр.
- фотодокументов
– 1797 тыс. ед.хр.
- фонодокументов
– 5 кассет
-
видеодокументов – 113 роликов
А также:
- номенклатур
дел – 640
- инструкций по
делопроизводству – 104
- положений о ЦЭК,
ЭК, ведомственном архиве – 105
Возвращено на
доработку 42 описи и номенклатуры дел,
инструкций по делопроизводству. Причины
возврата с ЭПМК Комитета описей и
номенклатуры дел повторяются из года в год.
Имеют место случаи представления на
рассмотрение ЭПМК не доработанных и
однажды уже возращенных на исправление
описей (архивные отделы администрации
Вавожского, Воткинского, Малопургинского,
Сюмсинского районов). Не всегда правильно
оформляется титульный лист, не
указываются изменения в названии
фондообразователя, не составляется
дополнительный титульный лист, где
необходимо перечислять названия всех
предшественников с указанием крайних дат
их деятельности и подчиненности. Не
учитываются особенности фондирования
документов при изменении формы
собственности, реорганизации учреждений и
предприятий. В описи включается в основном
очень традиционный набор дел.
Недостаточный охват дел в описях не
находит отражения в истории фонда.
Особенности формирования дел также не
всегда оговариваются в истории фонда.
Нечетко отражаются переименования,
реорганизации фондообразователей, их
подчиненность, не указывается форма
собственности, структура организаций,
подведомственная сеть. При составлении
номенклатуры дел не учитываются изменения
в сроках хранения документов,
установленные "Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием
сроков хранения" (М., 2000 г.).
Материалы на
рассмотрение ЭПМК Комитета в течение года
представляются в соответствии с
регламентом работы ЭПМК. Сведения о
рассмотренных материалах на заседании
экспертно-проверочной методической
комиссии Комитета заносятся в базу данных
усовершенствованного программного
комплекса "ЭПМК".
Приложение № 1
Включение в списки источников комплектования ЦГА УР
1. Федеральное
государственное учреждение «Земельная
кадастровая палата» по Удмуртской
Республике (Пр. №2 от 22..02.2001).
2. Удмуртская прокуратура по
надзору за исполнением законов на особо
режимных объектах (Пр. №8 от 28.09.2001).
3. Удмуртская прокуратура по
надзору за соблюдением законов в
исправительных учреждениях (Пр. №8 от
28.09.2001).
4. Удмуртская природоохранная
межрайонная прокуратура (Пр. №8 от 28.09.2001).
5. Удмуртская транспортная
прокуратура (Пр. №8 от 28.09.2001).
ЦДНИ УР
6. Общественная организация
«Республиканское отделение комитета
ветеранов-инвалидов подразделений
особого риска РФ Удмуртии» (Пр. №2 от
22.02.2001).
7. Удмуртская региональная
организация Общероссийской политической
общественной организации – Партии "Единство"
(Пр. №4 от 27.04.2001).
8. Общественная организация –
общинный центр еврейской культуры
Удмуртской Республики (Пр. №6 от 17.06.2001).
9. Общественный еврейский
благотворительный фонд "Хэсэд-Ариэль"
Удмуртской Республики (Пр. №7 от 24.08.2001).
Архивные отделы администраций городов и районов
10. Муниципальное учреждение
культуры «Музейно- выставочный комплекс М.Т.
Калашникова в г. Ижевске» (Пр. №2 от 22.02.2001).
11. Управление культуры, спорта и
молодежной политики администрации г.Глазова
(Пр. №5 от 25.05.2001).
12. Торфопредприятие "Дзякино"
Глазовского района (Пр. №8 от 28.09.2001).
13. Государственное
образовательное учреждение начального
профессионального образования "Профессиональное
училище № 48" Балезинского
района (Пр.№10 от 30.11.2001).
Включение в список организаций потенциальных источников комплектования
1. Глазовский комбикормовый завод Глазовского района (Пр.№ 1 от 26.01 2001).
Приложение № 2
Исключение из списков источников комплектования
ЦГА УР
1. Миграционная служба
Удмуртской Республики (Пр. №2 от 22.02.2001).
2. Удмуртский региональный
филиал АООТ "Акционерный коммерческий
Агропромышленный банк" (Пр. №3 от 30.03.2001).
3. Закрытое акционерное общество
"Удмуртстройматериалы"
(Пр. №4 от 27.04.2001).
4. Открытое акционерное общества
"Ижлесмаш" (Пр. №8 от 28.09.2001).
Архивные отделы администраций городов и районов
1. Отдел по делам молодежи
администрации г.Глазова (Пр. №5 от 25.05.2001)
2. Комитет по физкультуре и
спорту администрации г.Глазова
(Пр. №5 от 25.05.2001)
3. Отдел по учету и распределению
жилья администрации г.Глазова (Пр. №5 от
25.05.2001)
4. Колхоз им.Ленина Воегуртского
сельсовета Балезинского района (Пр №6 от
27.06.2001).
5. ОАО "Глазовский леспромхоз"
г.Глазова (Пр.№10 от 30.11.2001)
Приложение № 3
Рассмотрение методических разработок и номенклатур дел
14. Примерная номенклатура дел
городского (районного) суда Удмуртской
Республики. (Пр. №3 от 30 03.2001)
15. Примерная номенклатура дел
городских (районных) организаций
ветеранов (пенсионеров) войны, труда,
Вооруженных Сил и правоохранительных
органов. (Пр. №3 от 30.03.2001)
16. Примерная номенклатура дел
управления финансов (финансового отдела)
администрации города (района). (Пр. №5 от
25.05.2001)
17. Методическое пособие "Создание
архивной коллекции периодических
печатных изданий". (Пр. №6 от 29.06.2001)
18. Примерная номенклатура дел
районных (городских) управлений народного
образования Удмуртской Республики.
(Пр. №8 от 28.09.2001)
19. Примерная инструкция по
делопроизводству в общественных
объединениях Удмуртской Республики. (Пр.
№8 от 28.09.2001)
20. Инструкция по проведению научно-технической
переработки фондов горкомов, райкомов,
парткомов КП РСФСР (КПСС). (Пр.
№10 от 30.11.2001)
21. Методические рекомендации по
определению и описанию документов,
подлежащих включению в Государственный
реестр уникальных документов Архивного
фонда УР. (Пр. №10 от 30.11.2001)
22. Памятка по учету и упорядочению
проектной документации в управлениях,
отделах архитектуры и строительства
администрации городов и районов. (Пр.№11 от
28.12.2001)
Приложение № 4
Перечень Министерств и ведомств, прошедших согласование с ЭПМК от 29.06 2001 протокол №6 инструкций по делопроизводству:
1. Министерство культуры УР.
2. Министерство международных
связей УР.
3. Министерство народного
образования УР.
4. Министерство строительства,
архитектуры и жилищной политики УР.
5. Министерство экономики УР.
6. Министерство природных
ресурсов и охраны окружающей среды УР.
7. Министерство сельского
хозяйства и продовольствия УР.
8. Госкомитет УР по труду.
9. Госкомитет УР по физической
культуре и спорту.
10. Комитет по конвенциальным проблемам
химического оружия при Правительстве УР.
11. Комитет по делам архивов при
Правительстве УР.
12. Комитет по лицензированию,
аттестации и государственной
аккредитации в области образования при
Правительстве УР.
13. Управление по охране, контролю и
регулированию использования охотничьих
животных.
14. Главное Управление
ветеринарии УР.
Согласование с ЭПМК от 24.08 2001 (протокол № 7)
15. Управление Министерства юстиции РФ по УР.
16. Государственный Контрольный Комитет.
17. Министерство здравоохранения УР.
18. Министерство национальной политики УР.
19. Министерство торговли и бытовых
услуг УР.
20. Госкомитет УР по делам молодежи.
21. Госкомитет УР по предпринимательству.
22. Комитет по земельным ресурсам и
землеустройству по УР.
Согласование с ЭПМК от 28.09.2001 (протокол № 8)
23. ФГУ "Земельная кадастровая
палата" по УР.
24. Управление Министерства РФ по налогам и
сборам по УР.
25. Министерство имущественных отношений
УР.
26. Госкомитет УР по науке, высшему и
среднему профессиональному образованию.
27. Комитет по ценным бумагам и фондовому
рынку при Правительстве УР.
Согласование с ЭПМК от 26.10.2001 (протокол № 9)
28. Министерство социальной защиты
населения УР.
29. Министерство печати и информации УР.
30. Министерство промышленности и
транспорта УР.
Приложение № 5
Вопросы об уточнении сроков хранения, порядке отбора дел на хранение, фондообразовании, совершенствовании учета документов.
1. Об уточнении сроков хранения
документов по личному составу (личных
карточек, лицевых счетов) ФГУП "ИЭМЗ "Купол"
в связи с их переводом на электронный
носитель. (Пр.№ 2 от 22.02.2001)
2. Об итогах обзора решений ЭПК-ЭПМК
Комитета по делам архивов при
Правительстве УР за 1992-2000 гг. об
установлении сроков хранения некоторых
категорий документов и их соответствии
"Перечню типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения"
М., 2000. (Пр.№ 3 от 30.03.2001)
3. О плане работы по совершенствованию
государственного учета, сохранности и
отбору на госхранение научно-технической
и проектной документации. (Пр. №4 от 27.04.2001)
4. О решениях ЭПК-ЭПМК Комитета по делам
архивов при Правительстве УР за 1992-2000 гг.
об установлении сроков ведомственного
хранения некоторых категорий документов,
не утративших силу. (Пр. №5 от 25.05.2001)
5. О решении ЦЭПК при Росархиве от 28.12.2000 "Об
установлении постоянного срока хранения
для всех категорий личных дел советского
периода". (Пр. №7 от 24.08.2001)
6. О решениях ЦЭПК при Росархиве от 29.05.2001
"О внесении изменений и дополнений в "Перечень
типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения"
ч.2 (М.,1989), "Перечень научно-технической
документации, подлежащей приему в
государственные архивы России" (М.,1998). (Пр.
№7 от 24.08.2001)
7. Предложения об уточнении сроков
хранения некоторых категорий документов и
об установлении сроков хранения для
документов, отсутствующих в "Перечне
типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения" М.,2000. (Пр.
№8 от 28.09.2001)
8. О порядке фондирования документов
предприятий сельскохозяйственного
профиля при их реорганизации или
изменении организационно-правовой формы. (Пр.
№8 от 28.09.2001)
9. О порядке передачи документов
реорганизуемых районных Инспекций
Министерства РФ по налогам и сборам по
Удмуртской Республике в соответствующие
муниципальные архивы и межрайонные
инспекции Министерства РФ по налогам и
сборам по УР. (Пр. № 9 от 26.10.2001)
10. О внедрении в практику работы "Положения
о порядке работы с документами,
образовавшимися в деятельности
организаций и предприятий,
ликвидированных в ходе банкротства" (Утверждено
приказом Росархива от 12.11.2001 № 85). (Пр. №10 от
30.11.2001)
11. О рассмотрении актов о не обнаружении
дел пути розыска которых исчерпаны
архивного отдела администрации
Каракулинского района. (Пр. №10 от 30.11.2001)
Приложение № 6
Нормативно-методические и организационные вопросы.
1. О внедрении в практику
работы "Перечня типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения"
(М., 2000). (Пр.№ 1 от 26.01.2001)
2. Об уточнении распределения
обязанностей членов ЭПМК Комитета по
делам архивов по рассмотрению документов
основных отраслевых систем и комплексов
учреждений, организаций и предприятий. (Пр.№
1 от 26.01.2001)
3. О выдвижении на конкурс научно
- исследовательских работ в области
архивоведения, документоведения и
археографии методических рекомендаций «Фондирование,
классификация и описание документов
избирательных комиссий на территории
Удмуртской Республики» (ЦГА УР). (Пр.№4 от
27.04.2001)
4. О выдвижении на конкурс научно
- исследовательских работ в области
архивоведения, документоведения и
археографии «Методических рекомендаций
по учету и описанию фоновидеодокументов в
государственных и муниципальных архивах
Удмуртской Республики» (ЦДНИ УР). (Пр.№4 от
27.04.2001)
Е.В. Горбушина,
секретарь ЭПМК Комитета
по
делам архивов при Правительстве УР.
