О работе архивного отдела Администрации г. Сарапула по развитию архивного дела на территории муниципального образования.
На сегодняшний день архивный отдел Администрации г. Сарапула находится в самом плачевном состоянии среди архивов Республики. В 1999-2000 годы прием документов от источников комплектования не ведется ввиду отсутствия свободных площадей. От ликвидированных учреждений и предприятий вынуждены принимать документы по личному составу, которые приходится размещать на шкафах в рабочих кабинетах и на столах в архивохранилищах.
На основании постановления Главы самоуправления г. Сарапула от 19 июля 1999 года для архивного отдела приобретен в муниципальную собственность комплекс зданий по улице Труда, 39, общей площадью более трех тысяч квадратных метров стоимостью 1 миллион 800 тысяч рублей. Ввиду того, что помещения не отапливались 3 года, требуется капитальный ремонт, который начат в конце 1999 года. В настоящее время в комплексе зданий проведен демонтаж и запущена в работу первая часть отопительной системы, заканчивается монтаж второй части системы. Проведен капитальный ремонт и опрессовка котлов, которые пущены в эксплуатацию в сентябре 2000 года. Проведен капитальный ремонт крыш всего комплекса зданий. В настоящее время в административном здании ведется капитальный ремонт. Администрацией города в 1999 году на капитальный ремонт выделено 40 тысяч рублей, в 2000 году - 265 тысяч рублей. На ремонт архивного комплекса требуются большие финансовые затраты Администрация города Сарапула без финансовой поддержки Правительства Удмуртской Республики не обойдется или этот ремонт затянется на несколько лет.
Однако сотрудники архивного отдела, работая в трудных условиях, выполняют все плановые показатели. На 01.01.2001 г. по штатному расписанию 5 секторов: сектор по работе с ведомственными архивами, сектор научно-справочного аппарата и использования документов, сектор по работе с документами по личному составу и хозяйственная служба - всего 19 человек. На основании распоряжения Главы самоуправления г. Сарапула 15 мая 2000 года проведена аттестация сотрудников архивного отдела. Для повышения деловой квалификации 4 сотрудника поступили, а Сарапульский авиационный техникум на отделение "Архивоведение и делопроизводство", 2 сотрудника - в УдГУ на отделение "Государственное и муниципальное управление", 2 сотрудника продолжают обучение в УдГУ (1- на историческом факультете, 1- по специальности "Государственное и муниципальное управление").
В архивном отделе с введением штатной единицы специалиста 1 категории активизировалась работа по сбору, приему и научно-технической обработке фотофоновидеодокументов. План приема фотодокументов увеличился с 50 до 700 ед. хр. Сотрудники сектора по работе с ведомственными архивами требуют в обязательном порядке от организаций, учреждений и предприятий представления описей управленческой документации на ЭПМК в комплексе с описями на фотодокументы и НТД.
С 1998 года начата работа по сбору фотографий участников Великой Отечественной войны и участников трудового фронта. На сегодняшний день принято 370 позитивов. К 55-летию Победы Администрацией города издана книга "Ветераны Сарапула. История. Люди. Подвиги", в основу, которой вошли фотодокументы, собранные сотрудниками архивного отдела. На 1 января 2001 года в архивном отделе хранится 3.275 фотодокументов, 6 видеокассет. В 2000 году по инициативе руководителя аппарата Администрации Мымрина Андрея Леонидовича сотрудниками ООО "Информационно-расчетного центра" начата работа по созданию страхового фонда фотодокументов на лазерном диске. На сегодня оцифровано 400 фотодокументов.
Сектор по работе с документами по личному составу создан в 1995 году, основная задача-работа с ликвидированными организациями. Всего за 1925-2000 гг. принято в архив 10488 ед. хр. от 73 учреждений и организаций, предприятий всех форм собственности. Сотрудники сектора по личному составу работают совместно с сектором по работе с ведомственными архивами, т.е. ведется работа не только с ликвидированными организациями, но и учреждениями и предприятиями, которые не являются источниками комплектования архивного отдела. Работа ведется по системам. Например, в системе народного образования проведены комплексные проверки во всех учреждениях, подведомственные Управлению народного образования. К проверкам привлекаются сотрудники объединенного архива управления народного образования, а к проверкам в учреждениях здравоохранения - сотрудники управления здравоохранения. При комплексных проверках в справках отражаются сведения о ведении текущего делопроизводства и обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения, по личному составу, фото и видеодокументов. По результатам проверок проводятся совещания с руководителями учреждений и учебы с их сотрудниками. Ежегодно сотрудниками секторов проводится 65 проверок.
В последние годы возрос интерес к архивным документам, если в 1994 году в архиве работало 15 исследователей, то в 2000 году - 97 и это при отсутствии читального зала. Исследователи занимаются в рабочих кабинетах вместе с сотрудниками, что затрудняет работу тех и других. На количество поступающих социально-правовых запросов во многом влияет постоянные изменения в пенсионном законодательстве, принятие правовых и нормативных актов, устанавливающих льготы или компенсационные выплаты различным категориям населения. Заметно осложнили работу архива требования органов социальной защиты подтверждать архивными справками сведения о размерах заработной платы, полученной заявителями, как за отдельные периоды, так и за всю трудовую деятельность. Возрастание объемов справочной работы привели к значительному увеличению сроков исполнения запросов от 3 до 15 дней. За 2000 год исполнено 2000 справок социально-правового характера и 40 тематических запросов. Наличие компьютерной техники позволило сократить срок исполнения запросов, улучшить качество представляемых документов на ЭПМК.
На сегодня в архиве имеется сканер, ксерокс, фотоаппарат, 5 компьютеров с принтерами (2 матричных, 2 лазерных, 1 струйный цветной, который используется для оформления выставок и буклетов), в них загружается практически вся необходимая в каждодневной работе информация. Улучшилась работа в архивном отделе по использованию документов.
За 2000 год подготовлены:
- 3 выставки на темы: "55-лет Победы в Великой Отечественной войне", "Великая Отечественная война и дети", "Судьбы церквей и духовенства" (к 2000-летию христианства). Выставки использовались на уроках в Авиационном техникуме.
- 1 буклет "Православные храмы города Сарапула", посвященный 2000-летию христианства.
- опубликовано в периодической печати 5 статей: в газете "Удмуртская Правда" - "Он создал букварь", в газете "Красное Прикамье", "Купечество строило церкви", "А помним ли мы своих учителей?", "Архивы-наша память", в газете "Вестник" Шарканского района - "Просветитель языка родного".
- проведено 2 радиопередачи: "Фонды учреждений Духовного ведомства", "Об итогах комплексной проверки обеспечения сохранности документов и их использования в организациях агропромышленного комплекса", 6 инициативных информаций.
За 2000 год проведено 8 уроков - экскурсий с учащимися Сарапульского авиационного техникума, Колледжа радиоэлектронного приборостроения.
В.Л. Мурашкина, начальник архивного отдела Администрации г. Сарапула
