В соответствии с распоряжением
Правительства Российской Федерации от 31
октября 2000 года № 1547-р о введении в
действие «Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти», Правительством
Удмуртской Республики в целях
совершенствования делопроизводства в
органах исполнительной власти Удмуртской
Республики и усиления исполнительской
дисциплины было принято распоряжение от 6
апреля 2001 года № 113-р о введении в действие
данной инструкции в органах
исполнительной власти Удмуртской
Республики до 1 июля 2001 года. Согласно
указанному распоряжению Комитету по делам
архивов при Правительстве Удмуртской
Республики было поручено оказать
методическую помощь и организовать работу
по рассмотрению и согласованию
индивидуальных инструкций по
делопроизводству, разработанных на
основании вышеуказанной типовой
инструкции, в учреждениях, организациях
источниках комплектования Центрального
государственного архива Удмуртской
Республики, Контроль за исполнением
распоряжения возложен на Управление
делопроизводства Администрации
Президента и Правительства Удмуртской
Республики. В связи с этим, в мае 2001 года
Комитетом по делам архивов было проведено
совещание с председателями Центральных
экспертных комиссий министерств,
государственных комитетов и комитетов
Удмуртской Республики, на котором были
рассмотрены особенности новой типовой
инструкции и определен порядок подготовки
инструкций по делопроизводству
республиканскими органами исполнительной
власти.
Разработанные инструкции по
делопроизводству, в течение мая-июня 2001
года, рассматривались на заседаниях
экспертно-проверочной методической
комиссии Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики.
Многие министерства и ведомства подошли к
разработке индивидуальных инструкций по
делопроизводству формально, переписывая
типовую инструкцию. Некоторые пытались
описать свою систему организации работы с
документами, иногда это шло вразрез с
требованиями типовой инструкции. В то же
время, отдельные министерства отнеслись к
разработке конкретной инструкции
творчески, используя при её составлении не
только типовую инструкцию, но и другие
существующие нормативные документы в
области документационного обеспечения
управления.
Председатель Комитета по делам архивов
при Правительстве Удмуртской Республики
выступала на заседании президиума
Правительства Удмуртской Республики с
информацией о ходе подготовки инструкций
по делопроизводству в министерствах и
ведомствах.
В
процессе работы по подготовке и
согласованию индивидуальных инструкций
сотрудники Центрального государственного
архива Удмуртской Республики – члены ЭПМК
высказывали сомнения о целесообразности
проведения этой работы в таких ускоренных
темпах, предлагая подождать получения
отраслевых инструкций по
делопроизводству, разработанных
министерствами и ведомствами Российской
Федерации. Однако, распоряжение
Правительства Удмуртской Республики
следовало выполнять.
В
настоящее время разработаны и согласованы
с ЭПМК Комитета по делам архивов при
Правительстве Удмуртской Республики
инструкции по делопроизводству в 32
министерствах и ведомствах Удмуртской
Республики, что составляет 85% от
действующих органов исполнительной
власти. Разработанные инструкции по
делопроизводству соответствуют
установленным требованиям «Типовой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти».
В
процессе разработки индивидуальных
инструкций по делопроизводству возникли
следующие проблемы:
1.
Раздел 3. «Требования к подготовке и
представлению проектов законодательных и
нормативных актов» не предусматривает
особенностей подготовки и представления
нормативных актов органами
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, особенно в части
порядка представления этих документов. В
связи с тем, что президентское правление в
Удмуртской Республике введено всего год
назад, создана совместная Администрация
Президента и Правительства Удмуртской
Республики, поэтому в работе по
организации документального обеспечения
управления возникает множество вопросов,
ответов на которые в существующих
нормативных документах нет. В частности,
сколько может быть гербовых печатей в
учреждении и должны ли они как-то
помечаться, например: в Управлении делами
Администрации Президента и Правительства
Удмуртской Республики – основная
гербовая печать имеет № 1, а в бухгалтерии
управления делами – печать № 2. Правильно
ли это?
2.
Раздел 5.2. «Оформление реквизитов в
процессе подготовки документов».
Возник вопрос о месте расположения
реквизита «Название организации» на
национальном языке. В ГОСТе Р 6.30 – 97 точных
указаний об этом нет, есть только
уточнение в методических рекомендациях на
основе ГОСТ Р 6.30-97 «Оформление документов»
(М., 1998), которые не являются нормативным
документом.
Вызывает сомнение оформление реквизита «Согласование
документа». В том случае, если документ
согласовывается другим документом,
например протоколом, то в каком падеже
указывать слово «протокол»? В изменениях к
ГОСТу от 1 апреля 2000 года сведений об этом
нет, нет их и в типовой инструкции. С нашей
точки зрения, оформление реквизита «Согласование»
должно быть аналогичным оформлению
реквизита «Утверждение» и название
документа должно указываться в
творительном падеже.
3. В
разделе 6 «Организация документооборота и
исполнение документов» следовало учесть
организацию работы с документами для
служебного пользования и ограниченного
доступа, так как в этом вопросе очень часто
возникают проблемы, в частности, по
регистрации, учету и исполнению этих
документов, по их формированию, а также
порядку включения в номенклатуру дел, в
организациях, где не имеется специальных
инструкций по работе с данной категорией
документов. Или в типовой инструкции
следовало сделать ссылку на инструкции, в
соответствии с которыми необходимо
проводить эту работу.
В
типовой инструкции по делопроизводству
регламентируется работа с обращениями и
запросами депутатов, но ничего не сказано
о заявлениях и жалобах граждан, хотя
работа такая в органах исполнительной
власти проводится.
Делопроизводственные службы работают в
настоящее время по давним традициям,
пытаясь самостоятельно приспособить
традиционное делопроизводство к новым
компьютерным технологиям обработки
управленческой информации. Проверки
документационного обеспечения управления
в органах исполнительной власти
Удмуртской Республики, проводимые
Центральным государственным архивом УР,
показали, что при разработке программного
обеспечения в области регистрации и
контроля исполнения документов
используются разные подходы, которые
часто не соответствуют существующим
требованиям «Государственной системы
документационного обеспечения управления»
(М., 1991). Поэтому этот процесс также требует
определенной унификации.
В
типовой инструкции по делопроизводству
описание порядка работы с электронными
документами не должно ограничиваться
регламентацией процесса приема и
обработки этих документов, дополнительно
следовало уделить внимание
автоматизированным информационно-поисковым
системам, вопросам автоматизированного
хранения и использования документов (включение
баз данных в номенклатуру дел и сроки их
хранения, описание этих документов).
4.
Раздел 9.2. «Формирование и оформление дел».
Вопрос возникает по формированию личных
дел. Порядок ведения личных дел
государственных служащих определен
Указом Президента РФ от 1 июня 1998 года № 640,
а порядок ведения личных дел остальных
категорий служащих не регламентирован.
Типовая инструкция по делопроизводству
рассчитана, в основном, на службу ДОУ, а на
практике зачастую функции службы ДОУ
выполняет один человек, который имеет
множество других обязанностей, в связи с
этим в учреждениях нет четкой организации
работы с документами, тем более, что в
последнее время значительно вырос
документооборот в учреждениях всех
уровней. Поэтому следует подумать о
разработке нормативов численности служб
ДОУ.
В
настоящее время мы имеем набор
методических пособий по разным
направлениям документационного
обеспечения управления, которые
регламентируют работу с документами, в
основном, федеральных органов
исполнительной власти, что же делать
учреждениям, организациям
республиканского, муниципального уровня,
предприятиям негосударственной формы
собственности?
Появились сведения о том, что ГОСТ Р 6.30-97
отменен, Государственная система
документационного обеспечения управления
(1991 год) устарела, а мы внедряем в
практическую работу типовую инструкцию по
делопроизводству, которая составлена на
основе отмененных и устаревших
нормативных документов. Не лучше было бы
вначале создать нормативную базу,
регламентирующую организацию работы с
документами, а затем на основе этих
документов разрабатывать типовую
инструкцию?
Е.Ю. Дубовцева, начальник
отдела
ведомственных архивов ЦГА УР
