Информатизация архивных технологий в ЦДНИ УР

Конец XX века в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики отмечен ростом уровня внедрения новых технологий в свою работу. Так, только с 1998 по 2000 годы количество персональных компьютеров увеличилось более чем в два раза - с 4 до 9 единиц, из которых только два не отвечают предъявляемым требованиям (это машины на базе 386 и 486 процессоров). Семь компьютеров объединены в локальную одноранговую сеть, что даёт возможность оперативно получить доступ с любой машины к документам расположенным на удалённых компьютерах, а также распечатывать их на сетевом принтере. Всё это исключает медлительное переписывание файлов при помощи дискет.

Оснащённость архива периферийной техникой в целом удовлетворяет текущие потребности в работе. Имеются сканер, устройство записи информации на внешние носители Iomega Zip, устройство записи дисков CD-R и CD-RW и модем. Условием нормальной деятельности учреждения является наличие печатающих устройств. Так, в Центре документации из 6 принтеров (2-х матричных, 3-х струйных и 1-го лазерного), наиболее используемым, в силу своего высокого качества и скорости печати, является лазерный принтер. В связи с этим его часто бывает недостаточно, и поэтому используются струйные и даже матричный принтер. Приобретённый в прошлом году цветной принтер позволяет печатать документы фотографического качества (правда качество достигается только на специальной бумаге).

При отсутствии необходимого программного обеспечения комплекс технических средств является лишь дорогим железом. В Центре документации используются ряд стандартных программных продуктов и программы, разработанные собственными силами. Большое внимание уделяется заполнению общеотраслевого автоматизированного программного комплекса "Архивный фонд". В результате, на сегодняшний день в эту базу данных введены сведения обо всех фондах и описях в соответствующие разделы программы, что уже позволяет получать паспорт архива, подготовленный данным программным комплексом. Работа по ведению БД "Архивный фонд" в основном производится главным хранителем, начальниками отделов НСА и ИПС.

В связи с необходимостью печати всех карточек фондов архива встала необходимость создания соответствующей прикладной программы. В первом квартале текущего года работа по вводу всех сведений и распечатка карточек будет завершена, что в итоге даст возможность экспорта большого массива информации о переименованиях фондов в соответствующий раздел АПК "Архивный фонд". Таким образом, мы сразу "убиваем двух зайцев", то есть набранные один раз сведения будут использованы в различных целях - для фондовых карточек и для базы данных "Архивный фонд".  

Большим вкладом в работу может стать использование введённой в базы данных информации. Например, по просьбе отдела НСА из БД АПК "Архивный фонд", посредством запросов в среде MS Access получены сведения для подготовки списка фондов, содержащих ОЦД и списка фондов, описи которых подлежат усовершенствованию и переработке. В результате данная работа была проделана более оперативно, чем при традиционном методе.

Продолжается работа по заполнению тематических баз данных - "Предметно-тематический указатель к протоколам конференций, пленумов, собраний актива республиканской партийной организации, заседаний бюро и секретариата Удмуртского рескома КП РСФСР, 1921-1991 гг.", "Персоналии в документах ЦДНИ УР", "Фотокаталог". Работа по ведению этих БД осуществляется сотрудниками отдела НСА и старшим инспектором архива. Ввод сведений в БД "Предметно-тематический указатель..." осуществляется только зам. начальника отдела НСА В.С. Трещёвым. Работа по заполнению базы данных одним специалистом позволяет привести массив к единому виду, когда нет разночтений при вводе сведений различными операторами. За период с 1998 до конца 2000 года в данную базу было внесено 9820 повесток дня, протоколов заседаний республиканских партийных органов за 1921-1929 гг.

Разработанная в нашем архиве и принятая комиссией по автоматизированным архивным технологиям Комитета по делам архивов при Правительстве УР в промышленную эксплуатацию программа "Фотокаталог" в прошлом году начала заполняться в основном сведениями о фотодокументах, поступающих в результате инициативного документирования. В базу данных программы посредством сканера также включаются изображения фотодокументов, что позволяет оперативно просматривать интересующие документы, а при желании - напечатать фотографии на имеющемся фотопринтере. К сожалению, создание более полного массива сведений о фотодокументах требует как дополнительных трудозатрат, так и машинного времени, а при большом объеме задач отделы архива не всегда в силах уделять достаточно времени на заполнение баз данных. При наличии же сил и времени можно было бы внести в базу уже имеющиеся описи и изображения, по крайней мере, позитивов фотодокументов, благо в архиве есть описи в электронной форме и набирать тексты заново не нужно.

Кроме вышеупомянутых, в Центре документации заполняется база данных "Персоналии в документах ЦДНИ УР". Эта работа в основном лежит на старшем инспекторе. В прошедшем году было внесено более 15 000 записей по личным делам по учёту кадров, из которых в текущем году будет сформирован раздел описи №4 фонда 16 (объёмом около 1 000 страниц), заголовки дел которой автоматически систематизируются по алфавитному признаку. Для нас это будет прецедентом автоматизированного создания описи и в будущем данный опыт нам будет очень полезен.

Особую пользу в работе базы данных должны оказать отделу информации и публикации документов Центра документации. Все имеющиеся массивы информации позволили бы оптимизировать работу специалистов, сократить сроки исполнения запросов. К сожалению, в отделе компьютер появился лишь месяц назад, и то на базе 486-го процессора, который не позволяет работать с нашими программами. Сегодня он используется для печати справок и экспериментальной работе с программой Центрального госархива "Учёт запросов". Появление новой машины даст возможность решать больше задач, стоящих перед отделом.

Недавно образованный отдел информационно-поисковых систем должен стать инструментом внедрения информационных технологий в деятельность архива - необходимо активизировать создание баз данных, прикладных программ, помогать в освоении компьютерной техники и программного обеспечения сотрудникам архива, изучать опыт работы своих коллег в Центральном государственном архиве, Комитете по делам архивов, в архивах других регионов. Для создания полноценного отдела, который в последующем будет способствовать уменьшению трудозатрат и увеличению качества выполняемых работ видится необходимым привлечение дополнительных сотрудников, приобретение новых вычислительных машин.

Информатизация подразумевает, кроме создания баз данных и их оптимального использования, также и другие виды деятельности. Очень интересным вопросом является создание страхового фонда на документы посредством оцифровки. Сканирование документов, их запись на внешние носители, такие как компакт-диски, позволят просматривать дела с экрана монитора и при необходимости распечатывать бумажные копии, что в целом позволит обеспечить сохранность особо ценных документов, документов с плохим состоянием бумаги и текста. Следует отметить, что ряд российских архивов уже имеют опыт проведения таких работ, в том числе архивы по техническому вооружению вполне сравнимые с нами. Их опыт говорит о том, что качество оцифрованных копий документов выше, чем при создании копий на микроплёнке, но при использовании неспециализированной техники требуется больше времени, необходимого на создание электронных копий документов, чем при традиционном создании страховых копий на микроплёнке. Разумеется, в данном методе создания страхового фонда есть другие недостатки, и в первую очередь это отсутствие стандарта, одобренного Росархивом. Однако есть де-факто стандарт электронных книг, разработанный фирмой Adobe - это платформонезависимый формат записи данных pdf. Для подтверждения эффективности и рациональности оцифровки документов в наших условиях необходимо провести соответствующие экспериментальные работы.

Такие работы в Центре документации в начале прошлого года были проведены, и они преследовали цель, заключавшуюся в создании электронных копий фонодокументов. В нашем архиве хранятся фонодокументы на различных видах носителей - микрокассеты, обычные магнитофонные кассеты, магнитные ленты на катушках, грампластинки. Это значит, что для прослушивания документов необходимы соответствующие виды проигрывателей, из которых у нас отсутствуют катушечный магнитофон и проигрыватель грампластинок. Нужно отметить, что на катушечной плёнке записаны доклады республиканских партийных деятелей, а также Министра обороны СССР, маршала Советского Союза Д.Ф. Устинова. В связи с тем, что записям уже более 20 лет, в ближайшее время следует создать копии этих фонодокументов, пока мы не потеряли эти плёнки в силу естественного размагничивания и старения.

В ходе эксперимента была произведена оцифровка 7 ед.уч. фонодокументов, записанных на микрокассеты, общей длительностью 146 минут. Электронные файлы были сжаты в широко распространённый формат хранения аудиоинформации MPEG Layer 3 и записаны на компакт диск CD-R. Правда, данный формат может считываться только компьютерами, что также не очень удобно, но имеет в плюсах то, что на один диск можно записать около 50 часов звуковой информации (при соответствующей частоте дискретизации). Для прослушивания фонодокументов на обычных музыкальных центрах можно произвести запись также на компакт-диски, но в формате Digital Audio, который позволяет хранить 74 минуты на диске.

Эксперимент показал, что вся необходимая техника (кроме некоторых проигрывателей) в нашем архиве есть и при создании страхового фонда на фонодокументы проблем, связанных с программно-техническим комплексом, быть не должно. Необходимо отметить, что аналогичная работа производится в РГАНТД, о чём можно прочитать в журнале "Отечественные архивы" №2, 2000 год. Немаловажным событием прошедшего года явился выход в сеть Интернет и создание раздела ЦДНИ УР на сайте Архивной службы УР. Нами размещено пока 4 публикации, 2 материала о наших фондах, подготовленных специалистами архива. Кроме этого, имеются небольшая фотогалерея, анкета архива и контактная информация. На мой взгляд, необходимо постоянно увеличивать наши информационные ресурсы в сети Интернет, что позволило бы охватить больше исследователей, популяризовать фонды архива. Для этого можно было бы продолжить размещать на сайте все статьи, публикуемые нашими сотрудниками в средствах массовой информации. Хорошим подспорьем могло бы стать размещение электронного варианта "Путеводителя по фондам ЦДНИ УР". При этом каждый желающий сможет найти и прочитать необходимую для себя информацию. Таким образом, свой путеводитель на сайте поместил Государственный архив Российской Федерации (http://garf.narod.ru). Сложность в работе с Интернет у нас единственная - это то, что за каждую секунду, проведённую в сети, приходится платить, что естественно. Однако в России есть примеры, когда архивисты имеют неограниченный доступ в сеть. Хотелось бы и у нас иметь нечто подобное.

Как один из шагов дальнейшей информатизации архива возможно в процессе инициативного документирования, наряду с фотоаппаратурой для создания фотодокументов, получаемых традиционным "серебряным" способом, использовать цифровые фотоаппараты. Данная технология позволит исключить химические процессы и в связи с этим отпадёт необходимость приобретения фотоплёнки, фотобумаги и реактивов; время создания фотодокумента сократится до нескольких минут (секунд); отсутствие необходимости в фотоплёнке сделает работу с фотоаппаратом более оперативной; все фотоснимки будут цветными, и отпадёт необходимость оцифровки созданных документов. В результате архив будет оперативно укомплектовываться фотодокументами, освещающими различные стороны общественной и культурной жизни республики. Естественно, что и в этом случае возникнут новые вопросы, например, каким образом хранить фотодокументы - в цифровом виде или же распечатывать их на бумаге, если распечатывать их на бумаге, то, как долго краски будут естественными и держаться на носителе. Новое время и новые технологии открывают перед архивистами широкие возможности, которые, однако, требуют как финансового, так и методического обеспечения. Для целенаправленного внедрения автоматизированных архивных технологий были бы полезными командировки в архивы, имеющие больший опыт, для непосредственного изучения практики их работы и обмена опытом.

Р.М. Губайдуллин, начальник отдела информационно-поисковых систем ЦДНИ УР