О методике проведения паспортизации ведомственных архивов организаций - источников формирования Архивного фонда Удмуртской Республики

Согласно "Регламенту государственного учета документов Архивного фонда РФ", утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 1 марта 1997 года №11, организации - источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно составляют и представляют в соответствующие государственные архивы, районные и городские архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря отчетного года (ф.ф. 4, 4а, 4б).
На основе представляемых ведомственными архивами паспортов, после проверки и уточнения, государственные и муниципальные архивы составляют отчет о состоянии ведомственных архивов по утвержденной форме (приложение 6 к "Регламенту" - "Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря отчетного года") и представляет их в Комитет по делам архивов при Правительстве УР вместе с годовым отчетом. Данные сведения имеют разное качество составления.
Остановимся на основных моментах, которые необходимо учитывать при проведении паспортизации.
Паспортизация предусматривает:
- рассылку в учреждения бланков паспортов в 2 - х экземплярах;
- проведение семинаров, инструктивных совещаний, индивидуальных консультаций с заведующими ведомственными архивами и лицами, отвечающими за архивы, по вопросам заполнения паспортов;
- оказание в учреждениях практической помощи по заполнению паспортов;
- выборочно проверку правильности заполнения паспортов непосредственно в учреждениях;
- анализ паспортов ведомственных архивов (при наличии ошибок в заполнении паспорта он возвращается для исправления);
- проведение совещаний с заведующими ведомственными архивами и лицами, ответственными за архивы, по итогам заполнения паспортов;
- доведение итогов паспортизации до руководителей организаций - ИК.
При составлении паспортов следует иметь в виду:
- организации, имеющие негосударственную форму собственности, но хранящие государственную и негосударственную части Архивного фонда, заполняют на них отдельные паспорта. Например, в акционерном обществе хранятся документы колхоза или совхоза. В этом случае составляется 2 паспорта: один на документы бывшего колхоза (совхоза), другой на документы АО, но на бланках того и другого паспорта указывается название акционерного общества, так как колхоз (совхоз) уже не существует.
- организации, имеющие негосударственную форму собственности и не хранящие документы государственной части Архивного фонда, заполняя паспорт, дают сведения только о документах негосударственной части Архивного фонда УР, т.е. документах, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций с момента их создания или приватизации (изменения формы собственности);
При заполнении форм (ф.ф. 4, 4а, 4б) паспорта архива учреждения следует помнить:
паспорт архива заполняется в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в учреждении, другой направляется в государственный (муниципальный) архив;
дела, переданные в районный (городской) архив, в паспорт не включаются;
формы паспорта заполняются на основании сведений описей, номенклатур дел, перед включением этих сведений в паспорт следует проверить правильность составления данных учетных документов;
в паспортах даются сведения об объеме всех, хранящихся в организации управленческих документах постоянного срока хранения и документах по личному составу, сосредоточенных как в помещении ведомственного архива, так и находящихся в структурных подразделениях учреждения. Сведения о количестве неописанных дел, в т.ч. находящихся в структурных подразделениях, подсчитываются по номенклатурам дел, или даются по их фактическому наличию на основании подсчета;
в адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке "кому представляется" указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива, В строке "кем представляется" адресной части отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное название, адрес с почтовым индексом, организационно- правовую форму собственности (государственное унитарное предприятие, открытое или закрытое акционерное общество и т.п.) Наименование организационно - правовых форм юридических лиц должно проводиться в строгом соответствии со ст.50,66,97,107,113,116-118,120,121 Гражданского кодекса РФ. Помимо официального адреса организации, указывается и адрес архива этой организации, если он расположен на другой территории; паспорт подписывает руководитель организации, подпись заверяется печатью, указывается фамилия и телефон исполнителя; в случае безвозвратной утраты документов постоянного и долговременного сроков хранения вместе с паспортом представляется справка с подробным указанием причин и обстоятельств их утраты за подписью руководителя учреждения, организации, предприятия.
К паспортам прилагается пояснительная записка, в которой приводятся сведения об изменениях в наименовании, подчиненности, организационно - правовом статусе или форме собственности организации, данные о предыдущей передаче документов на государственное хранение (наименование госархива, виды, объемы и крайние даты переданных документов и год передачи); сообщаются сведения о принятой в организации системе учета документов, наличии научно - справочного аппарата к ним указываются причины изменения показателей происшедших в течение отчетного периода (передача документов).
Перейдем к порядку заполнения конкретных форм паспорта.
1. Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (Приложение 4 к "Регламенту").

Раздел 1:
- строка 101, графа 1- показывается количество фондов, хранящихся в ведомственном архиве (в основном, это один фонд данного учреждения - фондообразователя)-
- строка 101, графа 2 - степень загруженности имеющегося под ведомственный архив архивохранилища (изолированного помещения) рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение (проектная вместимость) и умноженная на 100.

Раздел 2:
- строка 201, графы 1-3. Показывается количество хранящихся в ведомственном архиве и структурных подразделениях организации документов постоянного хранения по год, предшествующий двум годам текущего года (года заполнения паспорта, который в подсчет не включается). Так, в паспорте, составленном на 1 декабря 2000 года, сведения давались по 1997 год включительно. В данную строку наряду с управленческой документацией включаются похозяйственные книги сельсоветов, записи актов гражданского состояния, судебные дела (2-5 % ежегодно), документы по личному составу работников организаций, переведенные решением ЭПМК на постоянное хранение. Большая часть данных документов постоянного срока хранения имеет длительный (75 лет) срок ведомственного хранения.
- строка 201, графа 7 - показывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении после установленного Законом Удмуртской Республики "Об Архивном фонде и архивах Удмуртской Республики" срока ведомственного хранения (для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, муниципальных предприятий, предприятий сельского хозяйства - 5 лет). Так, в 2001 году документы должны быть приняты в районные и городские архивы по 1995 год, вследствие этого документы за 1994 год (и ранее) считаются в 2001 году хранящимися сверх установленного срока, за исключением имеющих длительный срок ведомственного хранения, а само это учреждение - имеющим задолженность по упорядочению и передаче документов на хранение в рай (гор) архив.
- строки 201, 202, графа 8 - указывается общее количество дел постоянного хранения (строка 201) и по личному составу (строка 202), образующихся в течение одного года в делопроизводстве данной организации, учреждения, предприятия
- строка 202, графы 1-3, даются сведения о документах по личному составу, находящихся на ведомственном хранении в организации. Конечная дата, дается так же как для документов постоянного срока хранения ( в 2000 году - по 1997 год). В данную строку включаются документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет): документы по личному составу сотрудников организации, нотариальные дела сельских администраций, дела граждан о приватизации жилья, личные дела безработных граждан и др.

2. Паспорт архива организации, хранящей кинофотофонодокументы (Приложение 4а).
При заполнении данной формы следует помнить, что срок ведомственного хранения аудиовизуальной документации согласно Закону Удмуртской Республики "Об Архивном фонде УР и архивах", ст. 20 составляет 3 года.
Паспорт (Приложения 4а, 4б) составляется на год отчета. Так, в паспорте на 01.12.2001 г. конечной датой в графах 3 будет 2001 год.
3. Паспорт архива организации, хранящей научно - техническую документацию (Приложение 4б).
Негосударственные организации, хранящие документы НТД государственной и негосударственной частей Архивного фонда УР и РФ, то есть документы, созданные до и после приватизации или акционирования составляют два отдельных паспорта:
на документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда УР, РФ, созданные до момента приватизации и акционирования и являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
на документы, относящиеся к негосударственной части УР, являющиеся собственностью негосударственных юридических и физических лиц. Паспорт на документы, относящиеся к негосударственной части Архивного фонда УР, заполняется организацией по запросам архивной службы в том случае, если она заключила договор (соглашение) с государственным или муниципальным архивом о передаче документов на государственное хранение.
В 1-ом разделе паспорта организация приводит данные о полном объеме хранящейся у нее научно- технической документации (НТД) и годах ее создания.
Порядок заполнения графы 1 раздела 1 зависит от системы учета (регистрации) научно - технической документации принятой в организации.
При поточной (валовой) системе регистрации, когда каждый графический или текстовый документ учитывается в инвентарной книге (журнале) под отдельным порядковым номером, в графе по строкам 101-104 даются суммарные сведения о количестве листов чертежей или томов текстовых документов (отчетов по темам, информационных докладов, регламентов, пояснительных записок, технических описаний), зарегистрированных под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы (лист чертежа, том).
Примеры заполнения графы 1: а) 565 листов, б) 78 томов, в) 448 листов + 30 томов
Неправильные варианты: 250 книг, 250 текста, 250, 250 графики и т. д.
При пообъектной (попроектной, покомплектной) системе регистрации проектно - конструкторской и технологической документации в графе 1 по строка 102-104 указывается суммарное количество проектов (конструкторских разработок, технологических процессов) или комплектов чертежей, составляющих отдельные части (разделы) проекта (узлы конструкторской разработки, элементы технологического процесса, марки - части), зарегистрированные в инвентарной книге под самостоятельным порядковым номером с указанием принятой учетной единицы.
Примеры заполнения графы 1:
а) 600 проектов (разработок), б) 600 комплектов
При наличии в организации смешанной системы учета НТД в графе 1 по строкам 101-104 даются суммарные сведения по всем существующим системам учета.
Пример заполнения графы 1 а) 7200 листов + 600 комплектов + 30 проектов
Строка 105 "прочие виды" заполняется только при наличии в организации специальных видов НТД: патентной, метеорологической, геологической.
Раздел 2 паспорта архива заполняется в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение, но на момент представления паспорта эти документы продолжают храниться в организации.
В графе 1 раздела 2 в строках 202-204 указывается количество конструкторских, технологических, проектных разработок, выполненных отчитывающейся организацией и утвержденных ЭПМК. При отсутствии утвержденных перечней делается отметка "отсутствуют". В графе1, строках 201-205 делается прочерк (в большинстве муниципальных архивов данная графа заполняться не будет).
В пояснительной записке к паспорту следует дать количество томов или листов, которые предполагается принять на постоянное хранение (выделить в общем объеме научно- технической документации документы Архивного фонда УР). Например, по БТИ указываются дела на здания и сооружения, имеющие историко-архитектурное или культурное значение.
При отнесении документов к Архивному фонду УР следует руководствоваться "Основными правилами работы с научно- технической документацией в организациях и на предприятиях" М., 1991 г., "Перечнем научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России", М.,1998 г.
Раздел 3 "Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД) заполняются в том случае, если в организации имеются документы на машинных носителях, оформленные в соответствии с ГОСТ 28388 - 89 "Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения", а так же функционирующие базы данных.
В разделе 4 "Управленческая документация" приводятся сведения об исполненных документах постоянного срока хранения.
В разделе 5 "Кадры" указываются сведения о количестве работников архивов научно - технической (строка 501) и управленческой (строка 502) документации.
Если в организации отсутствует действующий научно - технический архив, то в строке 501 указывается фамилия отчество должностного лица, ответственного за хранение НТД с пометкой "архива НТД нет".
В разделе "Условия хранения документов" следует подчеркнуть те показатели, которые характеризуют помещение, в котором хранятся документы отчитывающейся организации, оборудование этого хранилища и поддерживающийся в нем температурно - влажностный режим.
При заполнении сведений по форме 6 следует учесть, что республиканские архивы заполняют строки 103, 104, 107, 203, 204, 207, 301, 302, 401 - 408, муниципальные архивы - 105, 106, 107, 205, 206, 207, 301, 302, 401 - 408.
В пояснительной записке к статформе даются пояснения по всем 4 разделам. При этом не следует повторять цифры статформы без объяснений и комментариев, а дать информацию по изменившимся цифрам, указать причины их увеличения или уменьшения.
В разделах 3 и 4 (все строки), давая в графах 4 общее количество документов хранящихся в архивах, в пояснительной записке следует указать объем документов, отнесенных к Архивному фонду УР (документы закончены делопроизводством, проведена экспертиза ценности), в графе 7 указать, сколько из данного объема (АФ УР) включено в описи.
Кроме того, в пояснительной записке указываются сведения отдельно по каждому виду документации (управленческая, научно- техническая, кинофотофоновидеодокументация) о количестве негосударственных организаций, хранящих документы государственной части Архивного фонда УР, РФ и объем этих документов в ед. хр. с указанием крайних дат и степени подготовленности этих документов к передаче на госхранение (отдельно по документам постоянного хранения и по личному составу).

Т.В. Кузнецова - начальник контрольно-инспекционного отдела Комитета по делам архивов при Правительстве УР

Hosted by uCoz